Internal Customer Service Support

ArdoVLM; Dollard-des-Ormeaux; Hybrid; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé/dentaire après 3 mois

Télémédecine Telus

Programme d'aide aux employés

Horaires flexibles le vendredi

Télétravail 2 jours/semaine

Club de conditionnement physique Subv.

Anniversaire congé (demi-journée)

Job summary

ArdoVLM recherche un chargé de coordination des échantillons et soutien administratif pour l'équipe Customer Excellence. Vous gérerez l'ensemble du cycle des échantillons surgelés, du stockage à l'expédition, en passant par la documentation et la communication interne.

Le poste est hybride, avec 2 jours de télétravail et 3 jours au bureau, et implique la gestion des données clients, des commandes et des contrats via SAPB1. Excellentes compétences organisationnelles requises et anglais courant.

Qualifications

• Maîtrise parfaite de l'anglais, à l'écrit et à l'oral.
• Français intermédiaire est un atout.
• Capacité à manipuler des boîtes et du matériel jusqu'à 40 lb.
• Rigueur, sens du détail et organisation exemplaire.

Responsibilities

• Réceptionner, stocker et expédier les échantillons alimentaires congelés.
• Gérer l'inventaire et les congélateurs; assurer le suivi.
• Informer les équipes internes de l'arrivée des échantillons.
• Préparer et expédier les envois clients; gérer les documents d'expédition.
• Assurer le traitement administratif via SAPB1 et fulfillment des commandes.
• Maintenir les tableaux de bord et contribuer à l'administration client.

Skills

Maîtrise parfaite de l'anglais

Français intermédiaire

Sens du détail

Organisation et gestion du temps

Gestion des priorités

Autonomie et esprit d'initiative

Bonnes compétences en communication

Capacité à manipuler des charges jusqu

Compréhension des expéditions et log &

Tools

SAPB1

Excel

Word

Outlook

SAGE300

QuickBooks

Job description

Samples Coordination - 80%

Nous recherchons un(e) chargé(e) du service client interne pour gérer et coordonner notre processus de gestion des échantillons, tout en apportant un soutien administratif à l’équipe « Customer Excellence ». Ce poste est principalement axé sur la gestion de bout en bout des échantillons de produits surgelés, afin de garantir leur manipulation, leur stockage, leur documentation et leur expédition aux clients dans les règles de l’art.

Environ 80 % du temps de travail est consacré à la coordination des échantillons, tandis que les 20 % restants consistent à assister l’équipe « Excellence client » dans la gestion des données clients, le traitement des commandes et d’autres tâches administratives. Ce poste convient parfaitement à une personne très organisée et soucieuse du détail, qui apprécie de concilier des responsabilités opérationnelles concrètes et un soutien administratif dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités

Coordination des échantillons - 80 %

• Réceptionner, déballer, organiser et stocker les échantillons alimentaires congelés de manière sûre et efficace.
• Gérer l’inventaire des échantillons et l’organisation des congélateurs afin de garantir un suivi précis et une bonne accessibilité.
• Informer les équipes internes de l’arrivée des échantillons et gérer les communications associées.
• Coordonner la préparation, le conditionnement et l’expédition des échantillons aux clients.
• Commander et gérer la glace carbonique et les autres matériaux d’expédition nécessaires à l’envoi des échantillons.
• Préparer et tenir à jour la documentation relative aux expéditions nationales et internationales Numériser, classer et diffuser les documents relatifs aux expéditions vers l’Amérique latine et à l’exportation.
• Assurer un suivi proactif auprès des fournisseurs, des transporteurs et des prestataires de services afin de garantir des livraisons dans les délais.
• Assurer les livraisons urgentes d’échantillons, y compris, le cas échéant, des enlèvements ou des dépôts ponctuels à l’aéroport (frais remboursés).
• Gérer les envois par transporteur, les livraisons entrantes et le suivi des expéditions.

Assistance au service client interne - 20 %

• Traiter les demandes administratives et de secrétariat émanant de l’équipe Customer Excellence.
• Tenir à jour les données de base clients dans SAPB1.
• Traiter les bons de commande des clients, y compris les commandes EDI.
• Traiter les contrats relatifs aux commandes client et aux bons de commande.
• Traiter les demandes d’annulation de commande et la documentation associée
• Traiter les mises à jour des tarifs et des codes article.
• Créer de nouveaux codes d’articles dans SAPB1.
• Consulter les tableaux de bord SAPB1 et prendre les mesures appropriées.
• Participer à l'administration de la plateforme client, notamment en chargeant des documents et en assurant la maintenance programmée.
• Apporter un soutien administratif ponctuel à l'équipe Customer Excellence.

Qualifications et compétences

• Maîtrise parfaite de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Une maîtrise intermédiaire du français est considérée comme un atout.
• Capacité à soulever et à manipuler en toute sécurité des boîtes d'échantillons et du matériel pesant jusqu’à 40 livres dans le cadre des tâches habituelles.
• Sens aigu du détail et souci de la précision.
• Capacité à identifier et à résoudre les problèmes.
• Esprit d'initiative dans la gestion d'expéditions soumises à des délais très serrés.
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
• Capacité à hiérarchiser plusieurs tâches et à respecter les délais dans un environnement au rythme soutenu.
• Solides compétences en communication écrite et orale.
• Esprit orienté client et excellentes compétences interpersonnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes interfonctionnelles.
• Aisance dans l’exécution de tâches répétitives, tant opérationnelles qu’administratives.
• Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
• Une expérience des progiciels de gestion d’entreprise (SAP, SAGE300, QuickBooks) est considérée comme un atout majeur.
• Participation au plan annuel de primes discrétionnaires
• 2 semaines de vacances payées par an
• Couverture d'assurance santé/dentaire (100% des primes payées par l'employeur) après 3 mois de travail
• Télémédecine Telus Virtual Health Care après 3 mois de travail
• Programme d'aide aux employés (PAE) après 3 mois de travail
• 5 jours de congé personnel/maladie par année civile
• Abonnement au centre de conditionnement physique Fit Forme Sources subventionné à 50 %.
• 2 jours par semaine de travail à domicile, 3 jours au bureau (présence à temps plein requise pendant les 8 à 10 premières semaines de formation)
• Une demi-journée de congé le jour de votre anniversaire
• Horaires de travail flexibles le vendredi (1 pm pendant l'été, 3 pm les autres mois)
• Environnement de travail décontracté
• Programme hebdomadaire de fruits frais

Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés