Gestionnaire de bureau (Office Manager)

VML; Montreal (administrative region); On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

VML Montréal recherche un(e) hôte/hôtesse pour accueillir les visiteurs et assurer une expérience client irréprochable dans nos bureaux. Vous serez responsable d’un espace de travail accueillant, coordonnerez les visites et veillerez à ce que le lieu reflète l’image de l’agence.

Le candidat idéal est bilingue (français/anglais), proactif et doté d’un sens aigu du détail, capable de gérer des relations internes et externes avec discrétion et professionnalisme.

Qualifications

• Hospitalité comme état d'esprit.
• Proactif·ve par nature, anticipe les besoins.
• À l'aise avec l'ensemble des responsabilités du rôle.
• Vif·ve d'esprit et éloquent·e, communique clairement.
• Discret·ète, fiable pour informations sensibles.
• Bilingue français/anglais, opérationnel·le dans les deux langues.
• Fier·e des détails, esprit orienté expérience client.

Responsibilities

• Maintenir le bureau propre, ordonné et approvisionné.
• Préparer et ranger les salles de réunion avant et après les visites.
• Gérer les relations avec la direction de l’immeuble et coordonner les aménagements.
• Assurer l’accueil et être le premier visage auprès des clients et visiteurs.
• Gérer l’agenda des événements et soutenir les communications de l’agence.

Skills

Hospitalité

Proactif/Proactive

Bonne communication

Discrétion

Job description

Qui nous sommes VML est une agence créative d’envergure internationale qui marie expérience de marque, expérience client et commerce pour créer des marques connectées qui favorisent la croissance. Guidée par sa philosophie L’humain en tête, VML est reconnue pour son travail novateur et se classe toujours parmi les meilleures entreprises créatives au monde, notamment sur la liste WARC Creative 100. Le réseau mondial de VML compte plus de 55 marchés avec des bureaux principaux à Buenos Aires, Kansas City, Londres, New York, São Paulo, Shanghai et Singapour. VML fait partie de WPP, le partenaire de croissance auquel les marques les plus importantes au monde font confiance. Propulsée par des talents exceptionnels et la plateforme marketing WPP Open, WPP s’appuie sur une intelligence média et des solutions de données de pointe, la créativité, la production, des solutions d’entreprise et des conseils stratégiques experts. Pour plus d’information, veuillez visiter le www.vml.com et suivez VML sur LinkedIn #WeAreVML #TousVML.

À propos de WPP WPP est le partenaire de confiance des marques les plus reconnues au monde. Nous jumelons une intelligence média et des solutions en matière de données de pointe à une créativité de classe mondiale, à une production de nouvelle génération, à des solutions d'entreprise transformatrices et à une expertise stratégique dans chacune de nos entreprises, le tout propulsé par nos talents exceptionnels et notre plateforme de marketing agentique, WPP Open, afin d'aider nos clients à naviguer le changement, à saisir de nouvelles occasions et à atteindre une croissance transformatrice. Pour plus d'information, visitez le WPP.com.

LE RÔLE

Être en charge de tout ce qu'une personne vit lorsqu'elle interagit avec VML Montréal — entrer dans nos bureaux, s'asseoir dans l'une de nos salles de réunion, recevoir une attention touchante de la part de notre équipe, lire un article sur nous dans la presse — tout ce qui façonne sa perception de qui nous sommes en tant qu'agence. Ce rôle existe pour rendre cette expérience exceptionnelle. À chaque fois, sans exception.

Vous êtes le maître hôte de VML Montréal — au sein de l'espace et au-delà. Pour les personnes qui travaillent ici chaque jour. Pour les clients et prospects qui franchissent nos portes. Pour quiconque entre en contact avec cette agence, à quelque niveau que ce soit. Vous n'êtes pas responsable d'une seule fonction. Vous êtes responsable de l'expérience.

