Réceptionniste - syndiqué - Receptionist - Union

S.E. Combined Services of Florida; Pointe-Claire; In loco; CAD 32.000 - 42.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La société S.E. Combined Services of Florida recherche un(e) réceptionniste administratif(ve) pour notre bureau de Pointe-Claire, QC. Vous accueillez les visiteurs, gérez les appels et soutenez les activités de bureau quotidiennes en français et en anglais.

Le poste exige au moins 6 mois d'expérience administrative, une maîtrise de MS Office et une attitude professionnelle, calme et discrète, avec la capacité de travailler les samedis et parfois au-delà des heures normales.

Competenze

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste, ou de soutien administratif privilégié.
• Connaissance pratique de la suite MS Office.
• Voix claire et professionnelle.
• Relations interpersonnelles professionnelles et discrétion.
• Capacité à travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures normales.

Mansioni

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Informer les membres du personnel quand les appointments arrivent et les escorts vers la pièce appropriée.
• Répondre aux questions de base sur les services et produits et sur la localisation.
• Alerter immédiatement la direction sur les enjeux de service à la clientèle ou de sécurité.
• Recevoir les biens des personnes décédées et suivre les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Maintenir un environnement confortable et agréable, fournir boissons et commodités; faire le café.
• Maintenir la salle d'attente propre, vider les poubelles, réorganiser le mobilier.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Organiser et mettre à jour les documents et dossiers papier et électroniques.
• Possibilité de taper des documents simples, de révision, de saisie et d'impressions.

Conoscenze

Professional interpersonal skills

Clear and professional speaking voice

Poise and diplomacy

Ability to work weekends

Formazione

High School Diploma or equivalent

Strumenti

MS Office Suite

Descrizione del lavoro

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu'à la pièce désignée.
• Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.
• Aviser immédiatement la direction au sujet d'enjeux de service à la clientèle ou de sécurité
• Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.
• Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l'ordre général.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.
• Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES

• Formation: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• Experience:
  • 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.
  • Capable d'utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.
• Connaissances, compétences et aptitudes:
  • Connaissance de l'informatique et de logiciels tels que la suite MS Office
  • Ton de voix clair et professionnel.
  • Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
  • Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.
  • Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail

• Environnement de travail: Le travail se fait principalement à l'intérieur
• Tenue de travail standard exigée
• Postures de travail:
  • Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour
  • Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments
• Exigences physiques: Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l'utilisation de documents, de calculatrices, d'ordinateurs et du téléphone
• Heures de travail:
  • Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
  • Un minimum de voyage requis

JOB RESPONSIBILITIES

• Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building
• Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room
• Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc.
• Immediately notifies and involves management with customer service and security issues
• Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures
• Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members
• Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.
• Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture
• Receives incoming mail and packages
• Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files
• May perform light typing, proofreading, data entry or printing

MINIMUM REQUIREMENTS

• Education: High School Diploma or equivalent
• Experience:
  • Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred
  • Proficient at operating telephones, fax, copier
• Knowledge, Skills and Abilities:
  • Working knowledge of MS Office Suite
  • Clear and professional speaking voice and tone
  • Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations
  • Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy
  • Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours

Postal Code: H9S 3X6

Category (Portal Searching): Operations

Job Location: CA-QC - Pointe-Claire