Coordonnateur / Coordonnatrice administratif(ve)

Porter Airlines Inc.; Toronto, Quebec; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Porter Airlines Inc. recherche un coordonnateur administratif(ve) pour fournir un soutien de haut niveau aux vice‑présidents et à l'équipe de direction au siège social de Toronto.

Le poste exige une présence au bureau 5 jours par semaine et une excellente organisation. Le candidat idéal gère plusieurs priorités, coordonne les réunions et les déplacements, et prépare les documents de réunions et les rapports financiers.

Qualifications

• 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif de bureau et/ou soutien d'cadres
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
• Compréhension des pratiques et procédures de bureau
• Solides compétences en communication et en organisation
• Esprit d'équipe et capacité à gérer des priorités variées
• Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction
• Gérer des agendas complexes et organiser des rendez-vous et des voyages
• Préparer et réviser le matériel pour les réunions et les présentations
• Soutenir les rapports de dépenses et les documents financiers
• Agir comme point de contact entre le bureau de la direction et les parties prenantes internes et externes
• Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
• Assurer le respect des politiques et procédures et veiller à la confidentialité des informations

Skills

Gestion des agendas

Organisation

Gestion des priorités

Communication écrite et orale

Travail d'équipe

Discrétion et confidentialité

Tools

Google Suite (Gmail)

Job description

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et est crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions de direction, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Veuillez noter : Il s'agit d'un rôle en présentiel, exigeant d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social à Toronto, ON.

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction
• Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau
• Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
• Coordonner, préparer et réviser le matériel pour les réunions, présentations et autres documents
• Suivre les échéanciers de projets, les livrables et les suivis pour assurer une réalisation en temps opportun
• Aider avec les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers adressées au bureau de la direction
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Agir en tant que point de contact entre le bureau de la direction et les parties prenantes internes et externes
• Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers
• Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets
• Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
• Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur place
• Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire du bureau
• Résoudre les situations quotidiennes grâce à une résolution de problèmes flexible, soit individuellement, soit en consultation avec d'autres
• Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au wi-fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration d'équipements de visioconférence, etc.
• Aider à l'impression, à la photocopie, à la collation, à la distribution et à la récupération des documents
• Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
• Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé et de sécurité ainsi que de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité
• Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.
• Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.
• Service aux passagers / à la clientèle : Offrir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).
• Initiative : Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.
• Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts pour atteindre des résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.
• Favoriser la communication : Écouter et communiquer de manière ouverte, honnête et respectueuse avec différents publics, en favorisant le dialogue et en bâtissant un consensus.

• Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente dans la prestation de soutien dans un environnement de bureau et le soutien de cadres supérieurs
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
• Compréhension des pratiques et procédures de bureau
• Fortes compétences en communication verbale et écrite, initiative, compétences organisationnelles et gestion du temps
• Esprit d'équipe avec d'excellentes compétences en collaboration
• Capacité éprouvée à accomplir plusieurs tâches à la fois et à gérer des activités aux priorités variées
• Fort souci du détail, avec la capacité d'être adaptable et flexible face aux demandes
• Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes

Toronto Downtown Office (250 Yonge Street) #LI-Onsite

Depuis 2006, Porter Airlines rehausse l'expérience du voyage aérien économique pour chaque passager, offrant une véritable hospitalité empreinte de style, d'attention et de charme. La flotte d'appareils Embraer E195-E2 et De Havilland Dash 8-400 de Porter dessert l'Amérique du Nord, incluant un réseau domestique canadien d'un océan à l'autre, les États-Unis, le Mexique, les Caraïbes et l'Amérique centrale. Ayant son siège social à Toronto, Porter est une compagnie aérienne officielle 4 étoiles du classement World Airline Star Rating®. Visitez www.flyporter.com ou suivez @porterairlines sur Instagram, Facebook et X.