Adjoint·e administrative·ve – Bilingue – Présentiel

Zohorecruit; Montreal (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Compte Santé 500$ / an

Compte dépenses bien-être 300$ / an

10 jours congés maladie et personnels

REER employeur

3–4 semaines de vacances

Programme de mentorat

Congé parental inclusif

Heures supplémentaires 1.5x

Job summary

Zohorecruit recherche un adjoint administratif bilingue présentiel à Montréal pour soutenir un cabinet d’avocats et leur équipe administrative. Vous prenez en charge des tâches non juridiques, assurez l’accueil, la gestion des documents, la facturation et le support bureautique quotidien.

CDI, 35 heures/semaine, du lundi au vendredi, avec avantages complets et mentorat. Exige 3 années d’expérience, diplôme en secrétariat ou bureautique, maîtrise avancée de MS Office, et bilinguisme

Qualifications

• 3 années minimum d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou en services professionnels.
• Bilinguisme intermédiaire/avancé (français et anglais) essentiel à l'oral et à l'écrit.
• Diplôme en secrétariat ou bureautique ou équivalent.
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word et Outlook) requis.

Responsibilities

• Préparer des rapports de dépenses et traiter les factures.
• Accompagner la gestion documentaire et la préparation des interrogatoires et procès.
• Accueillir visiteurs, gérer les appels et les messages à la réception.
• Rédiger et envoyer courriels professionnels et rediriger les communications.
• Gérer les réservations de salles, vidéoconférence et équipements.
• Assurer le dépôt et l’archivage via iManage et Box.
• Effectuer les commandes pour les fournitures et le service reprographie.

Skills

Bilinguisme (français/anglais)

Organisation & gestion des priorités

Communication professionnelle

Autonomie

Education

Diplôme en secrétariat / bureautique ou équivalent

Tools

Microsoft Office Suite

iManage

Box

Chrome River Invoice

Job description

Adjoint·e administrative·ve – Bilingue – Présentiel

Vous avez de l'expérience en tantqu'adjoint.e administratif.ve dans un environnement professionnel, idéalementen cabinet d’avocats, et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et international? Ce poste est fait pour vous !

Notre client, situé à Montréal,est à la recherche d'une personne fiable, compétente et organisée.
Vous aurez l'opportunité de soutenir un groupe d'avocat·e·s et d'adjoint·e·sjuridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographieainsi que des tâches liées aux services de bureau.
Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l'accueil desvisiteurs au bureau.

Vosfuturs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi auvendredi (35 heures/semaine), présentiel ;
  
• Assurances collectives (dentaire, médicaments,lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour ;
  
• Compte santé de 500 $ par an ;
  
• Compte de dépenses bien-être et sportives de 300$ par an ;
  
• 10 jours de congés maladie et personnels ;
  
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
  
• REER disponible dès le premier jour. La participationde l’employeur sera versée après un an de travail ;
  
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selonl’expérience ;
  
• Programme de mentorat ;
  
• Congé parental inclusif ;
  
• Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.
  

Vosfutures responsabilités :

• Préparateur des rapports de dépenses ;
  
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice ;
  
• Ajouter d'autres parties dans les vérificationsde conflits ;
  
• Aide à la gestion de documents et à lapréparation des interrogatoires et des procès ;
  
• Gérer les appels téléphoniques et les messages àla réception ;
  
• Rediriger les courriels de manière efficace,courtoise et professionnelle ;
  
• Accueillir les clients·e·s, les huissiers etmessagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception ;
  
• Sauvegarder des documents électroniques dansiManage ;
  
• Préparer et envoyer des documents au moyen dulogiciel Box ;
  
• Fournir des services de reprographie ;
  
• Réserver les services de sténographes officiels,au besoin ;
  
• Gérer la réservation des salles de conférence etde vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour ;
  
• Préparer les salles de conférence en vue desrencontres et réunions, incluant : la préparation du café et desrafraîchissements, effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/oudéjeuner le cas échéant, et nettoyer les salles après les réunions ;
  
• Voir à ce que les salles de conférence disposenttoujours des dispositions nécessaires ;
  
• S'assurer de la propreté générale de l'aire deréception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain desvisiteurs ;
  
• S'occuper de l'entretien de la machine à café etde ses accessoires ;
  
• Gérer les lave-vaisselle chaque jour et voir àmaintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café,pour le bureau et pour les salles de conférence ;
  
• Se charger des commandes pour les élémentsmanquants ;
  
• Effectuer l'expédition des envois par messageret services de courrier express ;
  
• Organisateur des factures des huissiers etmessagers de cour; remise à la comptabilité les pièces justificatives desenvois par messagers au besoin ;
  
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de laliste des personnes contacts pour les situations d'urgence ;
  
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.
  

Compétenceset qualités recherchées :

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou touteautre combinaison équivalente de formation et d'expérience ;
  
• 3 années minimum d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de servicesprofessionnels ;
  
• Bilinguisme intermédiaire / avancé (françaiset anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu des dossiers traitésdans les deux langues par le cabinet. Échange quotidien avec les autresprovinces canadiennes, les États-Unis et d’autres pays ;
  
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook ;
  
• Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches ;
  
• Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités ;
  
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanémentet à respecter des délais serrés ;
  
• Capacité à se concentrer et à travailler dans unenvironnement dynamique ;
  
• Aptitude à communiquer et à interagir demanière professionnelle avec tous les membres du personnel du cabinet ;
  
• Sens de l'autonomie et excellent espritd'équipe ;
  
• Respect de la confidentialité ;
  
• Capacité d'utiliser différents logiciels etaptitude à en apprendre de nouveaux ;
  
• Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à denouvelles tâches.
  

Informations contractuelles

Un peuplus d’informations sur le cabinet:

Ce client d’avocats de renommée mondiale, est présent dansplus de 60 bureaux à travers le globe. Spécialisé en commerce international et en affaires commerciales (assurance, transport, construction, énergie, biens deconsommation), il offre une expertise complète en litige et en conseilsjuridiques, avec un fort accent sur le commerce mondial.

Rejoignez un cabinet offrant des ressources étendues, et ausein duquel le respect et l’expertise se conjuguent pour favoriser unenvironnement de collaboration optimale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité etl’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidat.es retenu.e.s.
Au plaisir de vous rencontrer!