Document Production Specialist

RiseMe; Vancouver; Hybrid; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Health benefits

Disability coverage

Retirement savings plan

Paid time off

Wellness program

Hybrid work environment

Professional development

Team events

Job summary

DLA Piper Canada is seeking a seasoned Document Production Specialist to join the National Document Services team. You will format, prepare and finalize complex legal documents for lawyers and support staff across Canada, leveraging Word, Excel, PowerPoint and Acrobat to ensure accuracy.

You will manage document versions, create blacklines, and provide guidance on best practices while delivering high-quality client service in a fast-paced environment.

Qualifications

• Minimum 5 years in document production, legal support or professional services support.
• Graduate of an accredited Legal Administrative Assistant or Office Administration program.
• Advanced Word, strong Excel, PowerPoint, Outlook and Acrobat proficiency.
• Expertise in styles, numbering, TOCs, cross-references, pdf conversion.

Responsibilities

• Create, revise and format complex legal/business documents in Word.
• Prepare correspondence, agreements, pleadings, reports and slides.
• Produce blacklines, manage versions, convert Word/PDF formats.
• Troubleshoot formatting, conversion and corruption issues.
• Process production requests through national workflows and track progress.
• Review final documents for accuracy and formatting consistency.
• Create PowerPoint presentations, org charts, spreadsheets and graphs.
• Transcribe dictations to generate documents.
• Provide guidance on document formatting best practices.
• Collaborate with IT and support teams on issues and improvements.
• Share knowledge and assist training within the National Document Services team.

Skills

Advanced MS Word

MS Excel

PowerPoint

Attention to detail

Communication skills

Time management

Education

Legal Admin/Office Admin program

Tools

Microsoft Word

Adobe Acrobat Pro

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Outlook

Job description

DLA Piper is a global law firm with lawyers located in more than 40 countries throughout the Americas, Europe, the Middle East, Africa and Asia Pacific, positioning us to help companies with their legal needs around the world. Our mission is to be the leading global business law firm. DLA Piper (Canada) LLP is one of Canada’s leading law firms with a team of innovative, proactive and dedicated lawyers, administrative and support staff who serve our clients in Canada and around the world. We have been rated one of Canada’s Top Employers for Young People since 2022.

If you are committed to delivering exceptional service, are enthusiastic and collaborative, we are looking for you. We are currently looking for a Document Production Specialist to join our National Document Services team to fill a vacancy and invite you to review the job description.

This position may be located in any of our Canadian offices.

Duties & Responsibilities

• Create, revise and format complex legal and business documents using advanced Microsoft Office functionality, including styles, numbering, tables of contents, cross-references, section breaks, headers and footers;
• Prepare and revise correspondence, agreements, pleadings, reports, presentations, spreadsheets and other legal and business documents for lawyers, paralegals and business services teams across DLA Piper Canada from a variety of source materials;
• Create document comparisons and blacklines, manage document versions, and convert documents between Word, PDF and other formats while maintaining formatting integrity;
• Troubleshoot document formatting, conversion and corruption issues and provide practical document production solutions;
• Receive, prioritize and complete document production requests through National Document Services workflows, communicate with DLA Piper team members regarding requirements and timelines, and maintain accurate records of work completed;
• Review completed documents for accuracy, completeness, formatting consistency and alignment with DLA Piper Canada standards and matter-specific requirements;
• Create and revise PowerPoint presentations, organizational charts, Excel spreadsheets and graphs;
• Transcribe dictations to generate a variety of documents;
• Provide technical guidance to lawyers, paralegals and staff regarding DLA Piper document formatting best practices, production options and efficient use of firm-supported tools;
• Collaborate with DLA Piper’s Information Technology, legal support and other business services teams to resolve complex document-related issues;
• Share knowledge and best practices within the National Document Services team, support training and onboarding, and participate in DLA Piper Canada process improvement and technology initiatives; and
• Provide national coverage, overflow assistance and support for DLA Piper Canada special projects and other duties as assigned.

