Coordonnateur(trice) des installations / Facilities Coordinator - Trois-Rivieres

CBRE Group, Inc.; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

CBRE Group, Inc. recherche un(e) Coordonnateur(trice) des installations et des fournisseurs pour assurer la réalisation des tâches et des ordres de travail liés aux installations.

Le rôle s’inscrit dans la gestion des installations et implique la collaboration avec bailleurs, locataires et prestataires afin d’appliquer procédures, de collecter des rapports et de suivre l’avancement des travaux sur des actifs variés.

Qualifications

• Expérience en coordination des installations et des services externalisés.
• Capacité à accueillir les demandes clients et à suivre les ordres de travail.
• Aptitude à classer et archiver les documents liés aux fournisseurs et départements.

Responsibilities

• Travailler avec bailleurs, locataires et prestataires pour appliquer procédures et formats de rapport.
• Recevoir les demandes des clients et les bons de travail.
• Récupérer des rapports pour connaître l’état d’avancement des travaux.
• Classer les bons de travail, propositions et dossiers soumis par les fournisseurs.
• Surveiller les activités hors du bâtiment et veiller au recyclage et à l’élimination des déchets.
• Suivre les instructions et poser des questions de clarification.
• Répondre aux demandes ou plaintes des clients, collègues et superviseurs.
• Appliquer les procédures existantes et exercer un pouvoir discrétionnaire avec parcimonie.
• Réaliser les tâches selon les méthodes définies et sous supervision.

Skills

Coordination

Gestion des fournisseurs

Relation client

Gestion des installations

Job description

Solutions espaces globales (SEG) Local est une firme spécialisée en gestion d’installations offrant des services matériels sur mesure.

Nous fournissons directement ces services tout en collaborant avec les meilleurs partenaires pour proposer des solutions personnalisées de gestion d’installations et de projets.

Notre approche se distingue par la responsabilisation de notre équipe, ce qui nous permet d’offrir des services agiles et efficaces.

En plus de nos services principaux, notre plateforme donne accès à nos services spécialisés: ESG, services-conseils en sécurité, stratégie en milieu de travail et expérience en milieu de travail.

À propos du poste:

En tant que coordonnateur(trice) des installations et des fournisseurs, vous travaillerez avec les clients, les fournisseurs et les entrepreneurs pour s’assurer que les tâches et les ordres de travail liés aux installations sont réalisés

Ce poste appartient au secteur de la Gestion des installations, qui se concentre sur tous les aspects des opérations d’un ensemble d’actifs, en offrant un soutien aux gestionnaires d’installations pour les réparations et les plans d’investissement.

Vos responsabilités:

• Travailler avec les bailleurs, les locataires et les prestataires de services pour s’assurer qu’ils mettent en œuvre et reconnaissent l’ensemble des procédures, des politiques et des formats de rapport.
• Accueillir toutes les demandes des clients et recevoir les bons de travail.
• Recueillir des rapports d’information pour connaître les résultats et l’état d’avancement des travaux.
• Classer les bons de travail, les propositions, les dossiers des départements et autres documents soumis par les fournisseurs.
• Contrôler les activités qui se déroulent à l’extérieur du bâtiment, tels que l’élimination correcte des déchets et le recyclage.
• Suivre les instructions, la correspondance sommaire et les notes de service et poser des questions de clarification.
• Répondre aux demandes normales ou aux plaintes émanant de clients, de collègues et de superviseurs.
• Appliquer les procédures existantes pour résoudre de front les problèmes tout en ayant la possibilité d’exercer son pouvoir discrétionnaire.
• Mener à bien ses tâches et ses fonctions tout en respectant les méthodes de travail telles qu’elles ont été définies.
• Réaliser son travail en suivant des procédures et des processus établis, tout en bénéficiant d’une étroite supervision et de conseils.

Global Workplace Solutions (GWS) Local is a hard services-led, tailored facility management solution. We self-perform hard services while partnering with best-in-class soft service providers to offer custom facility and project management solutions to our clients. We focus on empowering our team with a high-level of downstream accountability, resulting in an agile and efficient service delivery.

In addition to our core facility and project management capabilities, our platform offers direct access to our Best-in-Class services including ESG, Security Consulting, Workplace Strategy, and Workplace Experience.

About the Role:

As a CBRE Facilities Coordinator, you will work with clients, vendors, and contractors to ensure that facility tasks and work orders are complete.

This job is a part of the Facilities Management functional area which focuses on all aspects of the operations of a set of assets, providing support to the Property Managers regarding all repairs and investment plans.

What You’ll Do:

• Work with landlords, tenants, and service providers to make sure they implement and recognize all procedures, policies, and reporting formats.
• Acknowledge all client inquiries and collect work orders.
• Collect information reports to find out performance and progress status.
• File work orders, proposals, department files, and other paperwork submitted by vendors.
• Monitor activities that happen outside the building, such as proper waste disposal and recycling.
• Follow instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions.
• Respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and supervisors.
• Use existing procedures to solve straightforward problems while having a limited opportunity to exercise discretion.
• Impact through clearly defined duties, methods, and tasks are described in detail.
• Deliver own output by following defined procedures and processes under close supervision and guidance.