Assistant(e) administratif(ive) - (CSRC)

CHU Sainte-Justine; Montreal; On-site; CAD 51,000 - 69,000; Full time

Job summary

Join a leading healthcare research center in Montreal as an Administrative Coordinator. You'll play a pivotal role in supporting clinical research activities, managing budgets, and ensuring smooth operations within a dynamic team. This full-time position offers competitive compensation and numerous benefits, including generous vacation days and retirement plans. Ideal candidates are proactive, organized, and bilingual in French and English.

Benefits

20 jours de vacances par année

13 jours fériés

9,6 jours de maladie par année

Congé de maternité, de paternité et d’adoption

Régime de retraite à prestations déterminées

Assurances collectives

Programme d’aide aux employés

Qualifications

• Minimum 3 years of relevant experience in clinical research or hospital environment.
• Experience in administrative processes and billing follow-up.

Responsibilities

• Plan and organize administrative and financial activities of the CSRC.
• Participate in budget preparation with the pharmaceutical industry.
• Facilitate integration of new team members.

Skills

Bilinguisme

Proactivité

Organisation

Communication

Education

Diplôme d'études collégiales D.E.C. en bureautique

Tools

MS Office

Job description

Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Projet

La Direction de la recherche (DR) du CHUSJ a mis en place une nouvelle infrastructure centralisée de gouvernance pour la recherche clinique nommée le "Centre de Soutien à la Recherche Clinique (CSRC)". Le candidat choisi travaillera de près avec les co-gestionnaires du CSRC ainsi que l’ensemble des personnes clés impliquées dans le développement de la recherche clinique au sein du CSRC, sous l’autorité de la directrice adjointe - recherche clinique.

En se joignant à l’équipe, la personne assurera la planification, l’organisation et le suivi de l’ensemble des activités administratives et financières du CSRC donc aura un rôle pivot dans l’infrastructure. Elle travaillera en support auprès des chercheurs responsables des projets et du personnel de l’équipe de gestion des projets du CSRC. Le CSRC compte à ce jour une trentaine de personnes de professions multiples qui ont le souci d’assurer la réalisation de projets de recherche clinique de haut niveau.

Le CSRC est une structure qui est toujours en déploiement. Le titulaire sera impliqué dans la mise en place de nouveaux processus à implanter. Il sera donc appelé à s’adapter de façon agile à cet environnement innovant et en mouvance mais aura également l’occasion de mettre à profit toutes ses compétences ainsi que son savoir et ses qualités interpersonnelles, afin de contribuer à l’amélioration de cette nouvelle structure en plein essor. Au CSRC, le rôle de chacun est important.

Tes défis

• En collaboration avec la responsable de la faisabilité et gestion financière en recherche clinique, participer au montage des budgets de recherche avec l’industrie pharmaceutique, assurer un suivi trimestriel auprès des membres de l’équipe concernant les éléments à facturer pour tous les budgets gérés par le CSRC, envoyer les demandes de factures à la comptabilité-recherche, faire le suivi des envois de factures aux promoteurs externes et s’assurer de la réception des paiements, effectuer le paiement des examens de recherche dans les secteurs cliniques de l’établissement;
• Être un super-utilisateur du logiciel utilisé pour monter les budgets et être une source de support auprès des membres de l’équipe quant à son utilisation ;
• Assurer la réception, la vérification et le suivi des demandes de services qui parviennent au CSRC via la plateforme électronique centralisée Redcap ;
• Assurer la validation et l’approbation des feuilles de temps de l’équipe en collaboration avec ses cogestionnaires ;
• Faciliter l’intégration et l’accueil des nouvelles recrues dans l’équipe du CSRC (présentation à l’équipe, organisation des espaces de travail, demandes d’accès, etc.).
• Participer à la mise en place de nouveaux processus et procédures qui se développeront au cours de la prochaine année dans le cadre de la mise sur pieds d’un nouveau centre d’investigations cliniques (CIC) qui sera sous la gouverne du CSRC (ex. : e-rendez-vous, suivi de la calibration des appareils, suivi des inventaires de matériel clinique, etc.);
• Organiser les réunions de groupe, en présentiel et/ou en virtuel, rédiger l’ordre du jour et les procès-verbaux et en assurer la diffusion à l’équipe ;
• Produire et rédiger divers types de documents, en assurer la mise à jour et le classement ;
• Effectuer et assurer le suivi des commandes de matériel et des fournitures nécessaires au bon fonctionnement des unités dédiées à la recherche ;
• Offrir du support dans les démarches informatiques avec les équipes TI ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes que lui confie son gestionnaire.
  
  

Tes acquis

• Détenir un diplôme d'études collégiales D.E.C. en bureautique ou dans une discipline pertinente ;
• Avoir de l’expérience en processus administratifs et suivi de facturation ;
• Bilinguisme (français et anglais) exigé, parlé et écrit ;
• Minimum de trois (3) années d’expériences pertinentes idéalement en recherche clinique et/ou en milieu hospitalier ;
• Maitrise de la suite MS Office.
  
  

Tes talents

• Proactif et capable de travailler avec un minimum de supervision ;
• Sens de l’organisation et des responsabilités, souci de la confidentialité ;
• Bonne capacité à gérer les échéanciers serrés, à travailler rapidement ; à gérer plusieurs dossiers simultanément et à gérer son stress ;
• Excellente gestion des priorités, grande capacité d’adaptation ;
• Aimer le travail d’équipe ;
• Solides aptitudes de communication tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Excellentes compétences interpersonnelles.
  
  

Notre offre (Conditions d’emploi)

Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, à temps complet (36.25h/sem), non syndiqué, avec période de probation de 6 mois. La rémunération varie entre 51203.58$ et 68 359.71$ selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

IMPORTANT : nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHU Sainte-Justine. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé."

Si ce poste vous intéresse, veuillez utiliser notre site de recrutement pour postulez en ligne

Fin de l'affichage : 4 juin 2025

Autres avantages2. Des avantages collectifs concurrentiels :3. Des établissements facilement accessibles4. Des services sur place pour vous simplifier la vie:Remarques

• Une conciliation travail et vie personnelle :
• Plan de vacances avantageux
• 20 jours de vacances par année pour le personnel
• 13 jours fériés
• 9,6 jours de maladie par année
• Congé de maternité, de paternité et d’adoption
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille
• Programme d’aide aux employés et à leur famille
• Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
• Située dans le quartier Côte-des-Neiges
• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques
  
  

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.