Executive Assistant (w/m/d) to the CFO

Axel Springer AG; Kitchener; On-site; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Ein führendes Medienunternehmen in Kitchener, Kanada, sucht einen erfahrenen Mitarbeiter im Office Management zur Unterstützung des Finanzvorstands. Sie sind verantwortlich für die Organisation von Meetings und Events und kommunizieren professionell mit internen und externen Stakeholdern. Ideal sind mehrjährige Erfahrungen im Top-Management-Support und umfassende Kenntnisse digitaler Tools, einschließlich KI-Anwendungen.

Qualifications

• Ehrgeizige Persönlichkeit mit einem Überblick und einem feinen Gespür für zwischenmenschliche Beziehungen.
• Mindestens mehrere Jahre Erfahrung im Top-Management-Support.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und hohe Qualitätsansprüche.

Responsibilities

• Verantwortung für das gesamte Office Management des Finanzvorstands.
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Reisen und Events.
• Aktive Begleitung strategischer Projekte.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Eigeninitiative

Tools

ChatGPT

Microsoft Copilot

Notion AI

Job description

Was du bei uns bewegst:

• Verantwortung für das gesamte Office Management des Finanzvorstands
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Reisen und Events auf Top-Management-Ebene
• eigenständige Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern – auf Augenhöhe, vertrauensvoll und professionell
• Ansprechpartner:in und Koordinationsstelle für das gesamte Leadership-Team
• Steuerung und Priorisierung des Informations- und Aufgabenmanagements in einem dynamischen Umfeld
• aktive Begleitung strategischer Projekte sowie Übernahme eigener Arbeitsstränge
• versierter Einsatz generativer KI-Tools (z.B. ChatGPT, Microsoft Copilot, Notion AI) zur Effizienzsteigerung, Recherche, Analyse und Textgenerierung
• Aufbau eines belastbaren Netzwerks innerhalb der Organisation und sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen

Was du mitbringst:

• klare Persönlichkeit mit Überblick, zwischenmenschlichem Feingefühl und digitalem Mindset
• souveränes Auftreten auch in herausfordernden Situationen („Executive Presence“)
• mehrjährige Berufserfahrung im Top-Management-Support – idealerweise in einem Konzern- oder Beratungsumfeld
• ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hoher Qualitätsanspruch
• Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools – insbesondere künstlicher Intelligenz zur produktiven Arbeitsunterstützung
• sehr gutes Sprachgefühl in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich
• Eigeninitiative, Pragmatismus und eine lösungsorientierte Denkweise
• Kommunikationsstärke und Freude daran, mit verschiedensten Persönlichkeiten im Führungsteam eng und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten