Coordinateur(trice) des Affaires Étudiantes Administratives

McGill University; Montreal; On-site; CAD 43,000 - 53,000; Full time

Job summary

McGill University recherche un coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes pour soutenir les programmes FMPD et gérer les dossiers des résident(e)s. Vous coordonnerez admissions, inscriptions, embauches et communications internes et externes, tout en veillant au respect des politiques et échéances.

Le poste requiert une excellente organisation, une maîtrise des systèmes comme Banner et Slate, et une capacité à travailler en équipe dans un environnement universitaire bilingue.

Qualifications

• Diplôme pertinent et expérience administrative.
• Bonne connaissance des systèmes de gestion de dossiers et de la vie universitaire.
• Connaissance des cadres règlementaires académiques et des procédures internes.
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral comme à l'écrit.

Responsibilities

• Servir de point de contact principal pour les résident(e)s et le corps professoral.
• Coordonner admissions, inscriptions et jumelages CaRMS, et suivre les dossiers dans plusieurs systèmes.
• Préparer certificats, lettres de soutien et documents officiels.
• Maintenir les dossiers exacts et assurer la liaison avec les organismes externes.

Skills

Organisation

Communication

Gestion du temps

Travail d'équipe

Discrétion

Bilingue FR/EN

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Tools

Banner

Slate

Hyfen

One45

Job description

Résumé Du Poste

Sous la supervision du/de la superviseur(e) des affaires étudiantes, le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et opérationnel complet aux programmes de formation médicale postdoctorale (FMPD) dans toutes les spécialités, en assurant une coordination efficace des dossiers des résident(e)s, depuis l’admission jusqu’à la fin du programme. Les responsabilités comprennent :

• Agir comme principal point de contact pour les résident(e)s, fellows, directeurs(trices) de programme et personnel administratif, en répondant aux demandes liées aux politiques, procédures, exigences de formation et échéances. Assurer la liaison avec les unités internes et les organisations externes (p. ex., CMQ, Collège royal, CMFC, hôpitaux) afin de faciliter l’échange d’information et d’assurer la conformité aux exigences réglementaires.
• Coordonner les processus d’admission, d’accueil, d’inscription et d’embauche, incluant les jumelages CaRMS, le traitement des candidatures et la gestion des dossiers des apprenant(e)s dans plusieurs systèmes (p. ex., Slate, Banner, Hyfen). Maintenir des dossiers exacts, suivre les stages optionnels et les stages interuniversitaires, et s’assurer que tous les documents requis (p. ex., permis, financement, évaluations, formulaires de permis) sont complets et à jour.
• Appliquer les processus administratifs liés aux stages (y compris non accrédités et hors province), aux congés, au financement et à la certification. Suivre la progression des apprenant(e)s en surveillant les évaluations et les exigences du programme, et préparer les certificats ainsi que la documentation officielle, comme les lettres de situation académique et les lettres de soutien pour visa.
• Soutenir les processus réglementaires et académiques en coordonnant les formulaires et les soumissions aux organismes de réglementation, incluant le Collège royal et le CMQ, et en administrant des programmes spécialisés tels que le Programme de cliniciens-chercheurs (CIP).
• Maintenir les systèmes de suivi, préparer les rapports et la correspondance, mettre à jour les documents et sites Web des programmes, et assurer l’intégrité des données dans toutes les plateformes. Fournir des conseils aux coordonnateurs(trices) de programme et soutenir les réunions, séances de formation et événements FMPD, contribuant ainsi à l’efficacité et à la qualité globales des opérations des programmes.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée de toutes les tâches pouvant être effectuées par un(e) employé(e) dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et Aptitudes Requises

• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer de multiples priorités et de respecter des échéances strictes
• Grande attention aux détails et précision dans la saisie de données, la tenue de dossiers et la vérification de documents
• Capacité à interpréter et appliquer des politiques, procédures et règlements dans un environnement académique complexe
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir efficacement avec les apprenant(e)s, le corps professoral, les parties prenantes externes et le personnel de la FMPD
• Capacité démontrée à travailler en équipe
• Bon jugement et capacité à transférer adéquatement les questions complexes au niveau approprié
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations sensibles et confidentielles
• Maîtrise des systèmes administratifs et de gestion de données (p. ex., Banner, Slate, Hyfen, One45) et de la suite Microsoft Office
• Capacité à s’adapter aux processus, systèmes et priorités changeants dans un environnement dynamique
• Expérience dans la coordination avec plusieurs parties prenantes et le maintien de relations de travail efficaces
• Bilinguisme (français et anglais), parlé et écrit, exigé
• Des tests peuvent être administrés

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Superviseur(e) d'affaires étudiantes

Date Limite Pour Postuler

2026-11-11

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].