Coordinator, Amateur Championships

Golf Canada; Caledon; Hybrid; CAD 48,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

2-week winter closure

Annual bonus program

Half-day Fridays in summer

Free greens fees at TPC Toronto after

Discounts on food/beverage and merch

Comprehensive benefits

Pension Plan matching

Monthly cellphone allowance

Job summary

Golf Canada is seeking a Coordinator, Amateur Championships to join our Amateur Championships and Rules team in a hybrid role at the Caledon headquarters. The position reports to the Senior Manager, Amateur Championships and Rules and offers a challenging pathway coordinating national championships, education programs, and amateur status reinstatement workflows.

The role requires project leadership, travel, strong communication, and collaboration across clubs and provincial associations, with a

Qualifications

• Degree or diploma in sport management or related field.
• Strong knowledge of golf; competition experience an asset.
• Willingness to travel and valid G-class license.

Responsibilities

• Lead as Tournament Director for national amateur championships, NextGen, and qualifiers; manage championship budgets and volunteers.
• Coordinate Rules of Golf education materials, exams, certificates, and referee school coordination.
• Provide administrative support for Amateur Status reinstatements and ensure timely communications, and support inventory, logistics, and participant experience.

Skills

Sport management degree

Golf knowledge

Travel availability

Valid driver's license

Truck driving ability

Communication skills

Interpersonal skills

Time management

Adaptability

Event planning exp

Customer service

Microsoft Office

Education

Post-secondary degree/diploma in sport management or related field

Tools

Microsoft Office

Job description

OPPORTUNITY

Title: Coordinator, Amateur Championships – two positions available

Reports to: Senior Manager, Amateur Championships and Rules

Location: Flexible Hybrid, Golf Canada Headquarters (Caledon, ON)

Target Hiring Range: $48,000 - $52,000

Status: Full-Time, Permanent

Ideal Start Date: Immediate

OVERVIEW

Golf Canada is the National Sports Federation and governing body for golf in Canada representing more than 400,000 golfers and 1,700 facilities across the country. A proud member of the Canadian Olympic Committee, Golf Canada’s mission is to be a world leader in golf. For more information about what Golf Canada is doing to support golf in your community, visit www.golfcanada.ca.

The Coordinator, Amateur Championships is a motivated, self-starter who will be a key member of Golf Canada’s Amateur Championships and Rules team. They will work closely with the other members of the team to assist in conducting national amateur championships, including amateur and professional qualifiers conducted by Golf Canada. This person will also be responsible for providing administrative support in delivering Golf Canada’s Rules Education program and administering Amateur Status reinstatements.

PRIMARY DUTIES

1.Amateur Championships60%

Conduct competitions on Golf Canada as the assigned Tournament Director, including National Amateur championships, NextGen championships, and amateur and professional qualifiers. Responsibilities include (but are not limited to) the following:

• Coordinate and conduct pre-championship visits to host venues – as required.
• Collaborate with local host club championship committee(s) to ensure tournament requirements are being fulfilled as outlined in the tournament manuals.
• Fulfill all responsibilities of the Golf Canada Tournament Director, as outlined in the applicable tournament manuals.
• Monitor championship expenditures to ensure host club committees operate within approved budgets and assist in securing local sponsorship opportunities to enhance the overall championship experience.
• Ensure host club clubs meet established volunteer requirements as outlined in tournament manuals.
• Oversee and complete all tournament-related administrative responsibilities.
• Ensure host clubs adhere to the contractual obligations.
• Ensure timely and accurate tournament information is distributed to players and all stakeholders.
• Provide administrative support for all Golf Canada amateur championship volunteers.

Develop, review, and update championship materials and information to ensure accuracy, consistency, and effective communication. Responsibilities include, but are not limited to:

• Review and update of tournament entry forms.
• Develop and maintain accurate tournament fact sheets containing relevant information.
• Coordinate the distribution of entry information and championship communication to players, provincial golf associations, club staff, tournament officials, and the Golf Canada website.
• Review duty rosters as prepared by the Duty Roster Selection Committee.

Manage championship application and selection process, including communicating acceptance and rejection decisions to applicants in a timely and professional manner.

2.Rules of Golf and Amateur Status20%

• Manage Rules of Golf educational materials, including (but not limited to): documentation updating, exam reporting, and certificate distribution.
• Provide administrative support in coordinating Referee Schools across Canada to support the training, education, and development of National Referees.
• Operational work in the field, as required, at various outside events as a member of the Local Rules Committee.
• Assist in the promotion and communication of the Rules of Golf and Amateur Status.
• Provide administrative support Golf Canada’s Rules and Amateur Status Committee and its subcommittees, including the preparation of meeting minutes, documentation, and related material.
• Manage correspondence with individuals applying for reinstatement to Amateur Status and ensure prompt communication is given regarding their application.

3.Other Duties 20%

• Support tournament inventory and equipment management to ensure operational readiness and effective resource utilization. Responsibilities include, but are not limited to:
• Monitor and maintain appropriate levels of tournament equipment and operational supplies.
• Procurement of tournament equipment, signage, supplies, gifting, prizing and related materials.
• Manage tournament equipment shipping, logistics, and distribution requirements.
• Prepare travel itinerary each year to meet budgetary management.
• Establish measurable annual goals and objectives and review with the Senior Manager, Amateur Championships and Rules.
• Work to ensure that the Amateur Championships and Rules department at Golf Canada provides:

• All inquiries are addressed promptly, professionally, and accurately.
• A high standard of service is provided to Golf Canada members, participants, volunteers, and the general public.
• Golf Canada championships are delivered to the highest possible standard, creating an exceptional experience for players, volunteers, and stakeholders.

Other duties as required.

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

• Post-secondary degree/diploma in sport management, business, related field, or equivalent experience.
• Strong knowledge of golf is required and competition experience is an asset.
• Bilingual proficiency (English and French) is not required but is considered an asset.
• Ability and willingness to travel extensively, including extended periods away from home, as required by the championship schedule.
• Valid Driver’s License (G class) required.
• Willingness to drive a truck and 12-foot trailer.
• Excellent verbal and written communication skills, with the ability to communicate effectively with a variety of stakeholders.
• Strong interpersonal and relationship-building skills.
• Demonstrated ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and work effectively in a fast-paced environment.
• Highly adaptable, with a flexible approach and demonstrated ability to work independently and collaboratively as part of a team.
• Previous experience in event planning, coordination, and operations is preferred.
• Previous customer service experience, with a strong commitment to delivering a positive experience for all involved.
• Advanced proficiency with Microsoft Office applications (PowerPoint, Word, Excel).

COMPENSATION PACKAGE:

• 2-week office closure during winter break
• Staff Incentive Plan (annual bonus based on organizational performance)
• ½ day Friday’s in summer months
• Complimentary green fees at TPC Toronto after 3:00pm during golf season
• Discount on food and beverage and merchandise at TPC Toronto
• Comprehensive benefit plan
• Registered Pension Plan matching
• Monthly cell phone allowance

NOTE: Golf Canada's regular hours of work are 40 hours per week, Monday to Friday, 8 hours a day and 5 days a week including a one-hour lunch. However, the demands of your position may mean that your hours of work will vary, may be irregular and will be the hours required to meet the objectives of your employment.

OFFRE D’EMPLOI :

Titre : Coordonnateur, Championnats amateurs – deux postes offerts

Relève de : Gestionnaire principal, Championnats amateurs et règles

Lieu : Hybride flexible, télétravail et siège social de Golf Canada (Caledon, ON)

Salaire d’embauche visé : 48 000 $ – 52 000 $

Poste : Permanent à plein temps

Entrée en fonction souhaitée :Immédiate

Veuillez noter que dans le présent document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

APERÇU :

Golf Canada, Fédération nationale de sport et organisme directeur du golf au Canada, représente plus de 400 000 golfeurs et golfeuses, ainsi que 1 700 établissements membres partout au pays. Fière membre du Comité olympique canadien, Golf Canada a pour vision de devenir un chef de file mondial du golf. Pour en savoir plus sur les initiatives que prend Golf Canada pour soutenir le golf dans votre collectivité, visitez www.golfcanada.ca/fr/.

Le coordonnateur des championnats amateurs est une personne motivée et autonome qui sera un membre clé de l’équipe des championnats amateurs et des règles de Golf Canada. Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe pour aider à la tenue des championnats amateurs nationaux, y compris les épreuves de qualification amateurs et professionnelles organisées par Golf Canada. Cette personne sera également chargée de fournir un soutien administratif pour la mise en œuvre du programme de formation sur les règles de Golf Canada et l’administration de la réintégration d’athlètes au statut d’amateur.

PRINCIPALES TÂCHES :

1.Championnats amateurs60 %

Diriger les championnats inscrits au calendrier de compétitions de Golf Canada à titre de directeur de tournoi sur affectation. Cela comprend les championnats amateurs nationaux, les championnats NextGen ainsi que les épreuves de qualification amateurs et professionnelles. Les responsabilités comprennent entre autres :

• Planifier au besoin les visites des sites hôtes en prévision des championnats.
• Collaborer avec les comités de championnat des clubs hôtes pour voir à ce que les exigences du tournoi, telles que décrites dans les manuels de tournois, soient satisfaites.
• Assumer les responsabilités de directeur de tournoi de Golf Canada, telles que décrites dans les manuels de tournois.
• S’assurer que les comités du club hôte respectent le budget de championnat préautorisé et s’efforcer de trouver des commandites locales pour rehausser certains éléments du tournoi.
• Veiller à ce que les exigences en matière de bénévoles du club hôte, telles que décrites dans les manuels de tournois, soient comblées.
• Accomplir au besoin les tâches administratives liées au tournoi.
• Faire en sorte que les clubs hôtes respectent leurs obligations contractuelles.
• Voir à ce que les renseignements pertinents relatifs au tournoi soient acheminés aux demandeurs et aux joueurs.
• Assurer le soutien administratif à tous les bénévoles des championnats amateurs de Golf Canada.

Formuler, revoir et réviser l’information et les documents relatifs aux championnats pour en assurer l’exactitude et la cohérence, ainsi que l’efficacité des communications :

• Réviser les formulaires d’inscription aux tournois.
• Préparer et tenir à jour les fiches d’information des tournois comprenant tous les renseignements pertinents sur le championnat.
• Coordonner la distribution des formulaires d’inscription et des fiches d’information aux joueurs, aux associations provinciales de golf, au personnel du club, aux officiels du tournoi et sur le site web de Golf Canada.
• Réviser les tableaux de service préparés par le comité de sélection des tableaux de service.

Administrer le processus de candidature et de sélection des championnats, notamment en avisant les demandeurs de l’acceptation ou du rejet de leur demande de participation aux championnats de manière professionnelle et en temps opportun.

2.Règles du golf et statut d’amateur20 %

• Gérer tout le matériel de formation aux Règles du golf en exécutant les tâches suivantes, entre autres : mises à jour annuelles des documents, rapports d’examens et distribution des certificats d’attestation.
• Fournir du soutien administratif en coordonnant les séminaires de formation aux Règles du golf à travers le pays dans le but de former et de perfectionner nos arbitres nationaux.
• Travailler au niveau des opérations sur le terrain, au besoin, dans le cadre de divers événements externes à titre de membre du comité des règles local.
• Aider à la promotion et à la diffusion des Règles du golf et du statut d’amateur.
• Aider aux tâches administratives (procès-verbaux, documents) en appui au Comité des règles et du statut d’amateur de Golf Canada et à ses sous-comités.
• Gérer la correspondance avec les demandeurs de réintégration au statut d’amateur et s’assurer qu’une réponse rapide soit envoyée au sujet de leur demande.

3.Autres tâches20 %

• Contrôler l’inventaire d’équipement en assumant notamment les responsabilités suivantes :
• Voir à ce que des quantités adéquates d’équipement opérationnel de tournoi soient maintenues.
• Veiller à l’approvisionnement en équipement de tournoi, affiches, fournitures, prix et récompenses et autre matériel connexe.
• Gérer les exigences logistiques d’expédition et de livraison.
• Préparer les itinéraires de voyage de chaque année dans le respect de la gestion budgétaire.
• Dresser une liste d’objectifs quantifiables pour chaque année et confirmer auprès du gestionnaire des championnats amateurs et des règles.
• Travailler de manière à ce que le service des championnats amateurs et des règles de Golf Canada fournisse :

• les réponses rapides à toutes les demandes;
• les services aux membres et au grand public;
• l’organisation de tournois du niveau le plus élevé pour l’agrément de tous les concurrents et bénévoles.

Autres tâches sur demande.

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

• Diplôme d’études postsecondaires en gestion sportive ou d’affaires, ou autre domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience de travail pertinente.
• Une bonne connaissance du golf est exigée et l’expérience de la compétition est un atout.
• Le bilinguisme (anglais et français) est nécessaire.
• Disposition à voyager et à rester loin de chez soi pour de longues périodes, au besoin, selon le calendrier de championnats.
• Permis de conduire (camion) valide.
• Capacité et volonté de conduire un camion avec remorque de 12 pieds.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite
• Fortes aptitudes relationnelles.
• Capacité avérée de gérer diverses priorités dans les délais prescrits et de travailler efficacement dans un milieu dynamique.
• Capacité d’adaptation et approche flexible, avec capacité avérée de travailler de manière autonome aussi bien qu’au sein d’une équipe.
• Expérience souhaitable en planification, coordination et opération d’évènements.
• Expérience en service à la clientèle, avec une volonté claire d’assurer une expérience positive à toutes les personnes impliquées.
• Maîtrise avérée de la Suite Office (PowerPoint, Word, Excel).

RÉGIME DE RÉMUNÉRATION :

• Fermeture des bureaux de 2 semaines pendant la pause d’hiver
• Programme de motivation du personnel (boni annuel fondé sur le rendement organisationnel)
• Mi-journée les vendredis d’été
• Droits de jeu gratuits après 15 h pendant la saison de golf au TPC Toronto
• Rabais sur le prix des consommations et des marchandises au TPC Toronto
• Régime complet d’avantages sociaux
• Équivalence de régime de retraite enregistré
• Allocation mensuelle de téléphone cellulaire

REMARQUE : L’horaire normal de travail chez Golf Canada est de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, soit huit (8) heures par jour, cinq (5) jours par semaine, pause-repas d’une heure comprise. Cependant, les exigences du poste peuvent se traduire par un horaire variable, peut être irrégulier, pour répondre aux objectifs de l’emploi.

Golf Canada’s core values are “Fun, Excellence, Inclusion, Respect, Accountability” and while these are included in each employee’s offer of employment and annual employment letters, these core values are also an integral part of the Golf Canada’s recruitment, hiring and annual review process.

Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential. Golf Canada provides equal employment opportunities to employees regardless of their gender, race, religion, age, ability, sexual orientation, or marital status. We offer a family-friendly environment that allows for flexible work arrangements to support staff diversity and ensure a healthy work-life balance. We value and promote a culture of diversity, equity, inclusion, and belonging. Should you require any accessibility-related accommodations or specific adjustments to ensure fair and equitable access throughout the recruitment and selection process, and thereafter, please reach out to the recruitment team by email. All information provided will be treated as confidential and used only to provide an accessible candidate experience.