Senior Specialist - Payroll

kdc/one, Knowlton; Longueuil; Hybrid; CAD 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride / télétravail possible

Plan de retraite

Assurance groupe

Reconnaissance de service

Job summary

Knowlton recrute un(e) spécialiste paie principal(e) au sein de l’équipe d’administration de la paie, relevant de la Gestionnaire Paie du New Jersey. Vous serez responsable du cycle complet de la paie pour les groupes de Toronto, Knowlton et Longueuil, représentant environ 700 employés.

Vous maintiendrez les dossiers, traiterez les paies bi‑hebdo, gèrerez les retenues et remises gouvernementales, préparerez les ROEs et soutiendrez les gestionnaires pour les feuilles de temps.

Qualifications

• DEC en comptabilité, administration ou dans un domaine connexe; expérience équivalente.
• 3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire.
• Bonne connaissance des lois et exigences fiscales liées à la paie au Canada et expérience avec Dayforce.
• Très bonne maîtrise d’Excel et de la suite Microsoft Office.

Responsibilities

• Maintenir à jour les dossiers de paie dans le système RH.
• Traiter le cycle complet de la paie bi‑hebdo et les remises gouvernementales.
• Calculer les retenues, les saisies et les pensions alimentaires.
• Préparer les relevés d’emploi (ROE) lorsque requis.
• Assurer le soutien des gestionnaires sur les feuilles de temps et les rapports de paie.

Education

DEC en Comptabilité ou Administration ou domaine connexe

3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire

Bonne connaissance de la paie canadienne

Très bonne maîtrise d’Excel et de la suite Microsoft Office

Tools

Dayforce

Microsoft Excel

MS Office

Job description

Faisant partie de l’équipe d’administration de la paie et relevant de la Gestionnaire Paie basée au New Jersey, le/la spécialiste paie principal(e) est responsable de l’administration et du traitement du cycle complet de la paie pour les trois groupes de paie de Toronto, Knowlton et Longueuil, représentant environ 700 employés.

• Maintenir à jour et vérifier les dossiers de paie des employés dans le système RH;
• Collecter et valider les informations relatives aux nouveaux employés, changements de statut, cessations d’emploi, etc.;
• Traiter la paie aux deux semaines selon les procédures établies;
• Effectuer les retenues salariales, saisies de salaire et pensions alimentaires;
• Informer les autorités gouvernementales lorsque requis lors d’absences prolongées;
• Soutenir les gestionnaires dans la gestion et la validation des feuilles de temps;
• Réviser et balancer les remises gouvernementales générées par Dayforce selon les exigences applicables;
• Préparer les données nécessaires aux remises gouvernementales provinciales et fédérales et assurer le suivi des paiements dans les délais requis;
• Préparer les relevés d’emploi lorsque requis;
• Vérifier la facturation et préparer les réquisitions de paiement mensuelles pour les assurances collectives;
• Inscrire les employés aux programmes d’assurance collective et d’épargne-retraite et effectuer les mises à jour requises;
• Préparer les fichiers détaillés des paiements aux fournisseurs de régimes d’épargne-retraite, Fonds d’Actions CSN et FTQ;
• Effectuer les suivis liés aux cessations d’emploi et aux arrêts de cotisations auprès des fournisseurs de régimes d’épargne-retraite;
• Préparer et comptabiliser les écritures de journal liées à la paie à la fin de chaque mois;
• Ajuster les banques de vacances lors des retours au travail suivant une maladie, une absence CNESST ou un congé de maternité/paternité;
• Préparer le fichier annuel des vacances et effectuer les validations requises dans Dayforce;
• Préparer le fichier d’importation des taux de vacances des employés au début de l’année fiscale;
• Effectuer les validations et audits des changements de couverture d’assurance avant chaque période de paie;
• Assurer le suivi du paiement des cotisations d’assurance des employés en arrêt de travail;
• Maintenir le fichier mensuel des effectifs et transmettre les données à la direction;
• Préparer les fichiers relatifs aux heures, à l’admissibilité et aux pourcentages de bonification et les transmettre aux Finances;
• Préparer les fichiers nécessaires au traitement de la paie des bonis;
• Effectuer les activités de fin d’année, incluant le balancement des avantages imposables et la préparation des données nécessaires aux relevés 1 et T4;
• Effectuer les suivis liés à la Loi sur les compétences (1 %);
• Compléter et participer à la préparation des rapports de fin d’année, notamment les déclarations de salaires, CNESST et formation 1 %;
• Effectuer les vérifications et confirmations d’emploi lorsque requis;
• Effectuer toutes autres tâches ou projets connexes assignés par le supérieur immédiat.
• DEC en comptabilité, administration ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente;
• 3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Expérience démontrée dans le traitement du cycle complet de la paie au Canada;
• Bonne connaissance des lois, règlements et exigences fiscales applicables à la paie au Canada;
• Très bonne maîtrise d’Excel et de la suite Microsoft Office;
• Bilinguisme français et anglais essentiel, tant à l’oral qu’à l’écrit. La personne doit être en mesure de communiquer efficacement avec les employés, gestionnaires et partenaires au Canada et aux États-Unis.
• Expérience avec Dayforce, un atout majeur;
• Formation de l’Association canadienne de la paie (ACP), un atout;
• Connaissance de la paie américaine, un atout. Une expérience en paie US n’est pas requise, mais la personne doit être intéressée à développer ses connaissances afin de pouvoir éventuellement agir comme personne de soutien (back-up) pour la paie américaine.

