Document Production Specialist

DLA Piper LLP; Calgary; Hybrid; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé et dentaires

Assurance vie et invalidité

Épargne-retraite collectif

Congés et jours fériés

Programme de bien-être

Hybride

Job summary

DLA Piper Canada recherche un spécialiste de la production de documents pour soutenir l’équipe nationale des services documentaires. Le rôle implique la création, la révision et la mise en forme de documents juridiques et commerciaux, en utilisant Word, Excel et PowerPoint, et la gestion des versions.

Vous travaillerez en mode hybride, collaborerez avec des avocats et parajuristes et assurerez le respect des normes de qualité et de confidentialité propres au cabinet.

Qualifications

• Minimum de 5 ans d’expérience en production de documents ou soutien juridique.
• Diplôme d’un programme agréé d’adjoint juridique ou expérience équivalente.
• Maîtrise avancée de Word et de la suite Microsoft (Excel, PowerPoint, Outlook) et d’Adobe Acrobat Pro.
• Expertise démontrée dans la gestion des styles et de la numérotation, des tables des matières et des renvois.

Responsibilities

• Créer, réviser et mettre en forme des documents juridiques et commerciaux complexes.
• Préparer et réviser la correspondance, les actes et les rapports pour les avocats et les équipes.
• Réaliser des comparaisons de documents et des versions « blackline » et convertir des documents entre Word et PDF.

Skills

Word avancé

Excel avancé

PowerPoint

Outlook

Adobe Acrobat Pro

Mise en forme avancée

Education

Diplôme d’un programme agréé d’adjoint juridique

Tools

PDF

Job description

DLA Piper est un cabinet d’avocats international dont les avocats sont présents dans plus de 40 pays à travers les Amériques, l’Europe, le Moyen-Orient, l’Afrique et l’Asie-Pacifique, ce qui nous permet d’aider les entreprises à répondre à leurs besoins juridiques partout dans le monde. Notre mission est de devenir le principal cabinet d’avocats d’affaires au monde. DLA Piper (Canada) S.E.N.C.R.L est l’un des principaux cabinets d’avocats, de professionnels de l’administration et du soutien innovant, proactifs et dévoués, qui servent nos clients au Canada et à l'échelle mondiale. Nous sommes reconnus comme l'un des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada depuis 2022.

Si vous avez à cœur d’offrir un service exceptionnel, que vous êtes enthousiaste et que vous aimez collaborer, nous sommes à la recherche de personnes comme vous. Nous sommes à la recherche d’un ou d’une spécialiste de la production de documents pour pourvoir un poste vacant au sein de notre équipe nationale des services documentaires, et nous vous invitons à consulter la description de poste ci-dessous.

Ce poste peut être basé dans n'importe lequel de nos bureaux canadiens.

Fonctions et responsabilités

• Créer, réviser et mettre en forme des documents juridiques et commerciaux complexes en utilisant les fonctionnalités avancées de Microsoft Office, notamment les styles, la numérotation, les tables des matières, les renvois, les sauts de section, les en-têtes et les pieds de page;
• Préparer et réviser la correspondance, les conventions, les actes de procédure, les rapports, les présentations, les feuilles de calcul et d’autres documents juridiques et commerciaux pour les avocats, les parajuristes et les équipes des services administratifs de DLA Piper Canada à partir de diverses sources de documents;
• Réaliser des comparaisons de documents et des versions de type « blackline », gérer les versions de documents et convertir des documents entre les formats Word, PDF et autres, tout en préservant l’intégrité de la mise en forme;
• Résoudre les problèmes de mise en forme, de conversion et de corruption de documents et proposer des solutions pratiques de production de documents;
• Recevoir, prioriser et exécuter les demandes de production de documents par le biais des flux de travail de l’équipe nationale des services documentaires, communiquer avec les membres de l’équipe de DLA Piper concernant les exigences et les échéanciers, et tenir des registres précis du travail accompli;
• Réviser les documents finalisés pour en assurer l'exactitude, l'exhaustivité, la cohérence de la mise en forme et la conformité avec les normes de DLA Piper Canada et les exigences propres aux dossiers;
• Créer et réviser des présentations PowerPoint, des organigrammes, des feuilles de calcul et des graphiques Excel;
• Transcrire des dictées pour générer une variété de documents;
• Fournir des conseils techniques aux avocats, aux parajuristes et au personnel concernant les meilleures pratiques de mise en forme de documents de DLA Piper, les options de production et l’utilisation efficace des outils pris en charge par le cabinet;
• Collaborer avec l'équipe des technologies de l'information de DLA Piper, les équipes de soutien juridique et d'autres services administratifs pour résoudre des problèmes documentaires complexes;
• Partager ses connaissances et ses meilleures pratiques au sein de l'équipe nationale des services documentaires, soutenir la formation et l'intégration, et participer aux initiatives d'amélioration des processus et de la technologie de DLA Piper Canada; et
• Assurer une couverture nationale, fournir une assistance en cas de surcharge de travail et soutenir les projets spéciaux de DLA Piper Canada, ainsi que toute autre tâche qui pourrait être confiée.

