Coordonnateur | Coordonnatrice Flex - Opérations (Bilingue)

ONF; Montreal; On-site; CAD 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

ONF recherche un coordonnateur(trice) administratif(ve) capable d’apporter un soutien transversal aux unités de production, marketing, distribution et éducation. Vous préparerez et coordonnerez les contrats, gérerez les demandes d’achat et les voyages, et assurerez le suivi financier en conformité avec les procédures internes.

Le poste exige un diplôme collégial et au moins trois ans d’expérience, avec une connaissance pratique des outils Flow, Smartsheet et SAP, ainsi que le bilinguisme

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en production audiovisuelle ou l’équivalent ;
• Minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans les domaines de la production audiovisuelle, du marketing, de la distribution ou de la diffusion, ou combinaison pertinente de formation et d’expérience;
• Connaissance des processus administratifs, financiers et contractuels dans le domaine de la production audiovisuelle, du marketing, de la distribution ou au sein d’une organisation culturelle ;
• Expérience de l’utilisation de logiciels de suivi de projets, tels que Flow et Smartsheet, et d’outils bureautiques et de collaboration de la suite MS Office;
• Bonne connaissance des principes comptables de base et des systèmes financiers informatisés tels que SAP ;
• Bilinguisme dans les deux langues officielles (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Effectue des tâches administratives liées à l’achat de biens et de services, suivi des bons de commande et des demandes d’achat; veille à ce que SAP et Flow/Smartsheet soient tenus à jour.
• Coordonne les demandes de création de fournisseurs, ainsi que leurs mises à jour et leurs modifications.
• Prépare, rédige et coordonne les contrats conformément aux directives de l’ONF, et assure les signatures et le suivi des documents.
• Coordonne et vérifie tous les préparatifs de voyage: transport, hébergement, véhicules, avances et réclamations; informe sur les processus.
• Vérifie les engagements financiers et aide à la préparation des rapports de suivi.
• Se tient à jour des améliorations des processus et procédures afin d’assurer une application cohérente.
• Fournit un soutien administratif aux équipes Production, Marketing, Distribution et Éducation, y compris la logistique d’événements.
• Appuie les chargés d’opérations dans les tâches administratives générales et ad hoc.
• Participe à des séances de remue-méninges et à l’élaboration d’outils et documents de référence.
• Maintient le classement des dossiers et l’archivage selon les normes de l’ONF.

Skills

Initiative

Autonomie

Gestion des priorités

Education

Diplôme collégial en affaires

Tools

Flow

Smartsheet

SAP

MS Office

Job description

Vous vous passionnez pour les bonnes histoires? Vous aimez explorer des enjeux importants et repousser les frontières avec des expériences audiovisuelles innovantes? Nous aussi. À l’Office national du film, le producteur et distributeur public du Canada, nous racontons les histoires du pays et nous ouvrons la voie dans pratiquement toutes les formes du récit audiovisuel depuis 1939. Pour accomplir cela, nous devons nous doter d’une équipe qui reflète véritablement la richesse et la diversité du Canada. Si vous voulez faire partie de cette équipe — et contribuer au formidable patrimoine de l’ONF —, communiquez avec nous.

SOMMAIRE DU POSTE

Agit en tant que ressource opérationnelle partagée en soutien aux unités de production ainsi qu’aux équipes Marketing, Distribution, Éducation et Opérations, en fournissant un appui transversal et ciblé en fonction des priorités. Apporte son soutien aux activités administratives quotidiennes et aux mandats spéciaux en préparant et en coordonnant les contrats, les bons de commande, les demandes de voyage, les remboursements de dépenses, les engagements financiers et la documentation, et en en assurant le suivi, conformément aux normes et processus de l’ONF ainsi que dans le respect des échéanciers. Travaille en étroite collaboration avec les Unités de production en donnant de l’information précise et en temps opportun afin de soutenir l’application cohérente des politiques et procédures opérationnelles et de maintenir des flux de travail efficaces.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Effectue des tâches administratives liées à l’achat de biens et de services, notamment la préparation et le suivi des bons de commande, des demandes d’achat et des demandes de remboursement ; veille à ce que les systèmes financiers, tels que SAP, et les outils de suivi, tels que SmartSheet ou Flow, soient tenus à jour.
• Coordonne les demandes de création de fournisseurs, ainsi que leurs mises à jour et leurs modifications.
• Prépare, rédige et coordonne les contrats conformément aux directives de l’ONF, y compris les contrats de services personnels, les contrats basés sur les accords-cadres et les contrats pour le personnel occasionnel; obtient les autorisations, assure le suivi des signatures et s’assure que tous les documents requis sont complets.
• Coordonne et vérifie tous les préparatifs de voyage, y compris le transport, l’hébergement, les véhicules, les billets d’excédent de bagages, les avances sur les frais de déplacement et les réclamations des personnes salariées, des créateurs et créatrices et des pigistes; renseigne les personnes quant aux processus de voyage et de réclamation.
• Vérifie activement les engagements financiers (y compris les recettes et les dépenses, le cas échéant), entre les données dans le système financier et aide à la préparation des rapports de suivi, selon les besoins.
• Se tient à jour quant aux améliorations et aux modifications apportées aux processus et aux procédures afin de soutenir leur application cohérente au sein des équipes.
• Fournit un soutien administratif aux équipes de Production, Marketing, Distribution et Éducation, y compris la coordination logistique des événements, lancements, projections et activités de rayonnement, au besoin.
• Appuie les chargés ou chargées des opérations dans l’exécution de tâches administratives générales et demandes ad hoc (p. ex. : préparation de documents, suivi des données).
• Contribue aux initiatives d’amélioration continue par la participation à des séances de remue-méninges, l’identification de possibilités, l’élaboration de solutions et le soutien à la préparation d’outils, de lignes directrices et de documents de référence.
• Maintient le système de classement des dossiers administratifs, y compris les documents numériques et l’archivage, conformément aux normes de l’ONF.

FORMATION, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en production audiovisuelle ou l’équivalent ;
• Minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans les domaines de la production audiovisuelle, du marketing, de la distribution ou de la diffusion, ou combinaison pertinente de formation et d’expérience;
• Connaissance des processus administratifs, financiers et contractuels dans le domaine de la production audiovisuelle, du marketing, de la distribution ou au sein d’une organisation culturelle ;
• Expérience de l’utilisation de logiciels de suivi de projets, tels que Flow et Smartsheet, et d’outils bureautiques et de collaboration de la suite MS Office;
• Bonne connaissance des principes comptables de base et des systèmes financiers informatisés tels que SAP ;
• Bilinguisme dans les deux langues officielles (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.

APTITUDES RECHERCHÉES

• Initiative, autonomie, faculté d’adaptation, forte inclination pour le service et esprit de collaboration.
• Excellente capacité à mener plusieurs mandats simultanément avec une approche de travail organisée, minutieuse, structurée et rigoureuse;
• Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles, à se montrer efficace dans ses interactions professionnelles.
• Capacité à travailler sous pression, à respecter les échéanciers et à répondre efficacement aux priorités;
• Flexibilité et ouverture d’esprit pour soutenir diverses équipes et divers mandats au sein de l’organisation;
• Maîtrise des outils informatiques et facilité à se familiariser rapidement avec de nouveaux logiciels.

L’ONF s’est engagé à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, il favorise l’équité en matière d’emploi et vous encourage à indiquer volontairement dans votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d’une minorité visible.

L’ONF s’engage également à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail favorisant l’intégration et exempts d’obstacles. N’hésitez pas à nous faire part de vos besoins si des mesures d’adaptation doivent être prises.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.