Coordonnateur administration et logistique

Groupe Somavrac; Trois-Rivières; Hybrid; CAD 42,000 - 55,000; Full time

Job summary

Groupe Somavrac à Trois-Rivières recherche un coordonnateur de terminaux pour superviser le service à la clientèle, les inventaires et les horaires d’expédition, tout en soutenant les opérations des terminaux 5 et 21.

Le candidat idéal possède un diplôme en bureautique/administration et au moins 3 ans d’expérience, avec une excellente organisation et de bonnes compétences en communication.

Qualifications

• Scolarité exigée: diplôme pertinent (bureau/administration).
• Expérience minimale: 3 ans comme coordonnateur administratif ou poste similaire.
• Compétences clés: organisation, gestion du temps et communication.

Responsibilities

• Service à la clientèle: prendre les appels et répondre aux courriels.
• Assurer le suivi du service à la clientèle et informer les clients; répondre à leurs interrogations.
• Prendre les commandes, ajouts ou annulations de livraison et saisir les informations dans le système.
• Gérer la logistique: établir horaires et suivi des wagons, et préparer les rapports d’inventaire hebdomadaires.
• Rédiger les documents administratifs et préparer les paiements et bons de commande.
• Participer à des réunions et soutenir les activités administratives et opérationnelles.

Skills

Organisation

Méthode

Gestion du temps

Bonne communication

Education

Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique ou administration

Tools

Word

Excel

Outlook

CP/CN logiciel

Job description

Le coordonnateur de terminaux travaille sous la supervision du directeur des opérations. Il est responsable du service à la clientèle, il tient les inventaires et les horaires des expéditions tant au niveau du brai que de la silice. Il veille à répondre aux demandes des clients, au bon suivi des livraisons, à un maintien des inventaires convenables. De plus, le coordonnateur fourni le support nécessaire aux opérations des terminaux 5 et 21 en travaillant en collaboration avec le surintendant.Il s’assure de concilier les demandes clients avec l’usine et les transporteurs.

Responsabilités

1. Service à la clientèle

• Prend les appels téléphoniques et répond aux courriels;
• Assure le suivi au niveau du service à la clientèle, contacte les clients pour leurs donner les informations pertinentes et au besoin, répond à leurs interrogations;
• Prend les commandes, les ajouts ou les annulations de livraison des divers clients;
• Collige les informations concernant les commandes dans le système informatique.

1. RÔLE LOGISTIQUE
2. Effectue le suivi des performances aux niveaux des activitéslogistiques (https://www.amalo-recrutement.fr/blog/logistique-definition-qu-est-ce-que-c-est/)à court, moyen et long terme;
3. Supporte le gestionnaire dans l’identification des bonnes pratiques et des axes d’amélioration en élaborant des outils permettant de suivre différents indicateurs (tableaux de bords, indicateurs de la performance);
4. Crée les horaires de livraison de brai ainsi que les horaires de silice en tenant compte de la disponibilité des produits (wagons brai et silice, brai solide et liquide ainsi que les poches);
5. Effectue les demandes de placement/sortie de wagons à QC-Gatineau;
6. Effectue le suivi des wagons et fourni des rapports hebdomadaires de l’inventaire des wagons reçus et expédiés;
7. S’occupe de la logistique des transports en établissant des horaires dans le but de minimiser les coûts tout en s’assurant d’avoir les équipements nécessaires disponible;
8. Fait parvenir les horaires de transport aux transporteurs;
9. Communique avec les agences de sous-traitances pour avoir de la main d’œuvre temporaire nécessaire aux opérations, selon les besoins du surintendant.
10. RÔLE ADMINISTRATIF
11. Est en charge des comptes payables, concilie le bon de commande avec la facture et complète le bon de commande dans le système informatique;
12. Crée les bons d’achat dans le système informatique;
13. Traite tous les documents relatifs à l’opération des terminaux;
14. Rédige les sommaires de rapports d’opération et les transmet aux clients lorsque requis;
15. Procède à la fin de mois comptable au niveau des comptes payables pour les unités d’affaires de l’entreprise;
16. Prépare divers documents selon les demandes et fourni le support administratif;
17. Rempli les formulaires requis pour les douanes lors de transports aux États-Unis;
18. Assiste aux rencontres de santé et sécurité et rédige les comptes rendus;
19. Crée les productions dans le système (fonte, transfert, réception, ensachage, etc.);
20. Transmet les inventaires aux clients (quotidien, hebdomadaire, mensuel);
21. Au besoin, est appelé à participer aux réunions marketing et commerciales afin d’aborder et d’anticiper les éventuels besoins;
22. Contribue à l’amélioration des procédures administrative, simplification et efficience;
23. Rédige, tient à jour et diffuse des politiques et procédures reliées aux activités du terminal;
24. Collabore à la révision et à l’amélioration des processus et au développement des systèmes d’informations.
25. AUTRES TÂCHES CONNEXES
26. Planifie son temps en fonction des échéances et des priorités des dossiers;
27. Exécute toutes autres tâches ou responsabilités demandées par son supérieur.

Profil recherché

Scolarité: Diplôme d’études professionnelles ou diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.

Expérience: 3 ans d’expérience dans un poste de coordonnateur administratif ou dans un poste similaire.

Habiletés: Sens de l’organisation développé, être méthodique, bonne gestion du temps et bonne communication.

Autres:

• Langues: Français et Anglais
• Logiciels: Word, Excel, Outlook, logiciel du CP et du CN