Adjoint(e) administratif(ive), Services juridiques

Cadillac Fairview; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise innovante recherche un(e) adjoint(e) administratif(ive) pour soutenir les parajuristes et avocats dans la préparation de documents juridiques. Ce rôle essentiel implique la révision de baux, la gestion de la documentation et la communication avec divers intervenants. Vous serez au cœur d'une équipe dynamique, où vos compétences organisationnelles et votre attention aux détails seront mises à profit. Si vous êtes passionné(e) par le droit et que vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Minimum de cinq ans d'expérience dans un rôle administratif lié à la préparation de baux.
• Bonne connaissance de la documentation juridique et des ententes de location.

Responsibilities

• Préparer des ébauches de documents juridiques pour révision.
• Assurer la liaison avec le personnel et les locataires.
• Gérer les priorités pour respecter les délais de préparation.

Skills

Analyse de documents juridiques

Compétences en communication

Organisation

Travail en équipe

Gestion du stress

Service à la clientèle

Révision et relecture

Confidentialité

Education

Diplôme d’études secondaires

Certificat en gestion de bureau

Diplôme en droit

Tools

Microsoft Word

DocuSign

Adobe

Job description

Adjoint(e) administratif(ive), Services juridiques

Sommaire et Objectif principal:

Aider les parajuristes et les avocat(e)s à préparer la documentation juridique, à effectuer des recherches, à préparer la correspondance et à communiquer avec le personnel de l'entreprise, les locataires ou les avocats externes.

Responsabilités reliées à la fonction:

• Réviser les formulaires d’offres et de proposition du locataire ou les demandes de documents afin de préparer toutes les premières ébauches de documents juridiques, y compris les baux et les ententes connexes, pour fins de révision par les parajuristes et les avocat(e)s;
• Déterminer les amendements applicables à la documentation, en examinant, analysant et choisissant parmi les amendements contenus à la base de données de la documentation juridique, les clauses applicables et les plus appropriées;
• Avant la préparation des documents, effectuer un suivi auprès du service de location et de l'équipe de gestion de la propriété afin de clarifier les instructions incomplètes ou incohérentes;
• Identifier les priorités parmi l’importante charge de travail afin de garantir la préparation des documents pour permettre leur examen et leur envoi dans les délais établis dans les objectifs du service juridique;
• Préparer des ébauches de documents selon les instructions reçues du parajuriste ou de l’avocat(e) et ce, sans leur supervision;
• Tenir un agenda afin d’assurer un suivi approprié pour la récupération de la documentation transmise au locataire;
• Mettre à jour et conserver les informations contenues au rapport de suivi des documents juridiques;
• Préparer la première ébauche de tous les sommaires de bail et de leurs amendements;
• Préparer les dossiers de signature de la documentation et s’assurer du suivi de sa signature;
• Rédiger la correspondance relative à la documentation;
• Tenir à jour les répertoires numériques des dossiers du service juridique;
• Préparer les rapports de frais légaux des locataires ou des copropriétaires et traiter les factures d’honoraires selon les besoins;
• Maintenir et mettre à jour les documents précédents;
• Rechercher des informations et des documents dans la bibliothèque virtuelle, selon les besoins;
• Effectuer des recherches au registre des entreprises ou au registre foncier, selon les besoins;
• Préparer et soumettre les comptes de dépenses, selon les besoins;
• Traiter et suivre le paiement des factures, selon les besoins;
• Assister les parajuristes et les avocat(e)s, selon les besoins;
• Assurer la liaison avec les autres services, selon les besoins;
• Aider au suivi du budget des opérations du service juridique, selon les besoins;
• Effectuer toutes les autres tâches connexes qui sont assignées, selon les besoins.

Exigences en matière de compétences :

• Capacité à analyser, interpréter et comprendre l'importance des concepts contenus dans un bail commercial;
• Excellentes compétences en communication, écrite et verbale;
• Solides compétences organisationnelles et administratives;
• Savoir travailler en équipe;
• Capacité à travailler sous pression et gérer le stress;
• Capacité à interagir avec le personnel de tous les niveaux de l'organisation;
• Autonomie dans le travail;
• Compétences en service à la clientèle;
• Compétences en révision et relecture de documents;
• Soucieux des détails;
• Sens de la confidentialité et de la discrétion.

Formation scolaire et expérience requises :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent;
• Certificat ou diplôme en gestion de bureau ou en droit, un atout;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle administratif lié à la préparation de baux et documentation connexe ou expérience juridique équivalente;
• Bonne connaissance de la documentation juridique, des ententes de location et des documents connexes;
• Maîtrise des systèmes informatiques, notamment Microsoft Word, ainsi que de DocuSign et Adobe.