SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE – 38 SEMAINES

Collège LaSalle, Montréal; Montreal West; On-site; CAD 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Poste permanent

Vacances 3 semaines après un an deサービス

Assurance collective

Régime d'épargne retraite (RREGOP)

Santé et bien-être

Job summary

Le Collège LaSalle à Montréal recherche une secrétaire administrative au sein du service Parcours étudiant et soutien institutionnel. Vous accueillez, renseignez et orientez la clientèle, rédigez les documents et assurez le suivi des bons de commande.

Vous assurez la gestion des échéanciers, la tenue des documents et la préparation des comptes rendus de réunions. Le poste exige des compétences en Word, Excel, Outlook et une maîtrise du français et de l'anglais.

Qualifications

• Détention d'un DEP ou équivalent reconnu.
• Minimum de quatre années d'expérience pertinente.
• Excellente aptitude en service à la clientèle.
• Connaissances avancées des logiciels Word, Excel et Outlook.
• Connaissance du logiciel CLARA souhaitable.
• Maîtrise du français et de l'anglais au niveau professionnel.

Responsibilities

• Accueillir, renseigner et orienter la clientèle par téléphone et à l’intérieur de l’établissement.
• Rédiger des documents, notes de service et la correspondance courante.
• Traiter et suivre les bons de commande.
• Mettre à jour les échéanciers et vérifier le respect des procédures.
• Rédiger les comptes rendus des réunions et assurer le suivi.
• Maintenir les données influençant les budgets et produire des rapports.
• Participer au système de classement et à la gestion documentaire.
• Gérer l’agenda des personnes et organiser les réunions internes ou externes.

Skills

Service à la clientèle

Esprit d'équipe

Organisation

Gestion du temps

Education

DEP ou équivalence

Tools

Word

Excel

Outlook

CLARA

Job description

En tant que secrétaire administrative au sein du service Parcours étudiant et soutien institutionnel, vous accueillez, renseignez et orientez la clientèle, rédigez les documents et la correspondance courante, assurez le suivi des bons de commande et des échéanciers et gérez la documentation du service. Le goût du contact avec les étudiants, le souci de leur réussite et l’esprit d’équipe sont essentiels à cette fonction.

RESPONSABILITÉS

• Accueillir, renseigner et orienter la clientèle par téléphone, par messagerie interne et à l’intérieur de l’établissement;
• Composer des documents, concevoir et rédiger des notes de service ainsi que la correspondance courante;
• Traiter et faire le suivi des bons de commande;
• Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect des procédures;
• Dresser le compte rendu des réunions auxquelles vous assistez et en assurer les suivis nécessaires;
• Tenir à jour les données qui influencent les budgets du service et produire sur demande des rapports selon les procédures établies;
• Participer au développement du système de classement du collège et être responsable de la gestion documentaire du service;
• Tenir à jour l’agenda des personnes avec lesquelles vous collaborez et organiser les activités liées à leurs réunions internes ou externes.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une option en lien avec le poste, ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente au poste;
• Excellente aptitude en service à la clientèle de première ligne;
• Connaissances avancées des logiciels utilisés (Word, Excel et Outlook);
• Connaissance des procédures administratives de l’enseignement (atout important);
• Connaissance du logiciel CLARA (souhaitable);
• Dynamisme, énergie et excellent joueur d’équipe ;
• Maitrise de la langue français (oral et écrit);
• Maitrise de la langue anglaise au niveau professionnel (oral et écrit).

AVANTAGES

• Poste permanent, temps plein;
• Vacances de 3 semaines après un 01 de service continu;
• Assurance collective ;
• Régime d'épargne à la retraite (RREGOP) ;
• Programme de santé et mieux-être ;
• Sont déterminés et applicables conformément aux dispositions de la convention collective en vigueur.

LCI Éducation souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les personnes autochtones, les minorités visibles et les minorités ethniques sont encouragées à soumettre leurs candidatures. Si vous êtes une personne handicapée, vous pouvez recevoir, sur demande, de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.