Executive Support & Workplace Experience Coordinator | Coordonnateur·trice – Soutien exécutif e[...]

ALVEOLE; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Alvéole recherche un coordonnateur·trice – Soutien exécutif et expérience au travail pour soutenir quatre dirigeants et assurer une expérience optimale au bureau de Montréal.

Vous gérerez les calendriers, déplacements, réunions et dépenses, tout en coordonnant projets administratifs, communications et organisation d'événements. Vous améliorerez les processus et utiliserez des outils modernes et l’IA pour gagner du temps.

Qualifications

• Expérience avec des dirigeants et coordination de bureau.
• Compétences organisationnelles et gestion des priorités.

Responsibilities

• Gérer calendriers, déplacements, réunions, dépenses et suivis des dirigeants.
• Coordonner les projets administratifs et les communications interéquipes.
• Organiser les événements d'équipe et accueillir les nouvelles recrues.
• Gérer les opérations quotidiennes du bureau de Montréal (vendors, accès, réparations, fournitures).
• Améliorer les processus et intégrer des outils modernes et IA pour gagner du temps.

Skills

Organisation

Gestion de calendrier

Communication écrite et orale

Gestion de projets

Discrétion

Proactivité

Anglais courant

Tools

Google Workspace

Job description

Executive Support & Workplace Experience Coordinator | Coordonnateur·trice – Soutien exécutif et expérience au travail

Montréal, QC

Pourquoi ce poste existe

Chez Alvéole, notre mission est de reconnecter les gens à la nature. Une des façons dont on le fait, c'est en gérant des milliers de ruches partout en Amérique du Nord et en Europe. En parallèle, on développe de nouveaux produits, on recrute constamment de nouveaux talents, on prend souvent l'avion pour aller rencontrer nos clients et on se fixe des objectifs ambitieux comme équipe de direction… tout en essayant de faire d'Alvéole un endroit où il fait vraiment bon travailler.

Bref, nos journées sont rarement prévisibles.

Une rencontre de leadership génère dix suivis. Un client demande une expérience sur mesure avec un délai de 24 heures. Il faut organiser un itinéraire complexe dans plusieurs villes. Une nouvelle personne commence lundi et son poste de travail n'est pas prêt. Le gestionnaire de l'immeuble tarde à régler une réparation. Le lunch doit arriver avant le début d'un onsite. Un candidat est déjà arrivé et quelqu'un doit aller l'accueillir pendant que l'interviewer termine une réunion. Le prochain conseil d'administration approche et les dirigeants n'ont pas encore trouvé le temps de tout préparer.

Nous avons quatre dirigeants qui avancent vite. Très vite. Et leur temps est beaucoup trop précieux pour être consacré à la coordination administrative.

C'est là que tu entres en jeu.

C'est le genre de poste où, si tu fais un travail exceptionnel, des centaines de personnes auront de meilleures journées… sans même réaliser tout ce que tu as rendu possible.

Ce qui rend ce poste unique

Tu soutiendras quatre dirigeants, pas un seul.

Et ce sont tous des bâtisseurs.

Ils avancent rapidement, sont très impliqués dans l'entreprise et portent une attention particulière aux détails. Si tu leur demandes sur quoi ils travaillent, ils te parleront probablement de trois dossiers qu'ils ont terminés hier, de cinq nouvelles idées qui les emballent aujourd'hui et d'une conversation avec un client qui a complètement changé leurs priorités il y a une heure.

Ils ont besoin de quelqu'un qui aime apporter de la structure à ce rythme, pas de quelqu'un qui essaie constamment de le ralentir.

Chacun fonctionne différemment et les priorités évoluent vite.

Tu seras aussi responsable de notre magnifique bureau de Montréal.

Les vendors, les accès à l'immeuble, les réparations, les collations, les salles de réunion, les fournitures, les postes de travail des nouvelles recrues, les événements d'équipe…

Pris individuellement, rien de tout ça n'est particulièrement compliqué.

Mais ensemble, ce sont ces détails qui font qu'un bureau est agréable… ou frustrant.

Ce rôle est autant une question d'anticipation que d'organisation.

Les personnes qui réussissent ici n'attendent pas qu'on leur dise quoi faire. Elles remarquent les détails que les autres ne voient pas, règlent les problèmes avant qu'ils existent et aiment sincèrement faciliter la vie des gens autour d'elles.

Si tu cherches une liste de tâches identique chaque jour, ce poste n'est probablement pas pour toi.

Relevant directement de notre VP, People & Culture, tu deviendras le point d'ancrage administratif de notre équipe de direction.

Tu seras notamment responsable de :

• Garder nos quatre dirigeants organisés et toujours un pas d'avance en gérant leurs calendriers, courriels, déplacements, réunions, dépenses, priorités et suivis.


• Faire avancer les projets en assurant les suivis, en coordonnant les prochaines étapes, en rédigeant certaines communications et en facilitant la collaboration entre les équipes.


• Prendre en charge différents projets d'administration de l'entreprise, souvent liés à la conformité (renouvellements d'assurances, démarches corporatives, consolidation de documents, etc.).


