Coordinateur administratif/Coordinatrice administrative

TOTEM talent recruiter; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Montréal recherche un coordonnateur administratif pour assurer le bon fonctionnement de ses opérations. Vous jouerez un rôle central au sein de l'équipe, en soutenant les communications internes et la gestion des tâches administratives. Ce poste nécessite une personne organisée, polyvalente, avec un excellent sens du service, capable d'interagir avec divers départements et d'assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Qualifications

• Créativité et capacité à proposer des idées nouvelles.
• Expérience en service à la clientèle, administration ou poste similaire.
• Excellent français à l'oral et à l'écrit, anglais fonctionnel.

Responsibilities

• Gérer les courriels et appels entrants.
• Accueillir les candidats au bureau et assurer un suivi régulier des espaces.
• Participer à des projets liés aux activités de marketing, communication et culture.

Skills

Créativité

Empathie

Sens de l'organisation

Autonomie

Rigueur

Service à la clientèle

Compétences informatiques

Education

Expérience en service à la clientèle ou en administration

Tools

Microsoft Office

QuickBooks

Job description

Coordinateur administratif/Coordinatrice administrative

Coordinateur administratif/Coordinatrice administrative

En tant que coordonnateur·trice administratif·ve, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de notre bureau. Véritable personne-orchestre, vous soutenez à la fois les opérations quotidiennes, les communications internes et la vie d’équipe. Organisé·e, polyvalent·e et doté·e d’un excellent sens du service, vous collaborez étroitement avec la responsable marketing, communication et culture sur divers projets à portée humaine et organisationnelle.

Responsabilités :

• Rediriger les courriels et appels entrants (env. 5/j)
• Accueillir les candidats qui se présentent au bureau (présence de 3j/ semaine au bureau)
• Assurer un suivi régulier de l’état des espaces afin de préserver un cadre de travail propre et harmonieux
• Envoyer et suivre les tests logiciels et casiers judiciaires des candidats et en effectuer le suivi avec les personnes concernées
• Assurer un suivi rigoureux des offres d’emploi affichées (sur notre site et sur LinkedIn) : vérification de la cohérence des contenus, mise à jour régulière des statuts
• Rédiger occasionnellement des offres d’emploi
• Apporter son support aux équipes, être à l’écoute des besoins, relever les problématiques observées et proposer des solutions de manière proactive
• Coorganiser les événements employés et/ou partenaires d’affaires
• Participer activement à la mise en place logistique du matériel pour les réunions, 5@7, événements clients et congrès
• Apporter son soutien à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs (coordination avec le service technique pour la configuration de l’ordinateur etc)
• Passer les commandes de consommables (réceptionner les commandes) et suivre les stocks
• Effectuer le suivi des activités en cours avec les équipes concernées
• Saisir les factures des diverses dépenses dans QuickBooks
• Participer à des projets liés aux activités de marketing, communication et culture d’entreprise, en soutien à la responsable du service
• Toutes autres tâches connexes

Savoir être :

• Créativité et capacité à proposer des idées nouvelles
• Empathie et approche accessible, facilitant les échanges avec tous les membres de l’équipe
• Esprit d’initiative et autonomie dans l’action
• Capacité à gérer les priorités et à réagir efficacement en situation d’urgence
• Sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches
• Expérience en service à la clientèle, en administration ou dans un poste similaire
• Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit, anglais fonctionnel (clientèle parfois anglophone)
• Connaissance de base de Microsoft Office
• Être à l’aise avec les outils informatiques

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Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste; seules les personnes qui possèdent le profil recherché par notre client seront contactées. Nous encourageons toutes les candidatures et valorisons la diversité des profils. Nous vous invitons à visiter notre site totemtalent.ca pour en connaitre davantage sur nous.

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