Coordonnateur en gestion documentaire de projets/Project Document Management Coordinator

FoxBravo Consulting Inc.; Montreal; Hybrid; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération concurrentielle

Fonds mensuel consacré au bien‑être

10 journées personnelles de bien‑être

Bonification REER et assurances

Programme annuel de partage des profis

Excellente ambiance de travail

Vacances annuelles selon expérience

Job summary

FoxBravo Consulting Inc. est une firme d’ingénierie spécialisée dans la conception, l’analyse et l’optimisation de solutions technologiques complexes.

Nous cherchons une personne organisée et rigoureuse pour assurer la coordination et le suivi documentaire de projets majeurs d’ingénierie et de construction. En collaboration avec le gestionnaire de projet, les équipes techniques, les clients et les fournisseurs, vous contribuerez à la qualité, à la traçabilité et à la disponibilité des documents

Qualifications

• Formation collégiale en documentation, administration, bureautique ou équivalent.
• Expérience pertinente en gestion documentaire et soutien administratif de projets techniques.
• Bonne maîtrise d’Excel, Word et Outlook; anglais fonctionnel.
• Connaissance des plateformes de gestion documentaire (SharePoint/Autodesk/Procore) est un atout.

Responsibilities

• Recevoir, enregistrer, classer et distribuer les documents de projet selon les procédures.
• Vérifier la conformité documentaire des livrables (numérotation, titres, révisions).
• Tenir à jour le registre principal des documents et les tableaux de suivi.
• Préparer et transmettre les bordereaux d’envoi et assurer la traçabilité.
• Suivre les circuits de révision et d’approbation et relancer les retards.
• Contrôler les versions, le classement et l’archivage des documents remplacés.
• Aider les intervenants dans le dépôt et la consultation des documents.
• Produire les rapports de suivi et participer aux réunions de coordination.
• Contribuer à la préparation des dossiers de clôture.
• Appliquer les procédures et proposer des améliorations pratiques.

Skills

Gestion documentaire

Rigueur

Organisation

Communication bilingue

Autonomie

Travail d'équipe

Relation client

Education

Formation collégiale en documentation

Administration/Bureautique

Tools

SharePoint

Aconex

Procore

Autodesk Construction Cloud

Job description

FoxBravo Consulting est une firme d’ingénierie spécialisée dans la conception, l’analyse et l’optimisation de solutions technologiques complexes. Fondée par un ingénieur-conseil d’expérience, l’entreprise accompagne ses clients dans leurs projets d’innovation, de modernisation et de transformation industrielle. Au-delà de notre expertise en pratique de l’ingénierie, FoxBravo se démarque dans son investissement sur le capital humain, à travers des initiatives d’activités et de rémunération jamais vues sur le marché du travail.

FoxBravo recherche une personne organisée et rigoureuse pour assurer la coordination et le suivi documentaire de projets majeurs d’ingénierie et de construction. En collaboration avec le gestionnaire de projet, les équipes techniques, les clients, les fournisseurs et les entrepreneurs, vous contribuerez à la qualité, à la disponibilité et à la traçabilité des documents tout au long du projet.

Lieu : hybride - Télétravail et bureau client au centre-ville

Vos principales responsabilités

• Recevoir, enregistrer, classer et distribuer les documents de projet selon les procédures établies.
• Vérifier la conformité documentaire des livrables : numérotation, titres, révisions, statut, format et renseignements requis.
• Tenir à jour le registre principal des documents et les tableaux de suivi des livrables.
• Préparer et transmettre les bordereaux d’envoi de documents et assurer la traçabilité des échanges.
• Suivre les circuits de révision et d’approbation, effectuer les relances et signaler les retards au gestionnaire de projet.
• Assurer le contrôle des versions, le classement et l’archivage des documents remplacés.
• Soutenir les intervenants dans le dépôt, la recherche et la consultation des documents.
• Produire les rapports de suivi documentaire et participer aux rencontres de coordination au besoin.
• Contribuer à la préparation des dossiers de clôture, incluant les plans tels que construits, les manuels et les livrables finaux.
• Appliquer les procédures de gestion documentaire et proposer des améliorations pratiques.

La vérification porte sur la conformité documentaire; l’approbation du contenu technique relève des professionnels responsables.

Votre parcours et expérience

• Formation collégiale en documentation, administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Environ 1 à 4 ans d’expérience pertinente en gestion documentaire ou en soutien administratif de projets techniques.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.
• Aisance avec les plateformes de gestion documentaire; connaissance de SharePoint, Aconex, Procore ou Autodesk Construction Cloud, un atout.
• Expérience dans une firme d’ingénierie, auprès d’un entrepreneur ou sur un projet industriel, minier, énergétique ou d’infrastructure, un atout.
• Familiarité avec les plans, devis, documents fournisseurs et processus de révision technique, un atout.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais pour collaborer avec les intervenants du projet.
• Rigueur, souci du détail et sens de l’organisation.
• Capacité à gérer plusieurs demandes, à respecter les échéances et à effectuer des suivis.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe; attitude collaborative et positive.

Ce que vous obtiendrez

• Rémunération concurrentielle.
• Fonds mensuel consacré au bien‑être des employés.
• 10 journées personnelles de bien‑être par année.
• Bonification annuelle en compensation du REER et des assurances.
• Programme annuel de partage des profits.
• Excellente ambiance de travail.
• Vacances annuelles selon l’expérience professionnelle reconnue par l’entreprise et dans le respect de l’équité interne.

*Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte. FoxBravo favorise l’équité en emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes, sans égard au genre, à l’identité ou à l’expression de genre. *