• Organiser les événements d'équipe et coordonner l'arrivée des nouvelles recrues afin qu'elles se sentent attendues dès leur premier jour.


• Gérer les opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal : vendors, immeuble, réparations, fournitures, collations, accès, salles de réunion et logistique du workplace.


• Créer une expérience à l'image d'Alvéole en faisant en sorte que nos employés, candidats, clients et visiteurs se sentent réellement les bienvenus.


• Améliorer continuellement notre façon de travailler en mettant en place de meilleurs systèmes, en automatisant les tâches répétitives et en utilisant l'AI et les outils modernes lorsque ça fait gagner du temps.

Tu risques d'adorer ce poste si...

Tu aimes sincèrement aider les autres à être plus efficaces.

Tu réfléchis naturellement trois étapes à l'avance.

Tu prends plaisir à mettre de l'ordre dans des environnements où ça bouge beaucoup.

Tu trouves que la paperasse est étonnamment satisfaisante.

Tu apprécies la variété et tu peux passer, dans la même matinée, de la réservation d'un voyage à l'organisation d'un événement d'équipe, à la gestion d'un imprévu au bureau ou à la préparation d'un dirigeant pour une rencontre importante.

Tu n'as pas besoin qu'on souligne chaque problème que tu règles.

Tu apprécies simplement être la personne sur qui tout le monde peut compter.

Ce poste est probablement moins fait pour toi si...

Tu préfères les journées très prévisibles.

Tu attends qu'on te dise constamment quoi faire ensuite.

Les changements de priorités te stressent plus qu'ils ne te stimulent.

Tu préfères optimiser un processus déjà bien établi plutôt que d'en créer un nouveau.

Ce qu'on recherche

On s'intéresse beaucoup plus à ta façon de travailler qu'à une liste de cases à cocher, mais on imagine que tu as :

• De l'expérience auprès de dirigeants, en coordination de bureau ou dans un autre rôle administratif ou opérationnel où le rythme est soutenu.


• Un excellent sens de l'organisation et la capacité de gérer plusieurs priorités en parallèle sans rien laisser tomber.


• D'excellentes habiletés de communication, autant à l'écrit qu'à l'oral.


• Un excellent jugement et beaucoup de discrétion lorsqu'il est question d'informations confidentielles.


• Un réflexe très proactif : tu n'attends pas qu'on te demande d'agir.


• De l'aisance avec Google Workspace et les outils de travail modernes. L'utilisation de l'AI pour simplifier le travail administratif est un atout important.


• L'assurance nécessaire pour faire des suivis auprès de dirigeants occupés, remettre certaines idées en question lorsque c'est pertinent et faire avancer les dossiers.


• Une très grande attention aux détails. Tu remarques les petites choses avant qu'elles deviennent de gros problèmes.


• Une excellente maîtrise de l'anglais. Le français est un atout important puisque le poste soutient notre bureau de Montréal et implique des échanges avec des fournisseurs locaux.

Ce poste est idéal pour quelqu'un qui retire une vraie satisfaction du fait de rendre le travail des autres plus simple.

Si ta phrase préférée à la fin d'une journée est :

\"Je n'ai même pas eu à y penser.\"

...tu risques de vraiment aimer travailler chez nous.

À quoi ressemble le succès

Dans six mois, personne ne parlera vraiment de ton travail.

On remarquera simplement que les réunions sont mieux préparées, que les dirigeants sont plus disponibles, que le bureau fonctionne sans friction et que les choses qui avaient tendance à passer entre les mailles du filet... n'y passent plus.

Nos dirigeants auront davantage de temps pour diriger l'entreprise plutôt que de la coordonner.

Les réunions seront prêtes avant même qu'elles commencent. Les salles auront tout ce qu'il faut. Les nouvelles recrues se sentiront attendues dès leur arrivée. Les événements se dérouleront sans improvisation de dernière minute. Les visiteurs repartiront avec une excellente impression.

Les petits irritants cesseront d'être des interruptions, simplement parce qu'ils auront déjà été réglés.

Et le plus beau compliment que tu recevras ne sera probablement pas « merci ».

Les gens arrêteront de vérifier si quelque chose a été fait, parce qu'ils sauront déjà que c'est entre bonnes mains.

Exigences linguistiques

Certains rôles chez Alvéole nécessitent une maîtrise de l’anglais et/ou du français en raison de collaborations fréquentes avec des clients, partenaires et membres de l’équipe à travers l’Amérique du Nord. Les exigences linguistiques spécifiques à ce poste sont indiquées dans la section ci-dessus.

Alvéole souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Nous célébrons la diversité et accueillons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée notamment sur la race, la religion, la couleur, l’origine, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’âge, le handicap, l’état de santé, la grossesse, l’information génétique, le statut matrimonial ou le service militaire.

Si vous avez besoin d’un accommodement ou d’un ajustement à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez en informer votre partenaire en acquisition de talents.

Utilisation de l’IA

Nous pouvons utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche. Ces outils assistent notre équipe Acquisition de talents; toutefois, toutes les décisions finales d’embauche sont prises par des humains.