Secrétaire à l'orientation à 50% du temps

Conseil-Scolaire-De-District-Catholique-De-L-Est-Ontarien; Embrun; On-site; CAD 28,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Aide aux employés

Régime d'avantages

Fonds de pension

Congés maladie

Congés personnels

Job summary

Le Conseil scolaire de district catholique de l’Est ontarien (CSDCEO) recherche une secrétaire à l’orientation à 50 % du temps pour soutenir l’assiduité et l’orientation des élèves. Poste disponible dans le cadre d’un secrétariat bilingue au sein d’une école francophone.

Horaires: lundi au vendredi, de 12h00 à 15h30; poste potentiellement jumelable avec la fonction de secrétaire à la bibliothèque. Compétences en Office, Google Apps et connaissance du français et de l’anglais sont requis.

Qualifications

• Études collégiales en secrétariat ou bureautique requises (1 an).
• Minimum d’une année d’expérience pertinente.
• Maîtrise de Word/Excel et Google Apps.
• Connaissance de SAP et Aspen est un atout.
• Français et anglais courants à l’oral et à l’écrit.
• Tests éventuels en français, Word et Excel.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les élèves au secrétariat et répondre à leurs demandes.
• Recevoir et distribuer le courrier ou documents.
• Répondre aux demandes, prendre les messages et rediriger les appels.
• Agir comme personne-contact auprès des élèves, parents et personnel.
• Administrer la distribution des cadenas et passes de stationnement.
• Assurer l’assiduité des élèves et le suivi des retenues.
• Apporter un soutien lors des suppléances et gérer les banques de travaux.
• Effectuer l’entrée et la vérification des données et préparer des rapports.

Skills

Français oral et écrit

Anglais oral et écrit

Education

Études collégiales en secrétariat ou bureautique

Tools

Suite Office

Google Apps

SAP

Aspen

Job description

Secrétaire à l'orientation à 50% du temps

Le Conseil scolaire de district catholique de l’Est ontarien (CSDCEO) assure l’éducation à plus de 11 500 élèves, répartis dans plusieurs centres de la petite enfance (garderies), 25 écoles élémentaires et 7 écoles secondaires. Le CSDCEO offre des programmes pour la réussite de tous les élèves, un enseignement basé sur les valeurs catholiques, un français de qualité et un certificat de bilinguisme. Le CSDCEO est le plus grand réseau d'écoles de langue française dans les cinq comtés de Stormont, Dundas, Glengarry, Prescott et Russell et aussi le plus grand employeur sur ce territoire. Le CSDCEO, c'est une tradition d’excellence !

Pourquoi travailler au CSDCEO ?

• Possibilité de choisir des écoles sur l'ensemble de notre territoire
• Horaire du lundi au vendredi de jour
• Travailler en français et faire cheminer les citoyens de demain
• Programme d'aide aux employés et à leur famille
• Excellent régime d'avantages sociaux
• Avoir accès à l’un des meilleurs fonds de pension de l’Ontario
• Régime d'invalidité de longue durée (cotisation payée par l'employeur)
• Accès à une banque de congés maladies et de congés personnels

Responsabilités générales

Sous la responsabilité de la direction d’école ou de la personne responsable, la ou le titulaire de poste exécute un ensemble de tâches administratives pour appuyer la gestion de l’assiduité, l’orientation et le bon fonctionnement de l’école.

Horaire : lundi au vendredi de 12h00 à 15h30

Poste combinable avec le poste de secrétaire à la bibliothèque à la même école

** LE POSTE SERA OFFERT STRICTEMENT AUX EMPLOYÉS DE LA CATÉGORIE C TEMPORAIRES ET À L'EXTERNE **

• Accueillir les visiteurs et les élèves au secrétariat et répondre à certaines demandes;
• Recevoir et distribuer le courrier ou d’autres documents;
• Répondre à des demandes, prendre les messages et rediriger les appels lorsque
  nécessaire;
• Agir en tant que personne contact auprès des élèves, les parents, le personnel et les intervenants externes, acheminer de l’information et effectuer des suivis;
• Administrer la distribution des cadenas, l’émission de passes de stationnement pour les élèves et visiteurs, ainsi que les puces d’accès;
• Assurer l’administration de l’assiduité des élèves l’assignation des retenues et les suivis nécessaires;
• Appuyer la direction dans le processus de recherche de suppléance lorsqu’un membre du personnel s’absente ainsi que de gérer les banques de travaux pour ceux-ci, si applicable;
• Faire l’entrée de données, vérifier l’exactitude de données, maintenir les données à jour et effectuer des suivis;
• Préparer et mettre à jour des rapports et des documents
• Remplir, vérifier et traiter des formulaires ou autre document;
• Effectuer des recherches d’informations ou de données;
• Rédiger et/ou réviser des documents ou de la correspondance (lettres, notes, attestations, procès-verbaux, etc.) et les faire approuver et/ou signer au besoin;
• Participer à la préparation de divers évènements et de rencontres
• Envoyer les registres de paie informatisés;
• Préparer des dossiers et les tenir à jour;
• Effectuer du classement, des photocopies et de l’assemblage de documents;
• Envoyer des documents par courrier interne, courriel, télécopieur ou par la poste;
• Assister l’exécution de tâches administratives assujetties aux classes distinctes de l’Article 23 (si applicable);
• Effectuer toutes autres tâches reliées à ses fonctions;

Qualifications exigées

• Études collégiales en secrétariat ou en bureautique (1 an) ou l’équivalent;
• Minimum d’une (1) d’expérience pertinente;
• Bonne connaissance de la Suite Office et des applications Google ;
• Connaissance de SAP et de Aspen (peuvent être considérés comme un atout selon le poste)
• Bonne connaissance du français parlé et écrit;
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit.

Veuillez prendre note que des tests de compétences en français, Word et Excel pourraient être administrés.

En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l'Ontario, le CSDCEO a le droit de préférer, en matière d'emploi, des candidates et candidats de langue française et catholiques romains.

En vertu du règlement 521/01 et de la ligne de conduite du Conseil, toute personne employée par le Conseil scolaire doit fournir un relevé de ses antécédants criminels avant d'entrer en fonction. Il s'agit d'une condition essentielle à la création du lien d'emploi.

Veuillez noter que le Conseil ne communiquera qu'avec les personnes dont la candidature est retenue pour une entrevue. Si vous avez des besoins spéciaux en matière d'adaptation, veuillez en aviser le Service des ressources humaines.

Nous souscrivons à l'équité en matière d'emploi et offrons un milieu de travail sans fumée.

Jean Lemay, Président

Lyne Racine, Directrice de l'éducation et secrétaire