Coordonnateur des services aux locataires

BGIS Global Integrated Solutions Realty; Rigaud; On-site; CAD 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

BGIS Global Integrated Solutions Realty recherche un Coordonnateur·rice des services aux locataires pour soutenir les clients en coordonnant des projets d’entretien et des changements d’espace de travail. Vous assurerez la définition des portées, des appels d’offres et le suivi des performances des entrepreneurs.

Le poste exige une expérience en gestion de projets, de bonnes compétences relationnelles et une connaissance des processus d’appels d’offres et de financement.

Qualifications

• Expérience liée à l’affectation – gestion des installations ou équivalent.
• Maîtrise des principes de gestion de projets et de coordination.
• Bonnes aptitudes en communication et relation client.

Responsibilities

• Recevoir et prioriser les demandes de service liées aux locataires et assurer le suivi.
• Coordonner avec les gestionnaires d’installations et les entrepreneurs pour des projets à petite échelle.
• Planifier et superviser les équipes internes et sous-traitants; suivre l’avancement et la qualité du travail.

Skills

Gestion de projets

Communication efficace

Coordination

CAD

Education

Études secondaires + cours technique ou commercial

Tools

MS Office

CAD

Job description

Description de l'entreprise

BGIS Global Integrated Solutions Realty offre des services immobiliers innovants aux propriétaires et aux locataires ayant des besoins complexes en matière de vente au détail, de bureaux et d’industries. Grâce à ses technologies avancées, à ses ressources spécialisées et à son expertise sectorielle, BGIS accompagne ses clients dans la gestion et l’optimisation de leurs espaces locatifs. L’entreprise se distingue par sa capacité à proposer des solutions adaptées aux environnements immobiliers sophistiqués et aux exigences opérationnelles élevées. Rejoindre BGIS, c’est évoluer dans un contexte professionnel dynamique, axé sur le service, l’innovation et la collaboration avec des équipes multidisciplinaires.

Description du poste

En tant que Coordonnateur·rice des services aux locataires, vous soutenez les clients de BGIS en coordonnant la réalisation de projets d’entretien à petite échelle, les changements d’espace de travail, les services de conception et les services de bureau. Il coordonne la résolution des problèmes des locataires liés à la réalisation des projets de services aux locataires. Il est également responsable de la définition de la portée et des spécifications, des appels d’offres, de l’administration financière et de la surveillance du rendement des entrepreneurs pour les projets de services aux locataires et les projets relatifs aux caractéristiques de base de l’immeuble.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Projets spécifiques :

• Recevoir, traiter et valider les demandes de service reçues par téléphone, par courriel et lors de visites en personne, et assurer le suivi des appels de service et des bons de travail (tenir à jour une feuille de suivi de chaque projet).
• Collaborer avec les gestionnaires des installations pour réaliser des projets de services aux locataires à petite échelle; déterminer les compétences requises, aider à la sélection des entrepreneurs et assurer le suivi du rendement.
• Coordonner, planifier et superviser les employés de BGIS et des sous-traitants afin de réaliser les projets de services aux locataires requis dans le cadre de la portée du poste.
• Collaborer avec de nombreuses parties prenantes pour assurer l’achèvement en temps opportun du projet, le respect de la portée, des exigences budgétaires et conserver la satisfaction de la clientèle.
• Participer à l’élaboration des estimations des coûts d’ingénierie de projet en interne, des solutions de rechange du concept de conception, des normes et des procédures, et du mandat du conseiller.
• Gérer et superviser le rendement des conseillers en conception et des entrepreneurs tout au long du projet, en cernant et en résolvant les problèmes, tout en surveillant et en assurant la qualité du service.
• Examiner le travail effectué par les entrepreneurs, signaler les irrégularités au gestionnaire des installations et demander des bons de commande.

Santé et sécurité :

• S’assurer que les projets sont réalisés conformément à toutes les exigences réglementaires, environnementales et relatives à la santé et la sécurité.
• Respecter les procédures de l’entreprise afin d’assurer le maintien d’un environnement sécuritaire pour tous.
• Envoyer, recevoir, examiner et assurer le suivi de la documentation sur la santé et la sécurité.
• Gérer le temps et l’espace des activités de construction pour s’assurer qu’il n’y a pas de risques conflictuels en matière de sécurité.
• Vérifier les exigences en matière de sécurité des clients et s’assurer que les fournisseurs de services s’y conforment avant d’entrer dans la propriété d’un client.
• Vérifier les exigences en matière de sécurité des clients et s’assurer que les fournisseurs de services s’y conforment avant d’entrer dans la propriété d’un client.
• Créer et soumettre tous les documents relatifs aux projets, la justification du financement et les modèles d’approbation, y compris, mais sans s’y limiter, la portée et les spécifications, les appels d’offres, l’administration financière et la surveillance du rendement des entrepreneurs.
• Satisfaire à toutes les exigences en matière de documentation et de soumission.

Finances et facturation :

• Examiner les factures des travaux accordés en sous-traitance et corriger les irrégularités.
• Rédiger divers documents touchant le financement que les locataires peuvent examiner et engager les fonds nécessaires pour les services demandés.
• Examiner tous les devis et documents touchant le financement pour vérifier qu’ils sont exacts et dûment remplis.

Analyse et gestion des données :

• Faire le suivi de tous les projets et échéanciers, en fournissant des mises à jour régulières sur l’état d’avancement.
• Assurer le suivi des totaux du projet et en faire rapport chaque mois.

Gestion relationnelle :

• Établir et entretenir des relations constructives avec les clients.
• Gérer les exigences des parties prenantes, les changements de portée et les attentes par rapport au projet.
• Achèvement des études secondaires et d’un cours technique ou commercial spécialisé.
• D’une à trois années d’expérience particulière liée à l’affectation – gestion des installations, roulement, infrastructures des installations, secteur de l’industrie cliente, secteur gouvernemental, etc.
• Bonnes aptitudes en gestion de la clientèle ou service à la clientèle.
• Aptitudes interpersonnelles efficaces, en portant une attention particulière sur la communication (orale et écrite).
• Connaissance des processus de réalisation de projet et d’appel d’offres.
• Connaissance générale des systèmes en place dans les immeubles commerciaux et/ou de la construction.
• Solides aptitudes en organisation, en coordination et en documentation, doublées de la capacité à exécuter plusieurs tâches.
• Capacité à travailler de façon autonome.
• Maîtrise du format CAD, un atout.
• Maîtrise de la suite Office de Microsoft et des logiciels de courriel.

Permis ou agréments professionnels

• Permis de conduire valide, au besoin.

DIMENSIONS DU RÔLE

Gestion de projets :

• Diriger de petits projets peu complexes : une discipline, même groupe de travail, même emplacement.
• La communication entend apporter des éclaircissements, traiter des demandes de service, livrer des directives, assurer la formation, expliquer les approches.
• Connaissances pratiques dans un domaine spécialisé.

Résolution de problèmes et innovation :

• le travail exige de comprendre la nature du défi, d’analyser les données et de mettre en œuvre les mesures appropriées. Parfois, la marche à suivre doit être déterminée très rapidement, et les solutions peuvent exiger la connaissance d’une à trois applications logicielles.