Spécialiste des operations de bureau / Facilities Specialist

McKesson; Montreal; On-site; USD 61,000 - 102,000; Full time

Job summary

Une entreprise de soins de santé de premier plan recherche un spécialiste des services de bureau pour superviser les opérations de son campus. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des installations, de la sécurité et du service client. Vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement dynamique où vos compétences organisationnelles et de communication seront mises à profit. Si vous êtes passionné par l'amélioration des services et que vous souhaitez contribuer à un avenir meilleur pour la santé, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise l'innovation et l'engagement envers l'excellence.

Qualifications

• 2 ans d'expérience en gestion des installations ou gestion de projets.
• Excellentes compétences en communication et en service client.

Responsibilities

• Gérer les opérations quotidiennes des installations pour un environnement de travail sûr.
• Assurer un excellent service client interne et gérer les relations avec les fournisseurs.

Skills

Compétences organisationnelles

Compétences en communication

Analyse et résolution de problèmes

Service client

Bilingue Français/ Anglais

Compétences interpersonnelles

Gestion du temps

Prise de décision

Education

Niveau d'éducation collégiale

Tools

Microsoft Office

Maintenance Connection

Job description

McKesson, l’une des 10 premières entreprises du classement Fortune Global 500, touche à pratiquement tous les aspects des soins de santé et s’emploie à faire une réelle différence. Nous sommes reconnus pour notre capacité à offrir un savoir, des produits et des services qui rendent les soins de qualité plus accessibles et plus abordables. Chez nous, la santé, le bonheur et le bien-être de nos gens et des personnes que nous desservons sont prioritaires—et nous tiennent à cœur.

Ce que tu fais chez McKesson a de l’importance. Nous favorisons une culture où tu peux t’épanouir et avoir un impact, et où tu es encouragé à proposer de nouvelles idées. Ensemble, nous façonnons l’avenir de la santé pour nos patients, nos communautés et nos équipes. Si tu souhaites dès aujourd’hui contribuer à la santé de demain, nous aimerions avoir de tes nouvelles.

Résumé des fonctions

Nous sommes à la recherche d'un/une spécialiste des services de bureau pour superviser les opérations quotidiennes et l'entretien des installations du campus de Dobrin de manière sûre et efficace. Le/la candidate idéal(e) possède d'excellentes compétences en matière d'organisation et de communication, ainsi que la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement en constante évolution. Ce rôle implique la gestion des relations avec les fournisseurs, la sécurité, la gestion du courrier et la garantie d'un environnement de travail fonctionnel.

Responsabilités spécifiques:

Opérations des installations:

• Gérer les opérations quotidiennes des installations, y compris la maintenance, la sécurité et la gestion des fournisseurs, afin de garantir un environnement de travail sûr et fonctionnel.
• Aider à élaborer et mettre en œuvre des politiques et procédures opérationnelles de bureau répondant aux besoins du personnel et des visiteurs tout en respectant les réglementations en matière de santé et de sécurité.
• Émettre et annuler les cartes d'accès au bâtiment, préparer des rapports d'utilisation des cartes d'accès et promouvoir le respect des exigences en matière de cartes d'accès.
• Répondre aux incidents de sécurité, aux urgences ou aux violations en suivant les protocoles établis.
• Fournir un excellent service client interne en répondant aux demandes et aux plaintes, en veillant à une prestation de services rapide et de qualité, et en effectuant un suivi auprès des clients pour garantir leur satisfaction.
• Participer à la conformité continue avec l'OHSA en ce qui concerne les inspections et les rapports liés à la santé et à la sécurité.
• Soutenir l'élaboration et/ou la dispensation de formations sur la santé et la sécurité pour tous les employés, y compris les premiers soins et la RCR, les procédures d'évacuation et d'autres sujets si nécessaire.
• Assurer le remplacement du spécialiste principal adjoint des installations et des services administratifs.
• Assurer l'inventaire et la maintenance des machines à café ainsi que le traitement des commandes de café et de fournitures.
• Création et gestion des bons de commande.
• Créer et maintenir des ordres de travail dans l'application Maintenance Connection.

Sécurité

• Émettre et annuler les cartes d'accès au bâtiment conformément à la politique en vigueur.
• Préparer des rapports sur l'utilisation des cartes d'accès pour assurer un suivi précis et une conformité.
• Promouvoir et faire respecter l'obligation pour les occupants de porter les cartes d'accès.
• Répondre rapidement et efficacement aux incidents de sécurité, aux urgences ou aux violations en suivant les protocoles établis.

Service client interne

• Répondre aux demandes et aux plaintes des clients.
• Assurer une prestation de services rapide et de qualité aux clients.
• Faire un suivi auprès des clients pour garantir leur satisfaction.
• Aider les clients à comprendre les processus en participant à des visites, des orientations et à l'élaboration/la dispensation de supports de formation.

