Coordonnateur administratif- FR

GardaWorld; Montreal West; Hybrid; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

REER collectif

Rabais corporatifs

Salaire compétitif

Développement professionnel

Mode de travail hybride

Poste permanent à temps plein

Job summary

GardaWorld recrute un Coordonnateur administratif pour la division Enquêtes et Gestion des Risques à Montréal. Vous assurez le soutien administratif, la gestion documentaire et le suivi des mandats et des contrats.

Le poste exige une DEC en administration ou domaine connexe, une excellente maîtrise du français et de l’anglais, et une expérience en coordination administrative dans les services professionnels ou les enquêtes. Poste permanent à temps plein avec avantages et possibilités d’évolution.

Qualifications

• DEC en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe.
• Expérience en soutien ou coordination administrative, idéalement dans la sécurité, enquêtes ou services professionnels.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Excellentes aptitudes en organisation, gestion des priorités et coordination de plusieurs dossiers.
• Rigueur, souci du détail et capacité à évoluer dans un milieu dynamique.
• Excellentes habiletés en communication, service à la clientèle et relations interpersonnelles.
• Esprit d’analyse, autonomie, sens de l’initiative et capacité à résoudre des problèmes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et de logiciels CRM (HubSpot, Salesforce, Freshsales).

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif de la division Enquêtes et Gestion des Risques.
• Réviser, mettre en forme et assurer la qualité des rapports d’enquête, des offres de services, des contrats et autres documents.
• Effectuer l’ouverture des dossiers et la saisie/mise à jour des données dans les systèmes.
• Maintenir une gestion documentaire rigoureuse et des dossiers administratifs à jour.
• Suivre les mandats, projets et nouveaux contrats sur le plan administratif.
• Préparer la facturation, suivre les paiements et participer aux activités financières de fin de mois (comptes fournisseurs et clients).
• Servir de point de contact pour les communications entre clients et équipes internes.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et à l’efficacité opérationnelle.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Coordination de dossiers

Communication

Service à la clientèle

Analyse

Autonomie

Initiative

CRM

MS Office

Education

DEC en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe

Tools

HubSpot

Salesforce CRM

Freshsales

Microsoft Word

Excel

Outlook

OneNote

Job description

Coordonnateur administratif

Unité d’affaire: Services de sécurité

Domaine de carrière: Opérations et Administration

Lieu De Travail: Montréal, Québec, CA

Division Enquêtes et Gestion des Risques

GardaWorld est le chef de file mondial en services de sécurité, offrant des solutions intégrées en sécurité, enquêtes, gestion des risques et technologies à des clients partout dans le monde. Reconnue pour son expertise et sa culture entrepreneuriale, notre organisation évolue dans un environnement dynamique où l'excellence, l'innovation et le travail d'équipe sont au cœur de nos activités.

Nous sommes actuellement à la recherche d'un Coordonnateur administratif pour se joindre à notre division Enquêtes et Gestion des Risques à Montréal. Relevant de la direction de la division, le titulaire du poste assure la coordination des activités administratives de l'équipe. Il veille au suivi des dossiers, au soutien des opérations, à la gestion documentaire ainsi qu'aux activités administratives et financières, contribuant directement à l'efficacité des opérations et à la qualité des services offerts à nos clients.

Ce que nous offrons

• Poste permanent à temps plein
• Mode de travail hybride
• Assurance collective
• REER collectif
• Rabais corporatifs
• Salaire compétitif
• Possibilités de développement professionnel

Votre rôle et vos responsabilités

• Assurer le soutien administratif de la division Enquêtes et Gestion des Risques.
• Réviser, mettre en forme et assurer la qualité des rapports d'enquête, des offres de services, des contrats et de toute autre documentation.
• Effectuer l'ouverture des dossiers ainsi que la saisie et la mise à jour des données dans les différents systèmes.
• Assurer une gestion documentaire rigoureuse et maintenir les dossiers administratifs à jour.
• Assurer le suivi administratif des mandats, des projets et des nouveaux contrats.
• Préparer la facturation, assurer le suivi des paiements et participer aux activités financières de fin de mois, notamment en lien avec les comptes fournisseurs et les comptes clients.
• Agir comme personne-ressource pour les communications et le suivi entre les clients, les équipes internes et les différents départements.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs afin d'optimiser l'efficacité des opérations.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique, gestion ou dans un domaine connexe.
• Expérience en soutien ou en coordination administrative, idéalement dans le domaine de la sécurité, des enquêtes ou des services professionnels.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Excellentes aptitudes en organisation, en gestion des priorités et en coordination de plusieurs dossiers simultanément.
• Grande rigueur, souci du détail et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
• Excellentes habiletés en communication, en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
• Esprit d'analyse, autonomie, sens de l'initiative et capacité à résoudre des problèmes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et OneNote) ainsi que de logiciels de comptabilité et de systèmes de gestion de la relation client (CRM), tels que HubSpot, Salesforce CRM ou Freshsales.

Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes. GardaWorld souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées.