Coordonnateur, Campus Saint-Jean, Satellite de Calgary

Avenue.io Inc.; Calgary; Sur place; CAD 52 000 - 76 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de l’Alberta, Campus Saint-Jean à Calgary, recherche un coordonnateur ou une coordonnatrice du site satellite pour assurer le soutien administratif et académique. Vous collaborez avec les équipes opérationnelles et les services campus afin de garantir le bon fonctionnement quotidien et la réussite des étudiants et du corps professoral.

Le poste exige un bilinguisme français/anglais, une expérience en administration et une capacité à travailler dans un environnement complexe et

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires requis; diplôme de premier cycle privilégié.
• Bilinguisme: maîtrise du français et de l’anglais.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et de planification.
• Bonne compréhension des processus et procédures universitaires.

Responsabilités

• Constituer le point de contact principal du personnel administratif pour plusieurs unités névralgiques.
• Agir comme réceptionniste pour le site de Calgary et superviser les accès aux bâtiments.
• Commander le matériel et assurer la liaison avec les services d’approvisionnement.
• Coordonner les réservations pour les événements et assurer la logistique.
• Être la personne‑ressource pour les services du campus de Calgary et Edmonton.

Formation

Diplôme d’études postsecondaires

Description du poste

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Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en considération. La participation à cette compétition est limitée aux candidats internes.

Ce concours est ouvert à toutes les personnes candidates; toutefois, la priorité sera accordée aux candidates et candidats internes répondant aux qualifications minimales, ou possédant une combinaison d'expérience, de compétences et d'aptitudes, avant que les candidatures externes ne soient prises en considération.

Ce poste a une date de fin fixée au 31 mars 2027.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Calgary.

Relevant du responsable de la liaison avec le Campus Saint-Jean, satellite de Calgary, le coordonnateur ou la coordonnatrice du site satellite du Campus Saint-Jean, satellite de Calgary apporte un soutien administratif et académique essentiel au bon fonctionnement des opérations quotidiennes du site satellite du Campus Saint-Jean situé à Calgary, notamment en exécutant un volume important de tâches essentielles et souvent urgentes.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice aide le personnel académique et opérationnel du CSJ à Calgary, ainsi que les étudiants, afin de permettre leur compréhension des processus, des politiques et des procédures en vigueur; il ou elle est chargé(e) de résoudre les situations potentiellement problématiques afin garantir une résolution précise et efficace.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice effectuera sa charge de travail en collaboration avec d’autres membres des équipes opérationnelles et de l’administration académique du Campus Saint-Jean à Edmonton, à savoir :

• l’agent de liaison du Campus de Calgary
• le directeur de l’infrastructure, des projets stratégiques, de la sécurité et de la gestion des risques
• le doyen
• le vice-doyen académique
• le directeur des opérations du campus (FGM)
• tout autre personne occupant le fonctions de direction ou de gestion ou responsable de la prestation de programmes ou de services spécifiques aux professeurs ou aux étudiants

Soutien administratif et coordination

• Constituer le point de contact principal du personnel administratif pour plusieurs unités névralgiques de l’Université de l’Alberta, dont les services de sécurité du campus (Services de protection de l’Université de l’Alberta), Health Safety & Environment, Service des installations et des opérations (Facilities & Operations), Information System and Technology et tout autre point de service administratif de l’Université.
• Agir à titre de réceptionniste pour le site de Calgary.
• Superviser tous les accès aux bâtiments; il planifie et gère les horaires de verrouillage et de déverrouillage des points d’accès.
• Commander le matériel et les fournitures de bureau. Il ou elle assure la liaison avec le personnel des services d’approvisionnement de l’Université de l’Alberta afin de bien suivre l’évolution des commandes et des livraisons. Il ou elle tient à jour la liste du matériel, des numéros de série des appareils et tout autre information pertinente.
• Coordonner les réservations pour les événements internes et externes. Il ou elle communique avec le grand public, les organismes externes, les groupes étudiants et tout autre intervenant afin d’assurer la logistique de la planification des événements et de la réservation des salles.
• Être la personne-ressource principale pour les services du campus de Calgary ainsi que pour les questions liées à l’alimentation, à la lutte antiparasitaire, à la sécurité incendie et à d’autres questions courantes.

Support administratif et académique

• Fournir un soutien administratif aux étudiants actuels et aux futurs candidats en les orientant dans le processus d’admission et d’inscription.
• Orienter les étudiants vers les personnes-ressources appropriées des services aux étudiants au CSJ d’Edmonton.
• Aider les étudiants actuels et futurs à naviguer dans les portails Waitwell et FreshService.
• Répondre aux demandes des étudiants par courriel et par téléphone.
• Agir à titre de personne-ressource pour les étudiants inscrits à Calgary concernant tous les aspects de la vie étudiante, y compris, mais sans s’y limiter : la préparation de leur arrivée; l’accueil des étudiants; l’orientation; le soutien continu et le suivi; l’inscription aux cours; etc.

Soutien aux opérations

• Constituer le point de contact principal du service des installations et des opérations (F & O) de l’Université de l’Alberta.
• Gérer les installations et les infrastructures, et dirige les initiatives visant à prévenir et à résoudre les problèmes (réparation et travaux), et veille à assurer un fonctionnement harmonieux, efficace et sécuritaire des locaux de Calgary.
• Identifier les risques et les problèmes opérationnels pour les soumettre au représentant de liaison de Calgary.
• En collaboration avec l’agent principal, Innovation et technologie, cerner les besoins actuels et émergents en matière d’utilisation de la technologie dans les salles de classe.

• Diplôme d’études postsecondaires requis; diplôme de premier cycle universitaire privilégié.
• Au moins cinq années d’expérience en administration dans un rôle de soutien.
• Bonne compréhension des processus et procédures de l’Université.
• Capacité à opérer dans un environnement de travail complexe à la fois centralisé et décentralisé.
• Haut niveau de pensée critique.
• Excellentes aptitudes en matière de résolution de situations complexes et problématiques.
• Capacité à agir avec détermination et à faire preuve d’un haut degré d’initiative et de discernement sur un large éventail de questions.
• Capacité avérée à effectuer des recherches, à analyser et à synthétiser des questions complexes.
• Capacité à à traiter les renseignements sensibles et confidentiels de manière appropriée.
• Une compréhension exhaustive des enjeux particuliers d’une institution détachée de son campus principal et des enjeux culturels qui en découlent.
• Bilinguisme : maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit, et bonne compréhension et usage de l’anglais.

Ce poste est régi par toutes les dispositions applicables de la convention collective conclue entre les Governors of the University of Alberta et la Non-Academic Staff Association (NASA).