Responsable administratif/ Head of Administration

Makivik Corporation; Montreal; On-site; CAD 95,000 - 125,000; Full time

Job summary

Makivik Corporation recherche un Secrétaire Corporatif pour superviser l’organisation des réunions, coordonner les documents et assurer la conservation des archives et des procès-verbaux. Le poste supervise le département des Archives et la gouvernance de l’information, et gère des activités liées au financement post-secondaire et à la traduction.

Le candidat idéal possède un diplôme en Administration des affaires ou équivalent, 4 à 6 ans d’expérience, et de solides compétences

Qualifications

• Diplôme et/ou formation en administration des affaires ou domaine connexe, ou au moins 4 ans d’expérience pertinente.
• Quatre à six années d’expérience dans un domaine connexe.
• Connaissances traditionnelles inuites appréciées, atout.
• Capacités organisationnelles exceptionnelles, planification et gestion du temps.
• Présence professionnelle et calme en situations stressantes.
• Souplesse et excellentes compétences interpersonnelles dans un environnement diversifié.
• Capacité à diriger et à mener des personnes de manière tactful.
• Permis de conduire valide.
• Maîtrise de la Suite Microsoft et de DiliTrust.
• Autorité de sécurité requise.

Responsibilities

• Superviser l’organisation de toutes les réunions (cadres, conseil, AGA, événements employés).
• Superviser la coordination des documents de réunion et la tenue des procès-verbaux et résolutions.
• Assurer la conservation des documents d’entreprise et la conformité des archives.
• Gérer le département des Archives et de la gouvernance de l’information.
• Administrer des programmes tels que le financement post-secondaire et les bourses.
• Superviser l’administrateur d’entreprise et les traducteurs.
• Assurer la production en temps utile des traductions et procès-verbaux.
• Contribuer à la gestion des locaux loués et au processus budgétaire.
• Favoriser la collaboration avec les parties prenantes et être disponible pour voyager.

Skills

Leadership

Organisation

Relations interpersonnelles

Gestion du temps

Souci du détail

Education

Diplôme en Administration des Affaires ou domaine connexe

Tools

DiliTrust

Microsoft Office

Job description

AN ENGLISH DESCRIPTION WILL FOLLOW

Makivvik est l’organisation politique de confiance qui possède une riche histoire de représentation des Inuits du Nunavik depuis 1978. Par l’entremise de Makivvik et de ses filiales, Makivvik a créé de nombreuses possibilités pour les bénéficiaires et les résidents du Nunavik. Aujourd’hui, plus de500Nunavimmiuts travaillent dans le réseau de Makivvik, dans ses bureaux et ses filiales.

De la formation sera offerte aux bénéficiaires pour l’avancement de leur carrière.

L’embauche de bénéficiaires inuits sera toujours une priorité chez Makivvik

Supervision immédiate : Secrétaire Corporatif

Responsabilités:

• Superviser l’organisation de toutes les réunions, y compris celles des cadres, du conseil d’administration, de l’Assemblée générale annuelle (AGA) et des événements pour les employés (au sud);
• Superviser la coordination de tous les documents de réunion requis pour les cadres, les réunions du conseil d’administration et aux fins de l’AGA;
• S’assurer que les documents d’entreprise, y compris les résolutions et les procès-verbaux sont conservés comme il se doit;
• Superviser le département des Archives et de la gouvernance de l’information
• Gérer la Bourse d’études post-secondaires de la Fiducie du Nunavik2 (FIN2);
• Superviser le travail de l’administrateur d’entreprise, des traducteurs et des secrétaires de procès-verbaux;
• Assurer la production en temps voulu de traductions, de procès-verbaux et de points prioritaires
• Aider à la gestion des locaux loués (au sud)
• Contribuer au processus de budgétisation annuel du département;
• Favoriser la collaboration avec toutes les parties prenantes;

• Être disponible pour voyager si nécessaire;
• Effectuer d’autres tâches connexes dans le cadre du poste ou à la demande de son superviseur.

Qualifications:

• Détenir un diplôme ou une formation en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente;
• Détenir quatre (4) à six (6) ans d’expérience dans un domaine connexe;
• Détenir des connaissances traditionnelles inuites constitue un atout;
• Posséder d’excellentes capacités organisationnelles, y compris la priorisation des tâches, le multi-tâches, l’utilisation de plannings et de calendriers et de techniques de gestion du temps;
• Comportement professionnel et mature dans des situations stressantes
• Très souple avec de solides compétences interpersonnelles afin de réussir dans des environnements de travail diversifiés;
• Apte à gérer des personnes de manière sensible, tactique, diplomatique et professionnelle en tout temps;
• Leadership efficace et possède de bonnes compétences interpersonnelles;
• Permis de conduire valide.
• Compétences informatiques efficaces: de la Suite Microsoft (Excel, Word, PowerPoint, etc.) et de DiliTrust;
• Une autorité de sécurité est requise.

Avantages : Tous les avantages sociaux offerts aux employés de Makivvik annuellement, tels qu’ils sont décrits dans le Manuel des politiques des ressources humaines de Makivvik, notamment:

DÉCOUVREZ UNE OCCASION UNIQUE ET ENTREPRENEZ UNE CARRIÈRE ENRICHISSANTE AVEC MAKIVVIK

Makivvik, the trusted political organization with a rich history of representing the Inuit of Nunavik since 1978. Through Makivvik and our subsidiaries, Makivvik has created opportunities for Nunavik Beneficiaries and those who live in Nunavik, today more than 500 Nunavimmiut are employed within the Makivvik network in our offices and subsidiaries.

Training will be available for Beneficiaries in the advancement for their career.

Inuit Beneficiary hiring will always be a priority at Makivvik.

Reports to: Corporate Secretary

Responsibilities

• Oversee organizing all meetings including Executive, Board, Annual General Meeting (AGM), and employee events (South);
• Oversee the coordination of all meeting documents; required for Executive, Board of Directors meetings, and AGM;
• Ensure corporate documents including resolutions and minutes are maintained as required;
• Oversee the Archives and Information Governance Department;
• Administer the Nunavik Inuit Trust 2 (NIT2) post-secondary student grant;
• Supervise the work of the Corporate Administrator, translators, and minute takers;
• Ensure timely production of translations, meeting minutes and action items;
• Assist with the management of the leased premises (South);
• Assist with the department’s annual budgeting process;
• Foster collaboration with all stakeholders;

• Be available to travel, as needed;
• Perform other related duties within the scope of the position or as requested by supervisor.

Qualifications:

• Diploma and/or training in Business Administration or related field, or at least 4 years relevant experience
• Four (4) to six (6) years experience in a related field;
• Traditional Inuit knowledge is an Asset;
• Exceptional organizational abilities with task prioritization, multi-tasking, use of timelines, and time management techniques;
• Professional/mature demeanor under stressful situations;
• Highly flexible, with solid interpersonal skills in order to thrive in a diverse work environment;
• Able to mange people sensitively, tactfully, diplomatically, and professionally at all times;
• Effective leadership and good interpersonal skills;
• Valid driver’s license.
• Effective Computer skills: Microsoft Suite (Excel, Word, PowerPoint, etc.) and DiliTrust;
• Security clearance is required.

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