Gestionnaire des Installations

BGIS; Quebec; On-site; CAD 65,000 - 95,000; Full time

Job summary

BGIS, leader de services immobiliers, recherche un gestionnaire des installations pour superviser les activités quotidiennes de l’équipe et coordonner avec les clients et les fournisseurs. Vous dirigerez la gestion des intervenants, l’analyse des données et l’implémentation de processus, assurant le bon fonctionnement opérationnel et le respect des normes.

Vous piloterez les aspects financiers et la conformité, avec un fort accent sur la qualité et le service client, tout en encadrant l’équipe

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans en gestion des installations ou gestion des fournisseurs.
• Bonnes capacités d’organisation, planification et gestion de projets.
• Rédaction technique et communication claire en français.
• Capacités de communication orale et écrite et aptitude à la formation et la présentation.
• Excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes.

Responsibilities

• Participer au recrutement et encadrement des membres de l’équipe.
• Gérer les bons de travail et les fournisseurs selon le processus établi.
• Gérer le budget, les rapports et la conformité des activités.
• Servir de point de contact principal entre le client BGIS et les parties prenantes.
• Fournir des rapports et assurer le suivi des interventions et garanties.
• Maintenir la précision des données dans les systèmes et assurer le respect des procédures.

Skills

Organisation

Gestion de projet

Rédaction technique

Communication écrite

Formation et présentation

Analyse et résolution

Processus et conformité

Communication orale

Autonomie

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Power BI

Job description

À propos de BGIS

BGIS est un chef de file de la prestation de services immobiliers et de services personnalisés de gestion des installations. Grâce à notre équipe combinée de plus de 6 500 personnes à l’échelle mondiale, nous encourageons sans cesse l’innovation par l’intermédiaire des services que nous offrons, en cherchant activement de nouvelles occasions qui stimuleront la créativité pour les entreprises de nos clients. Nous gérons des portefeuilles clients comptant plus de 320 millions de pieds carrés de superficie dans plus de 30 000 emplacements en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen‑Orient, en Australie et en Asie.

Job Description

Sous la direction et les conseils généraux du gestionnaire régional, Services immobiliers, le gestionnaire des installations sera responsable de la gestion des activités quotidiennes de l’équipe Services immobiliers. Il supervisera les activités de gestion des fournisseurs, l’analyse des données, la production de rapports et la mise en œuvre de processus et d’initiatives connexes.

SOMMAIRE

Le gestionnaire des installations assure le bon fonctionnement quotidien de l’équipe, la coordination avec les clients, la gestion des budgets, la conformité aux normes et la continuité opérationnelle.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Direction de personnel

• Participer pleinement au recrutement de talents.
• Fournir du mentorat, de l’encadrement et de l’orientation aux membres de l’équipe.
• Recommander de manière objective des ajustements à la rémunération.
• Gérer tous les aspects du rendement.

Gestion des installations

• Générer et envoyer les bons de travail (BT) de demande de service aux fournisseurs conformément au processus établi.
• Examiner les bons de travail prioritaires, communiquer avec les fournisseurs et assurer un suivi rapide.
• Examiner les bons de travail envoyés au GDI, les fermer ou les réattribuer.
• Inspecter les bons de travail fermés par les fournisseurs et s’assurer que les détails de clôture complets sont fournis.
• Produire un rapport sur les bons de travail ouverts et vérifier l’état avec les fournisseurs appropriés.
• Mettre à jour l’état du BT lorsqu’il est terminé ou résolu.
• Répondre aux demandes des fournisseurs concernant les problèmes liés aux bons de travail.
• Répondre aux demandes du client concernant l’état des travaux, les garanties et le suivi d’incident.
• Corriger l’information dans le système, les adresses et les numéros de téléphone.
• Ajouter de nouveaux fournisseurs et nouveaux emplacements dans le système.

Finances

• Examiner et résoudre les renvois et suivis de factures.
• Examiner et résoudre les erreurs de facturation.
• Examiner et approuver la facturation des services techniques.
• Examiner et approuver les factures à payer (Oracle).
• Répondre aux demandes des fournisseurs concernant la facturation.

Gestion des clients / services

• Faire des appels/courriels aux fournisseurs et clients pour assurer le suivi de l’état des bons de travail.
• Agir comme principal point de contact entre le client et toutes les autres parties.
• Agir comme point de contact de suivi principal pour régler tout problème relatif au service.
• Gérer les bons de travail d’urgence du début à la fin.
• Demander les approbations au client.
• Examiner les bons de travail d’EP et effectuer un suivi auprès des fournisseurs, au besoin.
• Participer et recueillir des renseignements pour les RAT.

Rapports

• Produire des rapports requis par les clients, si nécessaire.

Conformité de la qualité

• Réaliser les activités de l’équipe responsable de la qualité et de la conformité.
• Agir comme interface entre la direction de BGIS et celle du client pour déterminer les exigences réglementaires et de conformité applicables.
• Participer à l’examen des processus connexes et réaliser des études de capacité.
• Fournir des commentaires et des recommandations pour l’amélioration des processus et programmes liés à la conformité.
• Contribuer à la mise en œuvre des processus liés à la conformité.
• Relever les problèmes de qualité, de conformité et de contrats, les communiquer aux équipes de gestion pertinentes et collaborer à leur résolution.
• Se conformer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise et respecter les normes de l’entreprise.
• Accomplir d’autres tâches selon la demande.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• De trois à cinq ans d’expérience pertinente en gestion des installations ou en gestion des fournisseurs.
• Aptitudes démontrées en organisation, en planification de projet et en gestion.
• Aptitudes en rédaction technique.
• Bonnes capacités de communication orale et écrite.
• Bonnes capacités de formation et de présentation.
• Solides aptitudes en analyse et en résolution de problèmes.
• Capacité à élaborer, analyser et comprendre des processus complexes.
• Solides aptitudes d’évaluation fondées sur l’observation de preuves objectives.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision directe.
• Compréhension des exigences en matière de conformité des organisations externes pertinentes.
• Maîtrise de MS Excel, PowerPoint, Word et Power BI.

Permis ou agréments professionnels

• Non requis.

Égalité des chances

Chez BGIS, nous pensons que la diversité et l’inclusion sont des facteurs commerciaux essentiels. Nous nous engageons à maintenir un processus de recrutement sans obstacles en offrant des chances égales d’emploi pour toutes les origines. En cas d’accommodement requis pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askHR. BGIS est un employeur qui respecte l’égalité des chances.