DPA004915 - Attaché(e) d'administration - Service de l'admission

Cégep de Sainte-Foy; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Sainte-Foy recherche un(e) attaché(e) d'administration au service de l'admission pour soutenir les processus d’admission des étudiant(e)s.

Vous planifiez et coordonnez les tours d’admission, analysez les dossiers et assurez le suivi des contrats d’admission, en collaboration avec les partenaires internes et externes. Horaire de 35 heures par semaine; direction: Direction des études - Service de l'admission.

Qualifications

• Diplôme universitaire pertinent (orientation, affaires ou psychoéducation).
• Excellentes compétences rédactionnelles et gestion de dossiers.
• Capacité à planifier et prioriser plusieurs dossiers simultanément.

Responsibilities

• Planifier, coordonner et réaliser les activités liées aux admissions.
• Analyser les dossiers d’admission et vérifier la conformité.
• Gérer les conditions et les contrats d’admission.
• Collaborer pour l’organisation des auditions et journées portes ouvertes.
• Informer et conseiller les candidats sur les exigences et parcours.
• Collaborer avec les services internes pour soutenir la réussite étudiante.

Skills

Rédaction

Gestion de dossiers

Esprit d’analyse

Organisation

Communication

Travail en équipe

Education

Diplôme universitaire pertinent (orientation, affaires, psychoéducation)

Tools

Omnivox

Clara

MS 365

Job description

Le Cégep de Sainte-Foy, une expérience d'emploi enrichissante !

Travailler au Cégep de Sainte-Foy signifie bien plus qu’un emploi. C’est une expérience de travail stimulante et enrichissante, rendue possible grâce à l’esprit de communauté qui nous habite. Dans cette communauté, nous nous soucions les uns des autres, nous sommes ouverts et nous travaillons en collaboration, dans une ambiance chaleureuse, professionnelle et toujours agréable. Cette expérience, il faut la vivre pour pleinement l’apprécier!

Voici à quoi ressemblerait votre quotidien dans notre équipe

La personne titulaire du poste a pour mandat de planifier, coordonner et réaliser les activités liées aux admissions aux programmes d’études du cégep. Elle assure l’analyse et la conformité des dossiers d'admission, contribue au développement et à l'optimisation des processus d'admission et offre un accompagnement personnalisé aux candidates et candidats. Plus précisément, l'attaché(e) d'administration au service de l'admission devra:

Relativement à la planification et à la coordination des admissions

• Planifier, organiser et coordonner les différents tours d'admission en collaboration avec les partenaires internes et externes (SRACQ, établissements scolaires, etc.)
• Rédiger et mettre à jour les procédures d'admission dans une optique d'amélioration continue
• Assurer le respect des échéanciers, des règles institutionnelles et des normes ministérielles en matière d'admission
• Produire différents rapports statistiques

Relativement à l'analyse et le traitement des dossiers d'admission

• Analyser les dossiers d'admission des futur(e)s étudiant(e)s selon les critères d'admission des programmes et les règles en vigueur
• S'assurer de la conformité des dossiers (documents requis, diplômes, relevés de notes, statuts scolaires, etc.)
• Effectuer le contrôle des préalables de programme et des conditions particulières d'admission et élaborer les stratégies de suivi des dossiers avec les préalables manquants

Relativement à la gestion des conditions et des contrats d'admission

• Intervenir auprès des personnes admises avec des unités manquantes ou des conditions à satisfaire
• Préparer et mettre en place les contrats d'admission conditionnelle, en assurer le suivi et le respect
• Collaborer avec les services concernés afin de soutenir la réussite scolaire des étudiant(e)s admis(es) sous condition

Relativement à l'organisation d'activités d'admission

• Participer à l'organisation et à la coordination des auditions, tests physiques, tests de sélection ou entrevues, selon les exigences des programmes
• Collaborer à la planification et à la tenue des soirées d'information, journées portes ouvertes ou autres activités liées au recrutement et à l'admission

Relativement aux tâches d'information, de conseil et d'accompagnement

• Informer et conseiller les futur(e)s étudiant(e)s sur les exigences d'admission, les critères de sélection et les différentes stratégies d'admission possibles
• Répondre aux demandes d'information liées aux parcours scolaires, aux préalables et aux cheminements alternatifs
• Offrir un service à la clientèle professionnel, rigoureux et adapté à une population étudiante diversifiée

Relativement à la collaboration et à la contribution institutionnelle

• Travailler en étroite collaboration avec les aides pédagogiques individuelles, les coordinations de programmes et les autres services du cégep
• Contribuer à l'amélioration continue des pratiques d'admission par l'analyse de données, la formulation de recommandations et la participation à divers comités

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

Scolarité et expérience :

• Détenir un diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié à l'emploi, notamment en sciences de l'orientation, en administration des affaires, en psychoéducation ou tout autre diplôme jugé pertinent dans le cadre de l’emploi.

Profil recherché :

• Posséder les connaissances liées au système d’éducation collégial
• Bonnes capacités de rédaction
• Capacité à gérer plusieurs dossiers de manière autonome
• Capacité à résister au stress associé au traitement d'un grand volume de demandes d'admission
• Esprit d’analyse
• Sens de l’organisation et de la planification
• Habiletés relationnelles, de communication et ouverture d’esprit
• Très bonne connaissance de la langue française
• Agilité en informatique et connaissance de la suite Microsoft 365
• Connaissance du système scolaire hors Québec, un atout
• Connaissance d’Omnivox et de Clara, un atout

Tests : Test de français

La candidate ou le candidat sélectionné(e) devra suivre, à la demande de sa gestionnaire, une formation de "Conseiller(ère) règlementé(e) en immigration pour les étudiant(e)s étrangers (CRIÉÉ)".

De plus, elle ou il devra être en mesure d'offrir une disponibilité accrue à l'extérieur des heures normales de travail pour les événements de recrutement et/ou les périodes les plus intenses d'admission.

Au Cégep de Sainte-Foy, nous croyons que la diversité enrichit notre milieu de travail. C'est pourquoi nous encourageons les personnes issues des groupes visés par le programme d'accès à l'égalité en emploi à soumettre leur candidature. Des mesures d'accommodement peuvent être offertes à chaque étape du processus de sélection, ainsi qu'au moment de l'intégration en emploi. Nous vous invitons à nous faire part de vos besoins. Notez toutefois que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Au plaisir de vous rencontrer !

Poste régulier à temps complet

Date de début/fin de l'affichage à l'interne: du 6 au 13 octobre 2026

Direction : Direction des études - Service de l'admission

Horaire de travail: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi

Nom du/de la supérieur(e) immédiat(e): Annick Bernier