Vous assurez que notre bureau soit un endroit dont l'équipe est fière de venir chaque matin. Vous êtes le premier visage qu'un client voit lors de sa visite — et la raison pour laquelle il se sent mémorisé longtemps après son départ. C'est grâce à vous que le communiqué de presse est sorti à temps, que l'assemblée générale s'est déroulée sans accroc, et que la carte est arrivée exactement au bon moment.

La portée de vos responsabilités est délibérément large — et c'est précisément cette étendue qui rend ce rôle véritablement intéressant. De l'entretien de l'espace physique à la coordination de la présence publique de l'agence, de la préparation d'une salle de réunion à l'organisation d'une attention pour le jalon d'un client, chacune de ces responsabilités est l'expression d'une même chose : l'expérience VML Montréal. Elles comptent toutes autant. Ce qui vous rendra exceptionnel·le ici, c'est votre capacité à gérer l'ensemble de ces responsabilités sans en laisser passer aucune.

CE QUE VOUS PRENEZ EN CHARGE

L'espace et tous ceux qui s'y trouvent Vous maintenez le bureau dans un état impeccable pour l'équipe qui en dépend chaque jour — propre, ordonné, approvisionné. Vous préparez chaque salle de réunion avant l'arrivée d'un client et rangez après chaque réunion. Vous accueillez chaque visiteur chaleureusement et lui faites se sentir chez lui dès l'instant où il entre. Vous gérez la relation avec la direction de l'immeuble et mettez en œuvre tout changement dans l'aménagement physique de l'espace, selon les directives de la direction générale. Lorsque le comité social a un événement à organiser, c'est vous qui le concrétisez.

L'hospitalité au-delà de ces murs Un grand hôte ne s'arrête pas lorsque la réunion se termine. Vous tenez à jour un registre vivant des relations clients clés de la direction générale — anniversaires, familles, moments importants de la vie — et vous signalez ce qui est à venir chaque semaine, en organisant la bonne attention au bon moment, sans qu'on vous le demande. Vous n'attendez pas un rappel. Vous êtes le rappel.

L'épine dorsale opérationnelle Vous êtes responsable de l'assemblée générale hebdomadaire de l'agence — consulter chaque partie prenante, renseigner chaque section, gérer les listes de rotation, et veiller à ce que tout se déroule sans friction chaque jeudi. Vous coordonnez le pipeline RP de l'agence, en suivant les délais et en responsabilisant les contributeurs afin que les communiqués de presse soient rédigés, relus et envoyés à temps. Vous êtes le prolongement direct de la direction générale — appuyant l'équipe de direction locale sur tout ce qui façonne la façon dont cette agence est perçue à Montréal, à tous les niveaux.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Une personne pour qui l'hospitalité est un état d'esprit, pas une liste de tâches
• Proactif·ve par nature — vous voyez ce qui doit se passer et vous agissez avant que quiconque ait à le demander
• À l'aise avec l'ensemble des responsabilités du rôle — rien n'est en dessous de vous, rien n'est au-dessus de vous
• Vif·ve d'esprit et éloquent·e — vous communiquez clairement et avec assurance à tous les niveaux de l'organisation
• Discret·ète — on vous confiera des informations sensibles et vous les traitez en conséquence
• Bilingue français/anglais — pleinement opérationnel·le dans les deux langues
• Une personne qui est véritablement fière des détails — parce qu'ici, les détails, c'est l'expérience

À VML, nous nous engagez à favoriser un environnement de travail inclusif stimulant qui permet également de faire avancer sa carrière. Nos initiatives d’inclusion, d’équité et d’appartenance, ainsi que la Fondation VML, reflètent notre détermination à redonner à notre prochain et à exercer une influence positive dans nos communautés et au-delà. Nos gens sont le cœur de notre organisation. Ce sont des créateurs, des faiseurs, des innovateurs, des bâtisseurs ou des penseurs qui ne propulsent pas seulement le marketing, mais aussi des expériences qui résonnent dans chaque action et interaction.