Adjoint(e) administratif(-ive), Marketing relationnel

Ordre des CPA du Québec; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une organisation dynamique cherche une personne pour fournir un soutien logistique et administratif au marketing relationnel. Ce rôle implique la coordination des événements, la gestion des bénévoles et la mise à jour des communications. Le candidat idéal aura une formation en administration et une expérience dans des fonctions similaires. Rejoignez une équipe engagée à faire une différence et à offrir un service exceptionnel tout en développant vos compétences dans un environnement stimulant.

Qualifications

• 2 à 4 ans d’expérience dans un poste avec des fonctions similaires.
• Diplôme d’études collégiales en administration ou domaine connexe.

Responsibilities

• Coordonne les processus de production des listes des membres et des événements.
• Gère le calendrier des événements et assure le suivi logistique.

Skills

Expérience client

Logistique

Education

Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration

Tools

Logiciel d'éditique et de diffusion

Suite Office

Job description

Rôle dans l’organisation

La personne titulaire du poste fournit un soutien logistique et administratif à la direction du marketing relationnel. Elle collabore également à la coordination, à la planification ainsi qu’à la priorisation des activités de l’équipe.

Principales responsabilités/activités

• Coordonne les processus relatifs à la production des listes des nouvelles et nouveaux membres, à la gestion et à la distribution des permis ainsi qu’à la production des certificats et des trophées reliés à tout événement statutaire de l’Ordre et des regroupements;
• Coordonne l’accueil virtuel des bénévoles des regroupements régionaux et apporte un soutien administratif relativement au programme de gestion des bénévoles de l’organisation;
• Participe à la préparation des analyses rétrospectives des événements de l’Ordre et des regroupements en mettant à jour les tableaux de bord ainsi qu’en effectuant des sondages de satisfaction. Effectue le suivi de la facturation des inscriptions auprès de l’équipe des finances;
• Gère le calendrier de diffusion et les envois des diverses activités des regroupements et du continuum d’engagement. Effectue la vigie des médias sociaux pour les besoins de reddition de comptes et assure le suivi des nominations;
• Apporte un soutien à l’équipe de la Fondation. S’assure de faire les suivis auprès des titulaires de bourses, des donateurs et donatrices et des institutions d’enseignement, effectue la saisie des dons, prépare diverses communications, participe à la mise à jour de documents et de pages Web, et fournit un soutien administratif dans le cadre de divers projets;
• Gère les inscriptions aux événements de l’Ordre, effectue les suivis auprès des membres, veille au bon déroulement des accueils lors des journées d’événements et collabore à la production du matériel et des suivis logistiques;
• Tient à jour le calendrier des événements, coordonne la gestion du matériel et les envois avec l’équipe de l’entrepôt, assure la mise à jour de l’inventaire pour les événements et maintient le registre électronique des archives événementielles;
• Assure la coordination, l’intégration de contenus et la diffusion des communications électroniques sous sa responsabilité, dont les infolettres, formulaires d’inscription, invitations et sondages. Effectue le montage et la vérification des envois, les tests d’assurance qualité, le processus d’approbation et la surveillance des données afférentes;
• Participe à des projets spéciaux ainsi qu’aux événements de la direction et collabore au développement d’outils, de gabarits et visuels;
• Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.
  
  

La personne titulaire du poste doit être disponible pour effectuer des heures supplémentaires et des déplacements pour répondre aux fonctions et aux responsabilités du poste.

Qualifications

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou autre domaine connexe.
• 2 à 4 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires.
• Une combinaison de formation dans ce domaine et années d'expérience pertinentes pourrait également être considéré.
  
  

Champs d'expertise

• Expérience client
• Logistique
  
  

Connaissance des outils

• Logiciel d'éditique et de diffusion
• Suite Office