Support Aux Opérations / Adjoint(e) administratiif(ve)

CAN ASA-Jones Lang LaSalle Real Estate Services, Inc.; Bromont; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Jones Lang LaSalle (JLL) in Bromont, QC is seeking an Operations Support / Administrative Assistant on-site. The role focuses on supporting daily site operations, managing documentation, coordinating mail and archives, and assisting the maintenance and facilities teams.

Responsibilities include printing and labeling project documents, maintaining filing systems, handling PO/work-order processes, inventory control, and cross-team collaboration.

Qualifications

• High school diploma or relevant administration training.
• Experience in administrative support or operations coordination.
• Proficient in Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
• Strong organizational skills and ability to prioritize.
• Ability to work independently and in a team.
• Attention to detail and administrative rigor.

Responsibilities

• Create, print, and distribute labels for departments; print project plans and documents.
• Maintain physical and electronic filing systems; archive project files and coordinate archival shipments.
• Manage the mail service one day per week: sort, prepare and distribute mail; track shipments.
• Close administrative work orders with contractors and assist with purchase orders (POs).
• Provide project and maintenance administrative support as needed.
• Cover parts store during absences; receive, organize and distribute materials.
• Track inventory and flag replenishment needs.

Skills

Microsoft Office

Organizational skills

Autonomy & teamwork

Attention to detail

Education

High school diploma

Administrative training

Tools

None

Job description

QC J2L 1A3

Applying to

Posted 7 days ago Full Time Less than 10 applies 3 min average apply

QC J2L 1A3

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented peopleand empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Location:

On-site –Bromont, QC

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented peopleand empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

JLL vous soutient dans votre entièreté, personnellement et professionnellement.

Chez JLL, nos collaborateurs façonnent l'avenir de l'immobilier pour un monde meilleur en offrant à nos clients des services, des conseils et des technologies de classe mondiale. Nous nous engageons à embaucher les personnes les plus talentueuses de notre industrie et nous les appuyons par la croissance professionnelle, la souplesse et les avantages personnalisés pour gérer la vie au travail et à l’extérieur. Que vous ayez une vaste expérience dans l’immobilier commercial, les métiers spécialisés et la technologie, ou que vous cherchiez à mettre votre expérience pertinente au service d’une nouvelle industrie, nous vous donnons les moyens de façonner une voie d’avenir plus brillante afin que vous puissiez vous épanouir professionnellement et personnellement.

Support Aux Opérations / Adjoint(e) administratif(ve) – JLL

Ce que ce poste implique :

Support Aux Opérations/Adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle clé dans le soutien des activités administratives et opérationnelles du site. Ce poste contribue directement à l'efficacité des opérations en assurant une gestion rigoureuse de la documentation, en coordonnant les services postaux, en participant au suivi des projets et en soutenant les équipes de maintenance et de gestion des installations. Vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement dynamique où votre sens de l'organisation et votre polyvalence feront une réelle différence.

À quoi ressemblera votre quotidien :

• Créer, imprimer et distribuer les étiquettes requises pour les différents départements et effectuer l'impression des plans et documents liés aux projets
• Maintenir les systèmes de classement physiques et électroniques à jour, assurer l'archivage des dossiers de projets et coordonner les envois aux archives via Iron Mountain
• Assurer le service de la poste une journée par semaine : trier, préparer et distribuer le courrier entrant et sortant, et effectuer le suivi des envois lorsque requis
• Effectuer la fermeture administrative des bons de travail des entrepreneurs une fois les travaux complétés et soutenir l'équipe dans la création et le suivi des bons de commande (PO)
• Participer au suivi administratif des demandes liées aux projets et aux travaux de maintenance
• Assurer le remplacement au magasin de pièces lors des absences ou des besoins opérationnels, incluant la réception, le rangement et la distribution du matériel
• Effectuer le suivi de l'inventaire et signaler les besoins de réapprovisionnement

Qualifications requises :

• Diplôme d'études secondaires ou formation pertinente en administration
• Expérience démontrée en soutien administratif ou en coordination des opérations
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word)
• Sens de l'organisation et capacité à gérer efficacement les priorités
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Souci du détail et rigueur administrative

Qualifications préférées :

• Expérience en gestion documentaire et archivage
• Expérience dans un environnement de gestion des installations ou de maintenance
• Connaissance des processus de gestion des bons de commande et des bons de travail
• Expérience en gestion d'inventaire ou en soutien logistique
• Bilinguisme (français et anglais) – un atout

Location:

On-site –Bromont, QC

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you'repursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement .

For additional details please see our career site pages for each country.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at [e-mail]. This email is only to request an accommodation.

QC J2L 1A3

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