Expédition et réception

• Effectuer des tâches d'expédition et de réception, y compris l'emballage sécurisé et adéquat, la préparation des envois et l'enregistrement des détails d'expédition à des fins de suivi.
• Emballer les équipements/pièces de manière sécurisée et les expédier au centre de coûts correct.
• Maintenir la zone d'expédition et de réception.

Exigences du poste

• Niveau d'éducation collégiale
• Minimum de 2 ans d'expérience dans les domaines des installations, de la gestion de projets, de l'immobilier ou de la gestion immobilière.
• Mentalité de croissance et numérique
• Très organisé avec la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement rapide.
• Excellentes compétences en facilitation, communication, relations interpersonnelles et service client.
• Compétences exceptionnelles en analyse et résolution de problèmes.
• Solides compétences en communication écrite et verbale.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Capacité à respecter les délais et à prendre des décisions éclairées.
• Créatif avec une éthique de travail rigoureuse.
• Axé sur l'engagement des employés.
• Prise de décision avec un jugement sûr.
• Reconnaître et agir sur les opportunités, penser "hors des sentiers battus" et apporter des solutions créatives, non conventionnelles et innovantes.
• Excellente connaissance informatique et maîtrise de Microsoft Office, Excel, Word et PowerPoint.
• Bilingue Français/ Anglais
• Doit être physiquement capable de déplacer de grandes boîtes et des équipements pesant jusqu'à 30 kg.

Le/la titulaire de ce poste aura à soutenir de façon quotidienne des clients internes et/ou externes à l’extérieur du Québec et/ou aux États-Unis. Par conséquent, ce poste requiert une maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.

Job Summary

We are seeking a Senior Associate Facilities Specialist to oversee the day-to-day operations and maintenance of the Dobrin Campus facility in a safe and efficient manner. The ideal candidate will have excellent organizational and communication skills, as well as the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment. This role involves managing vendor relationships, security, mail management and ensuring a functional work environment.

Specific Responsibilities

Facilities Operations:

• Manage day-to-day facilities operations, including maintenance, security, and vendor management, to ensure a safe and functional work environment.
• Assist in developing and implementing office operations policies and procedures that meet staff and visitor needs while adhering to health and safety regulations.
• Issue and cancel building access cards, prepare access card usage reports, and promote compliance with access card requirements.
• Respond to security incidents, emergencies, or breaches following established protocols.
• Provide excellent internal customer service by responding to inquiries and complaints, ensuring timely and quality service delivery, and following up with clients to ensure satisfaction.
• Participate in and ensure ongoing compliance with the OHSA related to Health & Safety inspections and reporting.
• Support the development and/or delivery of Health & Safety training for all employees including, first aid & CPR, evacuation procedures, and other topics as necessary.
• Backfill to the Senior Associate Facilities Specialist Building and Administrative Services
• Maintain the inventory and maintenance of coffee machines along with processing the orders for coffee and supplies.
• Creation and management of purchase orders
• Create and maintain workorders in Maintenance Connection Application

Position Requirements

• Cegep level education
• Minimum 2 years of experience working in facilities, project management, real estate, or property management.
• Growth and digital mindset
• Highly organized with the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment.
• Excellent facilitation, communication, interpersonal, and customer service skills.
• Exceptional analytical and problem-solving skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Strong interpersonal skills and the ability to work independently and in a team environment.
• Ability to meet deadlines and make sound decisions.
• Creative with a rigorous work ethic
• Employee engagement focused.
• Decision maker with sound judgment
• Ability to handle multiple requests and be responsive to staff/vendor/contractor requests and service issues.
• Responsible for follow-up on actions based on various team projects/tasks.
• Recognize and act on opportunities, think "outside the box," and bring creative, nonstandard, and innovative solutions.
• Excellent computer knowledge and proficiency in Microsoft Office, excel, word, and PowerPoint.
• Bilingual French/ English
• Must be physically able to move large boxes and equipment weighing up to 30Kg

We are proud to offer a competitive compensation package at McKesson as part of our Total Rewards. This is determined by several factors, including performance, experience and skills, equity, regular job market evaluations, and geographical markets. The pay range shown below is aligned with McKesson's pay philosophy, and pay will always be compliant with any applicable regulations. In addition to base pay, other compensation, such as an annual bonus or long-term incentive opportunities may be offered.

Notre échelle salariale de base pour ce poste

Our Base Pay Range for this position

$61,100 - $101,800

McKesson est un employeur qui adhère aux principes d’égalité d’accès à l’emploi.

McKesson offre des possibilités d'emploi égales aux candidat·e·s et aux employés, et s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de statut de vétéran protégé, de handicap, d'âge ou d'informations génétiques. Pour en savoir davantage sur les politiques de McKesson à cet égard, veuillez consulter notre page sur l'égalité des chances en matière d'emploi.

McKesson is an Equal Opportunity Employer

McKesson provides equal employment opportunities to applicants and employees and is committed to a diverse and inclusive environment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, protected veteran status, disability, age or genetic information. For additional information on McKesson’s full Equal Employment Opportunity policies, visit our Equal Employment Opportunity page.

Join us at McKesson!