Superviseur.e des événements d'admission et de recrutement

McGill University; Montreal; On-site; CAD 63,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux concurrentiels

Régime de retraite à cotisations défin

RÉER et CELI

Job summary

McGill University recherche un superviseur.e des événements d’admission et de recrutement. Vous planifierez et gérerez les journées portes ouvertes et les activités destinées aux futurs étudiants et conseillers, en coordonnant le personnel, le budget et les aspects logistiques pour une expérience positive et sécurisée.

Vous superviserez les équipes, analyserez les données et travaillerez en collaboration avec les autres unités et services pour optimiser les initiatives de recrutement.

Qualifications

• Expérience avérée en planification d’événements et/ou gestion logistique, analyse de données et travail en milieu rapide.
• Expérience en admissions et/ou conseil aux étudiants potentiels.
• Compétences organisationnelles, communication et aptitude à prioriser plusieurs tâches.

Responsibilities

• Organiser les journées portes ouvertes et événements de recrutement sur le campus McGill.
• Déterminer les besoins en personnel et planifier les activités de recrutement et d’admission.
• Recruter, superviser et former le personnel occasionnel pour soutenir les événements.
• Gérer les aspects logistiques: transport, hébergement, installations, restauration et sécurité.
• Compiler les retours d’événements et proposer des améliorations.
• Préparer les prévisions budgétaires annuelles et suivre les dépenses.

Skills

Planification d’événements

Gestion logistique

Analyse de données

Communication écrite et orale

Bilinguisme anglais-français

Education

Baccalauréat 3 ans

Tools

Microsoft Teams

Bases de données

Logiciels de présentation

Outils Web

Job description

Sous la direction du gestionnaire des communications et des initiatives stratégiques, le ou la superviseur.e des événements d'admission et de recrutement planifie, supervise et gère les événements de recrutement et d’admission destinés aux futurs étudiants, à leurs familles et aux conseillers, conformément aux buts et objectifs établis ainsi qu’à la mission globale de l’université. Il supervise la planification et l’exécution de tous les aspects des événements de recrutement organisés sur le campus de McGill, y compris l’élaboration des thèmes des séances, la programmation des événements et les arrangements logistiques tels que les besoins budgétaires et en personnel, tout en veillant à offrir une expérience positive, sécuritaire et harmonieuse aux parties prenantes et aux participants. Il recrute, intègre, supervise, encadre, évalue et forme l’ensemble du personnel occasionnel embauché pour soutenir la journée portes ouvertes et tous les événements de recrutement sur le campus organisés tout au long de l’année à l’intention des étudiants potentiels et des conseillers. Il analyse les données afin de planifier, de mettre en œuvre et d’évaluer l’efficience, l’efficacité et la conformité des activités et des événements.

