Responsable du bureau et de la comptabilité

FQPPU; Montreal; On-site; CAD 65,000 - 98,000; Full time

Job summary

Une organisation de support administratif à Montréal recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les appels, rédiger divers documents et tenir à jour la comptabilité. Le candidat idéal possède un diplôme postsecondaire en administration et 3 à 5 ans d'expérience. Une maîtrise de l'anglais et du français est essentielle. Cette position offre une opportunité de contribuer au bon fonctionnement de l'organisation tout en travaillant dans un environnement dynamique.

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Grande rigueur et souci du détail.

Responsibilities

• Recevoir et gérer les appels téléphoniques.
• Rédiger et diffuser documents divers.
• Tenir à jour la comptabilité de la Fédération.

Skills

Communication efficace

Gestion des priorités

Discrétion et confidentialité

Education

Diplôme d'études postsecondaires en administration

Tools

Office 365

Outils de comptabilité

Job description

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FONCTIONS BUREAUTIQUES ET ADMINISTRATIVES

• Reçoit, filtre, dirige et place des appels téléphoniques. Note et transmet les messages. Dépouille, accuse réception, filtre, classe, distribue et effectue le suivi de toute correspondance écrite ou électronique. Accueille les visiteurs, les oriente, répond à leurs demandes d’ordre général et fixe des rendez-vous.
• Rédige, synthétise, classe et diffuse divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques et listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire.
• Garde à jour les données et les systèmes informatisés de gestion des associations membres de la Fédération à l’aide de logiciels appropriés. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents relatifs aux associations, partenaires et plus largement la Fédération et y apporte les corrections qui s’imposent. Aide ponctuellement à la saisie et au traitement de données de même qu’à la préparation des statistiques et autres analyses à l’aide des listes appropriées.
• Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
• Identifie les ressources matérielles nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau (papeterie, café et breuvages, fournitures diverses) et en assure le maintien.
• Travaille en étroite collaboration avec les membres du Comité exécutif et les autres employés de la Fédération.

FONCTIONS D’ORGANISATION

• Procède à des appels d’offre, aide à la négociation et effectue le suivi des contrats et octrois, tient à jour les registres et autres obligations (bail, assurances locatives, assurances des administrateurs, services, taxes, etc).
• Assure la coordination et la logistique des événements et instances de la Fédération.
• Collabore à la préparation, à l’organisation, au déroulement et au suivi des réunions des instances (Comité exécutif, Conseil fédéral) et des comités de la Fédération. Réserve les salles, les repas, l’équipement et l’hébergement.
• Procède aux convocations et rappels, aide à l’élaboration du projet d’ordre du jour et prépare le matériel et les documents. Aide à la consignation et la mise en page des procès-verbaux de même qu’aux extraits des résolutions et assiste à la réalisation des actions requises pour leur mise en œuvre.
• Tient à jour le calendrier relatif à l’avancement des travaux ou projets.

FONCTIONS DE COMPTABILITÉ

• Tient à jour la comptabilité de la Fédération et de son Fonds de réserve pour aide financière.
• Comptabilise les dépenses effectuées, émet des chèques ou factures et fait un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives à la réception périodique des relevés bancaires. Relève les erreurs et avise le personnel ou les officiers concernés.
• Prépare et procède aux dépôts bancaires. Produit des états mensuels des opérations ainsi que le dossier de la fin d’année financière pour la vérification comptable.
• Collabore à l’élaboration du budget annuel et à sa révision.
• Produit et déclare les payes et tient à jour les registres de vacances et d’heures travaillées.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme d’études postsecondaires en administration ou en bureautique, ou toute combinaison pertinente de formation et d’expérience professionnelle dans un rôle similaire;
• Détenir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans l’assistance d’exécutifs ou de la présidence d’organisation ou dans des fonctions d’opération et de gouvernance;
• Maîtriser les fondements de la comptabilité et la tenue de livres;
• Avoir d’excellentes capacités communicationnelles et rédactionnelles en français et en anglais;
• Avoir une bonne connaissance des mécanismes de fonctionnement d’assemblées délibérantes ou de conseils d’administration;
• Posséder une facilité à établir des relations interpersonnelles;
• Être reconnu(e) pour sa forte capacité d’adaptation;
• Faire preuve d’une grande rigueur et être en mesure d’assurer la gestion de nombreuses priorités;
• Posséder un grand souci du détail et une approche proactive de résolution de problème ;
• Faire preuve de jugement sûr et être en mesure d’anticiper les besoins et atteindre les objectifs tout en respectant les délais impartis;
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité;
• Maîtriser la suite Office 365 (Word, Excel, PowerPoint), les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.) et les outils de comptabilité.

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