Connaissances, qualités et expérience requises

• Minimum de 5 ans d’expérience en production de documents, en soutien juridique ou en soutien aux services professionnels, de préférence au sein d’un cabinet d’avocats;
• Diplôme d’un programme agréé d’adjoint juridique, d’administration de bureau ou d’un programme connexe, ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinente;
• Maîtrise avancée de Microsoft Word et solide maîtrise de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook et Adobe Acrobat Professional;
• Expertise démontrée dans la gestion des styles et de la numérotation, des tables des matières, des renvois, des comparaisons de documents, de la conversion en PDF, de l’assemblage de documents et du publipostage;
• Grand souci du détail et engagement démontré envers l’exactitude et le contrôle de la qualité;
• Capacité à faire preuve d'un jugement sûr, à maintenir son professionnalisme et à protéger les renseignements confidentiels des clients et du cabinet;
• Volonté d'offrir un service réactif, professionnel et de haute qualité aux clients internes;
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale et excellentes aptitudes interpersonnelles, avec la capacité de clarifier les exigences, de fournir des mises à jour sur l’état d’avancement des projets et de travailler efficacement avec un groupe diversifié de personnes;
• Capacité à rester professionnel et diplomate tout en gérant plusieurs clients, des priorités concurrentes et des échéances serrées dans un environnement à forte pression;
• Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’établissement des priorités;
• Compétences éprouvées en résolution de problèmes et en dépannage technique, avec la capacité d’identifier et de mettre en œuvre des solutions pratiques;
• Capacité à nouer et à maintenir des relations de travail efficaces et à collaborer au sein d'une équipe de service nationale; et
• La capacité d’exercer ses fonctions en français est un atout; toutefois, la capacité d’exercer toutes ses fonctions en anglais est essentielle. Cela est dû à la nature pancanadienne et internationale de DLA Piper et au fait que la grande majorité des employés desservis par ce poste se trouvent dans des provinces canadiennes autres que le Québec et ne lisent et ne parlent que l’anglais.

Ce que nous offrons

• Avantages sociaux dès votre premier jour, incluant une couverture santé étendue et dentaire, une assurance vie, une assurance décès et mutilation accidentels (DMA), ainsi qu'une assurance voyage d'urgence à l'étranger - avec 100% des primes payées par le cabinet;
• Couverture d'invalidité comprenant des prestations d'invalidité de courte et de longue durée;
• Régimes d'épargne-retraite, incluant un régime de pension pour le personnel de soutien (le cabinet cotise au régime et égalise les cotisations des employés jusqu'à un certain pourcentage du salaire), ainsi qu'un REER collectif avec des cotisations prélevées directement sur la paie;
• Congés et absence,incluant des jours de vacances compétitifs attribués en fonction de l'ancienneté, des congés de maladie payés, ainsi que la reconnaissance de tous les jours fériés légaux et de certains jours fériés supplémentaires;
• Programme de bien-être, incluant un programme d'aide aux employés et à leur famille, ainsi qu'une allocation annuelle pour le conditionnement physique et le bien-être;
• Environnement de travail hybride, avec la plupart des postes bénéficiant d’une flexibilité hybride;
• Développement professionnel, incluant le soutien à la formation continue;
• Milieu de travail collaboratif, avec des événements et des célébrations organisés à l'échelle de l'équipe et du cabinet tout au long de l'année.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

DLA Piper Canada encourage les personnes en situation de handicap à communiquer avec DLA Piper Canada si elles ont besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement. DLA Piper Canada consultera le/la candidat(e) et fournira, ou prendra les dispositions nécessaires pour fournir des mesures d'adaptation appropriées tenant compte de leurs besoin en matière d'accessibilité.