Emplois - Secrétariat / Bureautique

Université Laval; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Université Laval recrute un.e employé.e temporaire pour assurer le suivi de processus administratifs et le secrétariat d’une unité, selon des directives générales, afin de garantir le bon fonctionnement des opérations. Profil: D.E.P.

en secrétariat ou discipline assimilée; expérience bureautique; maîtrise Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Access; sens du détail et esprit d’équipe. La position peut impliquer la préparation et le suivi de documents, la gestion d'agendas et la coordination de

Qualifications

• D.E.P. en secrétariat ou discipline appropriée.

Responsibilities

• Effectuer le suivi d'un ensemble de processus administratifs et assurer le secrétariat.
• Gérer l’agenda, le courrier, le classement et préparer des réunions.
• Rédiger des documents et rapports; assister le personnel selon les procédures.

Skills

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Access

Education

D.E.P. en secrétariat

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Access

Job description

Contribuez à l’excellence administrative de l’Université Laval !

Important : Les candidatures reçues et correspondant aux exigences seront contactées en prévision de futures opportunités. Cet affichage a pour objectif de constituer un réseau de talents afin de mieux répondre aux besoins temporaires.

Joignez-vous à un milieu de travail humain, stimulant et inclusif, où vos compétences sont reconnues et valorisées. En tant qu’employé(e) temporaire de l’Université Laval, vous avez l’occasion unique de mettre votre savoir-faire administratif à profit, de découvrir différents milieux et de bâtir votre parcours au sein de l’institution.

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

Plusprécisément, vos responsabilités peuvent inclure:

• Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
• Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
• Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
• Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
• Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
• Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
• Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou dans une discipline appropriée

Expérience: Expérience en secrétariat\bureautique

Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

Lieu de travail

Divers services et facultés
Divers pavillons

Numéro d'offre: 17313

Période d'affichage:Du 10-11-2026 au 08-12-2026