Adjoint-e au secteur du registraire

Saint Paul University; Ottawa; On-site; CAD 59,000 - 75,000; Full time

Job summary

Saint Paul University à Ottawa recherche un adjoint-e, secteur du registraire, pour soutenir l’inscription, la planification et les services étudiants. Vous gérerez les dossiers, aiderez les étudiants et veillerez à l’exactitude des informations administratives.

Le poste est permanent, temps plein, avec une semaine de travail de 35 heures et un salaire entre 59 209 $ et 74 780 $ par année. Langue de travail : français et anglais selon les besoins.

Qualifications

• Diplôme collégial en administration ou domaine pertinent.
• Deux années d’expérience pertinente en service à la clientèle.
• Connaissance générale du système universitaire canadien.
• Connaissance des programmes USP est un atout.
• Grande capacité de travail d’équipe.

Responsibilities

• Participer à la vérification et l’inscription des étudiants libres et des modifications/annulations de cours; consigner les notes et les dossiers.
• Coordonner la production de l’horaire des cours et des examens finaux; allouer les salles et préparer les rapports.
• Gérer les boîtes courriels du secteur et accueillir les étudiants pour les services généraux (carte étudiante, renseignements).
• Participer à l’inscription et à l’information des nouveaux admis et des étudiants internationaux.

Skills

Gestion administrative

Service à la clientèle

Communication interpersonnelle

Education

Diplôme collégial en administration

Tools

uoCampus

Job description

Adjoint-e au secteur du registraire

Il y a 2 jour(s) Identifiant de la demande: 1395

Titre du poste :

Adjoint.e, Bureau du registraire

Numéro de concours :

Unité administrative :

Bureau des admissions, du registraire et des services étudiants

Supérieur immédiat :

Direction, Bureau du registraire

Type d’emploi :

Permanent, temps pleins (Syndiqué)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Niveau 6 (59 209 $ à 74 780 $)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle maintient un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à taille humaine, elle accueille plus de 1 000 étudiants et étudiantes et offre des programmes dans des domaines tels que les communications sociales, le counseling et la psychothérapie, le droit canonique, l’éthique publique, les études de conflits, l’innovation sociale, le leadership, l’écologie et l’équité ainsi que la théologie.

Pourquoi choisir l’Université Saint-Paul ?

Travailler à l’Université Saint-Paul, c’est faire partie d’une communauté universitaire à taille humaine où la collaboration, la proximité et la possibilité d’avoir un impact concret occupent une place importante. L’Université offre des conditions de travail favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, notamment une semaine de travail de quatre jours dans le cadre d’un horaire régulier de 35 heures par semaine pour le personnel administratif, des vacances, un régime de retraite et un programme d’avantages sociaux. Le personnel bénéficie également, sous réserve des conditions applicables, d’une exemption des droits de scolarité pour la plupart des programmes offerts par l’Université Saint-Paul et l’Université d’Ottawa, favorisant ainsi l’apprentissage et le développement professionnel tout au long de la carrière.

Nous recherchons des personnes qui souhaitent mettre leur expertise au service d’une communauté engagée, contribuer au développement de leurs collègues et participer activement à l’évolution de l’Université et à l’amélioration continue de ses pratiques. À l’Université Saint-Paul, votre expertise est reconnue, votre contribution est visible et votre travail aura un impact concret.

Sous la direction de la direction, bureau du registraire, le/la titulaire participe activement à l’ensemble des activités du BARSE telles que l’horaire, l’inscription, la rentrée des notes finales, l’assignation des salles de classe et la tenue de dossiers. Le/la titulaire gère les boites courriels du secteur et est appelé à accueillir les étudiants pour certains services (renseignements généraux, carte étudiante, etc).

Il/elle coordonne les activités reliées au processus de production de l’horaire des cours et des examens finaux ainsi que de l’allocation des salles de classe. Le/la titulaire est responsable de la compilation des rapports pour le maintien des salles de classe. Il/elle organise les examens pour les étudiants qui requièrent des accommodations.

En période d’inscription, le titulaire est également responsable d’accueillir et de renseigner les étudiants libres et les étudiants d’échange sur le processus d’inscription. Le/la titulaire est également appelé à gérer des cas simples d’étudiants inscrits dans les différents programmes. Le/la titulaire peut être appelé à participer à la vérification des exigences du grade en vue de la graduation.

• Services aux étudiants dans les domaines de l’inscription, de la collation des grades, des demandes de relevés de notes, des attestations d’études dossiers scolaires.

Sous la supervision de la direction, bureau du registraire :

• participe à la vérification et à l’inscription des étudiants libres, des modifications/annulations de choix de cours et consigne aux dossiers des commentaires appropriés;
• participe à l’identification de solutions visant à améliorer l’efficacité du processus d’inscription d’étudiant libre, incluant des solutions informatiques;
• participe à l’inscription de certains étudiants inscrits dans les programmes offerts par l’Université;
• participe au besoin aux sessions d’information et d’inscription pour les nouveaux admis.
• participe, au besoin, aux opérations entourant la collation des grades;
• participe à la vérification des données d’inscription pour la déclaration au MFCU de l’Ontario chaque session et effectue les corrections qui s’imposent;
• participe à la production des relevés de notes officiels en assurant que les délais d’attente soient respectés ainsi que les mécanismes de vérification de la qualité des relevés de notes et des lettres d’attestation d’études;
• participe à la production de cartes étudiantes ainsi que la uPass tout en assurant que le compte de l’étudiant est en bonne et due forme; produit également les cartes des employés;
• effectue l’archivage des dossiers étudiants selon la politique de l’Université Saint-Paul;
• agit comme personne-ressource auprès des étudiants dans l’utilisation des outils WEB pour faciliter leur inscription et leur donner des renseignements;
• participe à la gestion des boîtes courriels génériques, tels que registraire, premier cycle et études supérieures; assure les suivis nécessaires;
• participe à la vérification de l’entrée et l’approbation des notes finales au système étudiant et fait un suivi auprès des facultés lorsque les notes finales ne sont pas rentrées.
• Appuie à la mise en place des mesures d’accommodement académique.

B) Production de l’horaire de cours et d’examens et de l’assignation des salles de classe.

Sous la supervision de la directrice, Bureau du registraire :

• responsable de l’assignation des salles de classe en s’assurant que les directives données aux facultés soient respectées; assure que l’information entre uoCampus et Eventpro – le système d’horaire de salles, est conforme;.
• communique avec les responsables des horaires dans les facultés pour discuter des problèmes rencontrés et pour proposer des solutions visant à améliorer le processus;
• informe son superviseur de toutes demandes de modification de l’horaire des cours ou de l’horaire des examens soumis par les facultés et détermine si les changements sont essentiels selon les consignes reçues de la direction;
• veille à la production de l’horaire final des cours et des examens en s’assurant de respecter les échéanciers (calendrier d’opération, publication sur WEB etc.);
• veille à l’organisation des examens pour les étudiants nécessitant une accommodation spécifique approuvée au préalable.

C) Autres

Est appelé à travailler sur les dossiers suivants ou apporter un appui dans les tâches suivantes :

• travaille en étroite collaboration avec la conseillère aux études des programmes de 1 er cycle dans différentes tâches; est appelé à régler les cas simples en consultant et en respectant les règlements scolaires touchant les études de premier cycle; est appelé à interpréter et expliquer les règlements scolaires aux étudiants et à toute autre personne les questionnant.
• appuie la conseillère aux études des programmes d’études supérieures dans différentes tâches; est appelé à régler les cas simples en consultant et en respectant les règlements scolaires touchant les études supérieures; est appelé à interpréter et expliquer les règlements scolaires touchant les études supérieures aux étudiants et à toute autre personne les questionnant;
• participe au processus de l’évaluation des cours en travaillant en étroite collaboration avec la direction, Bureau du registraire et le coordonnateur de BLUE de l’Université d’Ottawa.

FORMATION, EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES

• Diplôme d’études collégiales en administration ou autre domaine pertinent
• Deux (2) années d’expérience pertinente en service à la clientele
• Connaissance générale du système universitaire et des processus d’admission au Canada
• Connaissance des programmes universitaires de l’USP est un atout
• Expérience en gestion de systèmes complexes
• Connaissance de systèmes d’information scolaire tel que uoCampus
• Grande capacité de travail d’équipe
• Doigté dans les communications interpersonnelles
• Approche méthodique dans la réalisation de son travail et souci de la précision
• Capacité de gérer efficacement des dossiers de façon autonome, d’exécuter plusieurs projets simultanément et de prioriser les tâches afin de respecter des échéanciers stricts,
• Aptitudes à informer, interpréter, expliquer, conseiller en matière de programmes et de règlements et de s’assurer que les procédures soient bien suivies
• Aptitudes à former des gens avec clarté et délicatesse
• Sens aigu du service : capacité d’entretenir des rapports courtois et efficaces à tous les niveaux (étudiants, professeurs, adjoints scolaires, superviseurs, administrateurs)
• Initiative, sens des responsabilités, jugement
• Capacité de résoudre soi-même les problèmes rencontrés

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.