Coordinator, PREP / Coordonnateur·trice, NREP

College IC – Collège IC; Canada; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Health benefits from day one for you &

Employee and Family Assistance program

Remote onboarding

Job summary

College IC – Collège IC in Canada is seeking a Coordinator, PREP to support the Professional Standards, Research, Education and Policy department. You will help implement programs, manage forms and calendars, and communicate with instructors and stakeholders.

The ideal candidate has a college diploma, 1–3 years of administrative experience, and strong data, reporting and documentation skills. Bilingualism in English and French is an asset; remote work is available.

Qualifications

• College Diploma required and 1–3 years of administrative experience.
• Knowledge of office software (MS Office, email, databases).
• Bilingualism EN/FR is an asset.

Responsibilities

• Receive and process program forms and submissions for accuracy and completeness.
• Respond to program inquiries and provide updates; escalate to Supervisor as needed.
• Create and communicate program calendars and session schedules with Instructors and stakeholders.
• Maintain the Department’s program databases with user guides and workflows.
• Collaborate to develop program metrics and quality assurance processes.
• Draft and distribute written communications to stakeholders (emails, forms, reports, presentations).
• Provide coordination support (mailbox, meetings, agendas, minutes, filing).

Skills

Data maintenance

Spreadsheets

Time management

Organization

Interpersonal skills

Written communication

Verbal communication

Flexibility

Education

College Diploma

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College)

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession, in the public interest.

Industry

Self-Regulatory Organization (SRO)

Position

JOB TITLE: Coordinator, PREP

Department: Professional Standards, Research, Education and Policy (PREP)

Reports to: Supervisor, PREP (Operations and Administration)

Language Requirement: Bilingual Non-Imperative

Location: Canada

Classification: Permanent full-time

Why join us?

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada’s immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.

How will this role support our team?

The Coordinator, PREP will support our team by providing program and administrative support to implement, administer and assist with the evaluation of programs and initiatives.

• Receive and process program forms and submissions for accuracy and completeness of required information and follow up with applicants on missing documents and/or incomplete files.
• Respond to program-related inquiries to provide information and updates and escalat to the Supervisor as needed.
• Create and communicate program calendars and session schedules in collaboration with Instructors, Supervisor and other stakeholders.
• Maintain the Department’s program-specific databases, including developing user guides and workflow processes.
• Collaborate with the supervisor and/or PREP management team to develop and report on program/project metrics and process standards to inform quality assurance process.
• Draft and distribute a variety of written communication materials to relevant stakeholders including email, internal and external correspondence, forms, program schedules, purchase orders, website content, reports, and presentations.
• Provide coordination support to the Department (e.g., maintain departmental mailbox, schedule meetings, prepare agendas, take minutes, circulate materials and maintain the filing system).

This role will support our team by providing

• Experience in data maintenance, reporting and spreadsheets to provide cyclical and ad-hoc metrics supporting analysis, including trending, forecasting and identification of sub-groups
• Time management and prioritization skills to manage conflicting demands and commitments
• Organizational skills and attention to detail to keep track of administrative processes for the Department and ensure accuracy and completeness of documentation
• Interpersonal and stakeholder relationship management skills to represent the College as the first point of contact and respond to general inquiries from internal and external stakeholders
• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative
• Written and verbal communication skills to draft communications and communicate with program applicants

Required Education And Experience

• College Diploma
• 1 to 3 years of experience working in an administrative field
• Knowledge of office/administrative software
• Bilingualism in English and French is considered an asset

What We Offer

• The College hires and onboards 100% remotely
• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector
• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations
• Health benefits from day one for you and your family
• Access to the Employee and Family Assistance program

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process.

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check.

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted.

Ce poste est affiché en français sur notre site Web à https://college-ic.ca/whats-on/careers?l=fr-CA

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège)

Le Collège est l’autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d’éthique et veille à leur application dans l’intérêt public.

Secteur

Organisme d’autoréglementation (OAR)

Poste

TITRE DE POSTE : Coordonnateur·trice, NREP

Service : Normes professionnelles, recherche, éducation et politiques (NREP)

Supérieur immédiat : Superviseure, NREP (opérations et administration)

Exigences linguistiques : Bilinguisme non essentiel

Lieu : Canada

Classification : Poste permanent à temps plein

Pourquoi vous joindre à nous?

Souhaitez-vous faire partie d’une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe?

Le coordonnateur ou la coordonnatrice, NREP, épaulera notre équipe en fournissant de l’appui aux programmes et du soutien administratif en vue de mettre en œuvre les programmes et les initiatives, de les administrer et de prendre part à leur évaluation.

• Effectuer la réception et le traitement des demandes et des formulaires relatifs aux programmes afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements demandés en plus de faire un suivi des documents manquants ou dossiers incomplets auprès des candidats.
• Répondre aux demandes de renseignements sur les programmes en vue de fournir de l’information et des mises à jour et acheminer ces demandes à la superviseure, au besoin.
• Établir des calendriers pour la prestation des programmes et pour les séances en collaboration avec les formateurs, la superviseure et d’autres parties prenantes et les transmettre.
• Tenir à jour les bases de données propres aux programmes du service ce qui comprend l’élaboration des guides d’utilisateur et des processus pour les flux de travaux.
• Collaborer avec la superviseure et l’équipe de gestion du Service NREP pour élaborer les paramètres des programmes et des projets ainsi que des normes relatives aux processus et en faire rapport afin d’établir le processus d’assurance qualité.
• Rédiger divers documents (courriels, correspondance externe et interne, formulaires, calendriers pour la prestation des programmes, bons de commande, contenu pour le site Web, rapports et présentations) et les distribuer aux parties prenantes appropriées.
• Fournir du soutien au service en matière de coordination (p. ex. gérer la boîte aux lettres du service, planifier les réunions, préparer les ordres du jour, consigner les procès-verbaux, distribuer les documents et garder le système de classement à jour).

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants

• Expérience en maintenance des données et en production de rapports et connaissance des feuilles de calcul pour fournir des mesures cycliques et ponctuelles en appui aux analyses, notamment les tendances, les prévisions et la détermination de sous-groupes
• Aptitudes pour la gestion des temps et l’établissement des priorités afin de gérer des exigences et des engagements concurrents
• Aptitudes organisationnelles et minutie permettant d’assurer le suivi des processus administratifs du service et de veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des documents
• Habiletés dans la gestion des relations interpersonnelles et des relations avec les parties prenantes afin d’être le premier point de contact du Collège et de répondre aux demandes générales de renseignements provenant de parties prenantes internes et externes
• Souplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en faisant preuve d’un esprit d’équipe et d’initiative
• Aptitudes pour la communication écrite et verbale en vue de rédiger des communications et de communiquer avec les candidats aux programmes

Formation et expérience requises

• Diplôme d’études collégiales
• Une à trois années d’expérience de travail dans un domaine administratif
• Connaissance de logiciels bureautiques et administratifs
• Bilinguisme (anglais et français), un atout

Ce que nous offrons

• Le processus d’embauche et d’accueil du Collège se fait entièrement à distance
• L’occasion de protéger l’intérêt public relativement à l’immigration et la citoyenneté
• Une culture de transparence où les membres de l’équipe participent aux conversations importantes
• Prestations-maladie dès le premier jour, pour vous et votre famille
• Accès au programme d’aide aux employés et à leur famille

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d’une occasion d’emploi et que vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment nous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus.

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les candidats présélectionnés.

This position is posted in English on our website https://college-ic.ca/whats-on/careers?l=en-CA