Knowledge, Qualities & Experience Required

• Minimum of 5 years of experience in document production, legal support or professional services support, preferably in a law firm environment;
• Graduate of an accredited Legal Administrative Assistant, Office Administration or related program, or an equivalent combination of education and relevant experience;
• Advanced proficiency in Microsoft Word and strong proficiency in Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook and Adobe Acrobat Professional;
• Demonstrated expertise in styles and numbering, tables of contents, cross-references, document comparisons, PDF conversion, document assembly and mail merge functionality;
• Strong attention to detail and a demonstrated commitment to accuracy and quality control;
• Ability to exercise sound judgment, maintain professionalism and protect confidential client and firm information;
• Dedicated to providing responsive, professional and high-quality service to internal clients;
• Excellent written and verbal communication and interpersonal skills, with the ability to clarify requirements, provide status updates and work effectively with a diverse group of individuals;
• Ability to remain professional and diplomatic while managing multiple clients, competing priorities and tight deadlines in a high-pressure environment;
• Excellent organizational, time management and priority-setting skills;
• Proven problem-solving and technical troubleshooting skills, with the ability to identify and deliver practical solutions;
• Ability to build and maintain effective working relationships and collaborate as part of a national service team; and
• Ability to conduct duties in French is an asset; however the ability to conduct all duties in English is essential. This is due to the cross-Canada and international nature of DLA Piper and the fact that the vast majority of the employees being served by this position are located in Canadian provinces other than Quebec and only read and speak English.

What We Offer

• Comprehensive health benefitsstarting on your first day, including extended health and dental coverage, life insurance, accidental death and dismemberment (AD&D), and emergency out-of-country travel insurance – with 100% of the premiums paid by the firm;
• Disability Coverageincluding both short and long-term disability benefits;
• Retirement savings benefits including a support staff pension plan (firm contributes to the plan and matches staff contributions to a maximum percentage of salary), and a Group RRSP where contributions can be deducted directly from pay;
• Time offincluding competitive vacation time offering based on tenure with the firm, paid sick time and acknowledgment of all statutory and some non-statutory holidays;
• Wellness benefitsincluding an Employee and Family Assistance Plan and an annual fitness/wellness subsidy;
• Hybrid Work Environmentwith the majority of positions having hybrid flexibility;
• Professional Development including support for ongoing continued learning opportunities; and
• Collaborative Team environment with staff and firm-wide events and celebrations throughout the year.

We thank all candidates for their interest, however, only short-listed candidates will be contacted.

DLA Piper Canada encourages all Applicants with disabilities to contact DLA Piper Canada if they require accommodation during the recruitment process. DLA Piper Canada will consult with the Applicant and provide, or arrange for the provision of, suitable accommodation in a manner that considers the Applicant’s accessibility needs due to disability.

DLA Piper est un cabinet d’avocats international dont les avocats sont présents dans plus de 40 pays à travers les Amériques, l’Europe, le Moyen-Orient, l’Afrique et l’Asie-Pacifique, ce qui nous permet d’aider les entreprises à répondre à leurs besoins juridiques partout dans le monde. Notre mission est de devenir le principal cabinet d’affaires au monde. DLA Piper (Canada) S.E.N.C.R.L est l’un des premiers cabinets d’avocats, de professionnels de l’administration et du soutien innovant, proactifs et dévoués, qui servent nos clients au Canada et à l'échelle mondiale. Nous sommes reconnus comme l'un des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada depuis 2022.

Si vous avez à cœur d’offrir un service exceptionnel, que vous êtes enthousiaste et que vous aimez collaborer, nous sommes à la recherche de personnes comme vous. Nous sommes à la recherche d’un ou d’une spécialiste de la production de documents pour pourvoir un poste vacant au sein de notre équipe nationale des services documentaires, et nous vous invitons à consulter la description de poste ci-dessous.

Ce poste peut être basé dans n'importe lequel de nos bureaux canadiens.

Fonctions et responsabilités

• Créer, réviser et mettre en forme des documents juridiques et commerciaux complexes en utilisant les fonctionnalités avancées de Microsoft Office, notamment les styles, la numérotation, les tables des matières, les renvois, les sauts de section, les en-têtes et les pieds de page;
• Préparer et réviser la correspondance, les conventions, les actes de procédure, les rapports, les présentations, les feuilles de calcul et d’autres documents juridiques et commerciaux pour les avocats, les parajuristes et les équipes des services administratifs de DLA Piper Canada à partir de diverses sources de documents;
• Réaliser des comparaisons de documents et des versions de type « blackline », gérer les versions de documents et convertir des documents entre les formats Word, PDF et autres, tout en préservant l’intégrité de la mise en forme;
• Résoudre les problèmes de mise en forme, de conversion et de corruption de documents et proposer des solutions pratiques de production de documents;
• Recevoir, prioriser et exécuter les demandes de production de documents par le biais des flux de travail de l’équipe nationale des services documentaires, communiquer avec les membres de l’équipe de DLA Piper concernant les exigences et les échéanciers, et tenir des registres précis du travail accompli;
• Réviser les documents finalisés pour en assurer l'exactitude, l'exhaustivité, la cohérence de la mise en forme et la conformité avec les normes de DLA Piper Canada et les exigences propres aux dossiers;
• Créer et réviser des présentations PowerPoint, des organigrammes, des feuilles de calcul et des graphiques Excel;
• Transcrire des dictées pour générer une variété de documents;
• Fournir des conseils techniques aux avocats, aux parajuristes et au personnel concernant les meilleures pratiques de mise en forme de documents de DLA Piper, les options de production et l’utilisation efficace des outils pris en charge par le cabinet;
• Collaborer avec l'équipe des technologies de l'information de DLA Piper, les équipes de soutien juridique et d'autres services administratifs pour résoudre des problèmes documentaires complexes;
• Partager ses connaissances et les meilleures pratiques au sein de l'équipe nationale des services documentaires, soutenir la formation et l'intégration, et participer aux initiatives d'amélioration des processus et de la technologie de DLA Piper Canada; et
• Assurer une couverture nationale, fournir une assistance en cas de surcharge de travail et soutenir les projets spéciaux de DLA Piper Canada, ainsi que toute autre tâche qui pourrait être confiée.

Connaissances, qualités et expérience requises

• Minimum de 5 ans d’expérience en production de documents, en soutien juridique ou en soutien aux services professionnels, de préférence au sein d’un cabinet d’avocats;
• Diplôme d’un programme agréé d’adjoint juridique, d’administration de bureau ou d’un programme connexe, ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinente;
• Maîtrise avancée de Microsoft Word et solide maîtrise de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook et Adobe Acrobat Professional;
• Expertise démontrée dans la gestion des styles et de la numérotation, des tables des matières, des renvois, des comparaisons de documents, de la conversion en PDF, de l’assemblage de documents et du publipostage;
• Grand souci du détail et engagement démontré envers l’exactitude et le contrôle de la qualité;
• Capacité à faire preuve d'un jugement sûr, à maintenir son professionnalisme et à protéger les renseignements confidentiels des clients et du cabinet;
• Volonté d'offrir un service réactif, professionnel et de haute qualité aux clients internes;
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale et excellentes aptitudes interpersonnelles, avec la capacité de clarifier les exigences, de fournir des mises à jour sur l’état d’avancement des projets et de travailler efficacement avec un groupe diversifié de personnes;
• Capacité à rester professionnel et diplomate tout en gérant plusieurs clients, des priorités concurrentes et des échéances serrées dans un environnement à forte pression;
• Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’établissement des priorités;
• Compétences éprouvées en résolution de problèmes et en dépannage technique, avec la capacité d’identifier et de mettre en œuvre des solutions pratiques;
• Capacité à nouer et à maintenir des relations de travail efficaces et à collaborer au sein d'une équipe de service nationale; et
• La capacité d’exercer ses fonctions en français est un atout; toutefois, la capacité d’exercer toutes ses fonctions en anglais est essentielle. Cela est dû à la nature pancanadienne et internationale de DLA Piper et au fait que la grande majorité des employés desservis par ce poste se trouvent dans des provinces canadiennes autres que le Québec et ne lisent et ne parlent que l’anglais.

Ce que nous offrons

• Avantages sociaux dès votre premier jour, incluant une couverture santé étendue et dentaire, une assurance vie, une assurance décès et mutilation accidentels (DMA), ainsi qu'une assurance voyage d'urgence à l'étranger - avec 100% des primes payées par le cabinet;
• Couverture d'invalidité comprenant des prestations d'invalidité de courte et de longue durée;
• Régimes d'épargne-retraite, incluant un régime de pension pour le personnel de soutien (le cabinet cotise au régime et égalise les cotisations des employés jusqu'à un certain pourcentage du salaire), ainsi qu'un REER collectif avec des cotisations prélevées directement sur la paie;
• Congés et absence,incluant des jours de vacances compétitifs attribués en fonction de l'ancienneté, des congés de maladie payés, ainsi que la reconnaissance de tous les jours fériés légaux et de certains jours fériés supplémentaires;
• Programme de bien-être, incluant un programme d'aide aux employés et à leur famille, ainsi qu'une allocation annuelle pour le conditionnement physique et le bien-être;
• Environnement de travail hybride, avec la plupart des postes bénéficiant d’une flexibilité hybride;
• Développement professionnel, incluant le soutien à la formation continue;
• Milieu de travail collaboratif, avec des événements et des célébrations organisés à l'échelle de l'équipe et du cabinet tout au long de l'année.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

DLA Piper Canada encourage les personnes en situation de handicap à communiquer avec DLA Piper Canada si elles ont besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement. DLA Piper Canada consultera le/la candidat(e) et fournira, ou prendra les dispositions nécessaires pour fournir des mesures d'adaptation appropriées tenant compte de leurs besoin en matière d'accessibilité.