English follows

Faisant partie de l’équipe d’administration de la paie et relevant de la Gestionnaire Paie basée au New Jersey, le/la spécialiste paie principal(e) est responsable de l’administration et du traitement du cycle complet de la paie pour les trois groupes de paie de Toronto, Knowlton et Longueuil, représentant environ 700 employés.

SUMMARY

As part of the Payroll Administration team and reporting to the Payroll Manager based in New Jersey, the SeniorPayroll Specialist is responsible for administering and processing the full payroll cycle for the Toronto, Knowlton and Longueuil payroll groups, representing approximately 700 employees.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Maintain and verify employee payroll records in the HR system;
• Collect and validate employee information related to new hires, status changes, terminations, etc.;
• Process bi-weekly payroll according to established procedures;
• Process payroll deductions, wage garnishments and support orders;
• Notify government authorities when required for extended employee absences;
• Support managers with timesheet management and validation;
• Review and balance government remittances generated through Dayforce in accordance with applicable requirements;
• Prepare data required for provincial and federal government remittances and ensure payments are made within required deadlines;
• Prepare Records of Employment (ROEs) when required;
• Review insurance billing and prepare monthly payment requisitions for group insurance;
• Enroll employees in group insurance and retirement savings programs and process required updates;
• Prepare detailed files for third-party payments related to retirement savings plans, CSN Equity Funds and QFL;
• Follow up with retirement savings plan providers regarding employee terminations and contribution stops;
• Prepare and process payroll-related journal entries at month-end;
• Adjust vacation banks when employees return to work following illness, CNESST leave or maternity/paternity leave;
• Prepare the annual vacation file and perform the required validations in Dayforce;
• Prepare the vacation rate import file at the beginning of the fiscal year;
• Perform audits and validations of insurance coverage changes before each payroll;
• Follow up on insurance premium payments for employees on leave;
• Maintain the monthly headcount file and provide information to management;
• Prepare files related to hours, eligibility and bonus percentages and provide them to Finance;
• Prepare files required for bonus payroll processing;
• Perform year-end activities, including taxable benefit balancing and preparation of data required for RL-1 and T4 slips;
• Follow up on requirements related to the 1% Training Law;
• Complete and participate in year-end reporting activities, including salary declarations, CNESST and 1% Training;
• Complete employment verifications and confirmations when required;
• Perform other related duties and projects as assigned by the immediate supervisor.

QUALIFICATIONS

• DEC in Accounting, Administration or a related field, or equivalent experience;
• 3 to 5 years of experience in a similar role;
• Demonstrated experience processing the full Canadian payroll cycle;
• Good knowledge of payroll-related legislation, regulations and tax requirements in Canada;
• Strong knowledge of Excel and Microsoft Office;

• Bilingualism in French and English is essential, both written and spoken. The candidate must be able to communicate effectively with employees, managers and partners across Canada and the United States.

ASSETS

• Experience with Dayforce is a major asset;
• Canadian Payroll Association (CPA/ACP) training is an asset;
• U.S. payroll knowledge is an asset. Previous U.S. payroll experience is not required, but the candidate must be interested in developing their knowledge in order to eventually provide backup support for U.S. payroll.

SKILLS REQUIRED

• Very high level of confidentiality and discretion given access to personal and confidential employee information;
• Meticulous, detail-oriented and rigorous;
• Strong time management skills and ability to meet tight deadlines;
• Strong problem-solving skills;
• Excellent customer service and communication skills;
• Team player with strong adaptability;
• Resourceful and autonomous;
• Dynamic and well organized.
• Intellectual curiosity and openness to change

BENEFITS

• Work flexibility: hybrid work model with the possibility of fully remote work;
• Employee Assistance Program;
• Retirement plan;
• Group Insurance Plan;
• Service Recognition Program.