Sales Operations Administrator

Taiga Motors; Montreal (administrative region); On-site; CAD 52,000 - 66,000; Full time

Job summary

Taiga Motors recherche un(e) administrateur(trice) des ventes pour soutenir les activités opérationnelles quotidiennes des équipes ventes, finances, logistique et service client. Le rôle se concentre sur l’exécution précise des commandes, la facturation et le suivi des paiements, afin d’assurer une expérience client fluide pour nos client(e)s B2B et B2C à l’échelle mondiale.

Le candidat idéal est rigoureux, autonome et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement rapide.

Qualifications

• 1+ ans d’expérience en administration des ventes ou opérations.
• Expérience avec des ERP et CRM; NetSuite est un atout.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Bonne maîtrise des outils informatiques, incluant Microsoft Office et Teams.
• Capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et sens des responsabilités.
• Autonome et proactif, capable de suivre et d’approprier les dossiers.
• Capacité à collaborer entre départements dans un environnement dynamique.
• Connaissance de la facturation, du traitement des paiements et des procédures administratives financières.
• Expérience dans les secteurs manufacturier/automobile ou industrie connexe est un atout.

Responsibilities

• Traiter et administrer les commandes clients avec exactitude et efficacité
• Préparer, émettre et assurer le suivi des factures et paiements clients
• Suivre les soldes impayés et effectuer les relances auprès des clients concernant l’état des paiements
• Collaborer étroitement avec l’équipe des finances afin d’assurer un traitement exact des paiements et la conciliation des comptes
• Soutenir les activités de coordination et d’administration liées aux comptes clients (comptes recevables) et comptes fournisseurs (comptes payables)
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe logistique afin de s’assurer que les commandes sont expédiées à temps et que les clients reçoivent la documentation d’expédition, les informations de suivi et les mises à jour pertinentes
• Soutenir les concessionnaires et distributeurs dans la préparation de la documentation requise pour l’immatriculation des véhicules
• Maintenir à jour les informations relatives aux clients, commandes et paiements dans les systèmes ERP et CRM
• Soutenir les équipes des ventes, des finances et de la logistique dans diverses activités opérationnelles et administratives
• Communiquer de manière professionnelle avec les clients, concessionnaires, distributeurs et équipes internes concernant les commandes, factures, paiements, documents et statuts d’expédition
• Produire et maintenir des rapports opérationnels, suivis de paiements et dossiers administratifs
• Assurer de manière proactive les suivis administratifs afin de garantir la facturation en temps opportun, la perception des paiements, la complétion de la documentation et les communications clients
• Participer à l’amélioration continue des processus et accomplir toute autre tâche administrative connexe assignée

Skills

Organisation

Autonomie

Suivi des dossiers

Coordination interfonctionnelle

Gestion des paiements

Communication écrite et verbale

Gestion des commandes

Service client

Tools

NetSuite

CRM

ERP systems

Microsoft Office

Teams

Job description

Moteurs Taiga est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) des ventes hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir les activités opérationnelles et administratives quotidiennes des équipes des ventes, des finances, de la logistique et du service à la clientèle. Ce rôle est essentiel pour assurer une exécution fluide du processus de la commande à la livraison pour nos clients B2B et B2C à l’échelle mondiale, notamment en ce qui concerne l’administration des commandes, la facturation, le suivi des paiements, la documentation douanière et le soutien à l’immatriculation des véhicules.

Il ne s’agit pas d’un poste de vente directe ou de gestion de comptes, mais plutôt d’un rôle clé de soutien opérationnel axé sur l’exactitude, la réactivité et la coordination interfonctionnelle afin d’offrir une excellente expérience client.

Le ou la candidat(e) idéal(e) est minutieux(se), autonome et à l’aise de gérer plusieurs priorités dans un environnement en évolution rapide. Cette personne possède de solides compétences en coordination administrative et financière, un bon jugement, d’excellentes aptitudes en communication ainsi qu’une approche proactive avec un fort sens des responsabilités. Elle est également capable de collaborer efficacement avec différentes équipes tout en travaillant de manière autonome.

Principales responsabilités

• Traiter et administrer les commandes clients avec exactitude et efficacité
• Préparer, émettre et assurer le suivi des factures et paiements clients
• Suivre les soldes impayés et effectuer les relances auprès des clients concernant l’état des paiements
• Collaborer étroitement avec l’équipe des finances afin d’assurer un traitement exact des paiements et la conciliation des comptes
• Soutenir les activités de coordination et d’administration liées aux comptes clients (comptes recevables) et comptes fournisseurs (comptes payables)
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe logistique afin de s’assurer que les commandes sont expédiées à temps et que les clients reçoivent la documentation d’expédition, les informations de suivi et les mises à jour pertinentes
• Soutenir les concessionnaires et distributeurs dans la préparation de la documentation requise pour l’immatriculation des véhicules
• Maintenir à jour les informations relatives aux clients, commandes et paiements dans les systèmes ERP et CRM
• Soutenir les équipes des ventes, des finances et de la logistique dans diverses activités opérationnelles et administratives
• Communiquer de manière professionnelle avec les clients, concessionnaires, distributeurs et équipes internes concernant les commandes, factures, paiements, documents et statuts d’expédition
• Produire et maintenir des rapports opérationnels, suivis de paiements et dossiers administratifs
• Assurer de manière proactive les suivis administratifs afin de garantir la facturation en temps opportun, la perception des paiements, la complétion de la documentation et les communications clients
• Participer à l’amélioration continue des processus et accomplir toute autre tâche administrative connexe assignée

Qualifications et expérience

• 1+ ans d’expérience en administration des ventes, administration financière, opérations ou dans un rôle similaire
• Expérience avec des systèmes ERP et CRM; une expérience avec NetSuite constitue un atout
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Bonne maîtrise des outils informatiques, incluant Microsoft Office et Teams
• Capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et sens des responsabilités
• Personne autonome avec une forte capacité de suivi et un sens marqué de l’appropriation des dossiers
• Capacité à collaborer efficacement entre différents départements dans un environnement dynamique
• Compréhension de la facturation, du traitement des paiements, de la coordination des comptes clients/fournisseurs et des processus administratifs financiers
• Une expérience dans les secteurs manufacturier, automobile, marin, des sports motorisés ou dans une industrie connexe constitue un atout

Taiga accorde une grande importance à la diversité dans l’embauche et dans sa main-d’œuvre, et accueille les candidatures de personnes ayant des origines, des formations et des expériences diverses. Nous reconnaissons qu’il existe de nombreux obstacles à l’égalité d’accès à l’emploi et aux possibilités de développement de carrière, et nous nous efforçons d’embaucher des groupes sous-représentés dans l’industrie technologique. La diversité chez Taiga signifie favoriser un lieu de travail où les différences sont appréciées pour les contributions qu’elles apportent à notre formidable équipe.

Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à Taiga. Cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.