Principales Responsabilités

• Organise les activités de recrutement et de fidélisation des étudiants sur le campus, notamment les journées portes ouvertes, « Study at McGill », les ateliers destinés aux conseillers d’orientation, les ateliers sur les demandes d’admission, les événements de fidélisation et toute autre activité nécessaire, conformément aux objectifs de l’organisation.
• Détermine les besoins en personnel afin d’assurer la planification et la mise en œuvre efficaces des activités de recrutement et d’admission sur le campus.
• Responsable du recrutement, de l’intégration, de la supervision, de l’accompagnement, de la répartition de la charge de travail, de l’évaluation et de la formation de tous les employés occasionnels embauchés pour soutenir les grands événements organisés sur le campus.
• Organise les aspects logistiques liés aux activités sur le campus conformément aux procédures établies, notamment, mais sans s’y limiter, le transport, l’hébergement, les installations, la restauration, la signalisation, les exigences en matière d’accessibilité, les bons de commande, les contrats d’externalisation et la sécurité des événements, afin de s’assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour garantir le déroulement sécuritaire et sans heurts de l’événement.
• Compile les commentaires recueillis lors des événements, identifie les problèmes opérationnels et recommande des améliorations aux processus en place.
• Prépare et soumet au directeur adjoint du recrutement, pour examen, les prévisions budgétaires annuelles relatives aux journées portes ouvertes et aux activités de recrutement des étudiants sur le campus, y compris les coûts liés au personnel occasionnel. Tient à jour les registres des dépenses prévues et réelles, surveille les dépenses par rapport aux budgets approuvés et participe à la planification de l’année suivante.
• Assure une collaboration efficace entre le département et les représentants de McGill issus d’autres unités et facultés afin d’organiser des événements et des activités. Assure une gestion et une communication efficaces et fructueuses avec les parties prenantes, la mise en œuvre réussie des initiatives et la résolution rapide des problèmes lorsque cela est nécessaire.
• Entretient de bonnes relations avec les clients et le personnel de l’Unité des futurs étudiants ainsi qu’au sein de l’ensemble de la communauté universitaire, en cernant les besoins et en veillant à ce que le travail soit effectué conformément aux buts et objectifs établis par le Service des inscriptions et à la mission globale de l’université.
• Assure une supervision globale des politiques et des procédures liées aux événements, en veillant au respect des règles, en atténuant les risques opérationnels et institutionnels, et en orientant la planification des événements vers des résultats fructueux.
• Apporte son soutien à la prestation et à l’efficacité du service à la clientèle, et fournit les ressources appropriées nécessaires pour répondre aux questions relatives aux admissions, au recrutement, aux bourses d’études et aux services aux étudiants qui surgissent lors des événements. Fournit un soutien administratif supplémentaire pour les opérations de planification des événements, au besoin.
• Participe à l’élaboration de sondages à la suite d’événements de recrutement et rédige des rapports contenant des recommandations d’amélioration fondées sur les réponses à ces sondages.
• Collabore avec l’équipe des communications internes pour superviser et assurer la maintenance des outils de communication, tels que le site Web, les médias sociaux et le système de gestion des relations avec la clientèle, dans le cadre de diverses activités de recrutement.
• Peut être appelé à contribuer au recrutement à l’étranger et à la dotation en personnel pour les événements liés aux admissions, en collaboration avec le Service de promotion de l’université et McGill Abroad.
• Participe à des formations en matière de recrutement et prend part à des activités de perfectionnement professionnel afin de se tenir au courant des pratiques et des programmes universitaires et de transmettre les renseignements pertinents aux futurs étudiants.

Autres compétences et/ou aptitudes requises

Expérience avérée en planification d’événements et/ou en gestion logistique, ainsi qu’en analyse de données : capacité à examiner des statistiques et des rapports, à synthétiser, résumer et évaluer les données afin de proposer et de planifier des activités de recrutement efficaces. Expérience de travail dans un milieu au rythme soutenu. Expérience en matière d’admissions et/ou de conseil aux étudiants potentiels sur les critères d’admission. La connaissance du parcours des étudiants constitue un atout. Une expérience au premier cycle à l’Université McGill constitue un atout. Compétences organisationnelles avérées, capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front avec précision et souci du détail. Expérience de travail dans un environnement PC avec utilisation de bases de données, de logiciels de présentation, d’outils Web et de Microsoft Teams. Excellentes compétences interpersonnelles, en communication, en prise de parole en public et en rédaction. Une expérience dans la mise en œuvre de campagnes professionnelles sur les médias sociaux et la création de présentations dynamiques constitue un atout. Capacité avérée à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe. Permis de conduire québécois valide et passeport canadien valide. Capacité à voyager fréquemment et à travailler selon un horaire flexible, y compris le soir et la fin de semaine, ainsi que pendant la McGill Summer Academy. Bilinguisme parfait en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit. La connaissance d’autres langues constitue un atout certain.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais

L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #3 sur une échelle de 0-4.

Formation Et Expérience Minimales Requises

Baccalauréat 3 ans Expérience connexe avec DEC III / DEC III 1 an Expérience connexe avec un diplôme universitaire de premier cycle

Salaire Annuel

(MPEX – Classe 03) $63,350.00 - $74,530.00 - $85,710.00

Profil D'emploi

MPEX-SAF1A - Inscription des étudiants – Professionnel 1 (exclu)

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Associate Director, Recruitment and Communications

Date Limite Pour Postuler

2026-11-26

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].