Contract Administration

Actalent; Outaouais; On-site; CAD 95,000 - 125,000; Full time

Job summary

Actalent recherche un Administrateur(trice) de contrats pour superviser des projets de construction publics à Gatineau et assurer le respect des obligations contractuelles.

Vous dirigerez les revues techniques et les documents de modification, coordonnerez avec les entrepreneurs et les autorités, et contribuerez à la clôture efficace des projets tout au long de leur cycle.

Qualifications

• Plus de 10 années d’expérience en administration de contrats sur des projets de construction publics ou PPP.

Responsibilities

• Effectuer des visites régulières de chantier pour surveiller la conformité aux contrats et aux codes.
• Documenter l’avancement des travaux et identifier les écarts par rapport aux documents contractuels.
• Examiner les dessins d’atelier, échéanciers et demandes de paiement progressif pour assurer l’exactitude et la conformité.
• Collaborer avec entrepreneurs, sous-consultants et autorités compétentes pour résoudre les enjeux de constructibilité.
• Préparer et émettre les documents relatifs aux modifications du projet.
• Diriger les réunions de projet et suivre l’avancement des travaux.
• Veiller à la clôture du projet et à la distribution de la documentation.
• Fournir des analyses de constructibilité et des retours aux équipes de conception.
• Maintenir des dossiers de chantier et de correspondance pour une reddition de comptes.

Job description

La description du poste en anglais suit ci-dessous / The English description will follow.

Titre du poste : Administrateur(trice) de contrats

Description Du Poste

L’Administrateur(trice) de contrats supervise la réalisation de projets de construction du secteur public afin de s’assurer que les entrepreneurs et les propriétaires respectent les obligations prévues au contrat de construction. Ce poste fournit des clarifications documentaires, des interprétations techniques et des recommandations, examine l’avancement financier des projets et appuie les équipes de conception et techniques en réalisant des analyses de constructibilité et en fournissant de la rétroaction tout au long des différentes phases du projet.

Responsabilités

• Effectuer des visites régulières de chantier afin de surveiller les activités de construction et de vérifier la conformité aux contrats de construction, aux codes du bâtiment et aux normes de sécurité.
• Documenter en détail l’avancement des travaux, identifier tout écart par rapport aux documents contractuels ou aux normes en vigueur et collaborer rapidement avec le propriétaire et l’entrepreneur afin de résoudre les problèmes.
• Examiner et suivre les dessins d’atelier, les échéanciers de construction, les échantillons de matériaux, les demandes de paiement progressif, les ordres de modification ainsi que toute autre documentation du projet afin d’en assurer l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité aux exigences contractuelles.
• Collaborer étroitement avec les entrepreneurs, les sous-consultants et les autorités compétentes afin de résoudre les enjeux de constructibilité et de répondre aux préoccupations du client.
• Préparer et émettre la documentation relative aux modifications du projet, y compris des croquis et des dessins, afin de communiquer clairement les changements de conception ou de portée à toutes les parties prenantes.
• Diriger et participer activement aux réunions de projet à toutes les phases afin de favoriser la communication, de suivre l’avancement des travaux et de contribuer à la résolution rapide des enjeux techniques et contractuels.
• Veiller à ce que toute la documentation de clôture du projet soit complétée, soumise et distribuée aux parties concernées à la fin du projet, favorisant ainsi une transition harmonieuse et le respect des obligations contractuelles.
• Fournir de façon continue des analyses de constructibilité et de la rétroaction aux équipes de conception et techniques afin d’optimiser les solutions de conception pour une réalisation efficace et conforme des travaux.
• Maintenir des dossiers organisés concernant les observations de chantier, la correspondance et la documentation du projet afin d’assurer une reddition de comptes transparente et une administration efficace du projet.

Compétences essentielles

• Plus de 10 années d’expérience en administration de contrats sur des projets de construction d’envergure, idéalement dans le secteur public ou dans le cadre de partenariats public-privé (PPP).
• Expérience démontrée dans la direction des activités sur chantier et à titre de principal point de contact auprès des clients, des entrepreneurs et des équipes de projet hors site.
• Excellentes compétences en gestion des parties prenantes, avec la capacité d’établir des relations efficaces et de favoriser la collaboration entre les propriétaires, les entrepreneurs, les sous-consultants et les autorités compétentes.
• Expertise reconnue en administration de contrats de construction, notamment dans l’examen et la gestion des dessins d’atelier, des échéanciers, des échantillons, des paiements progressifs et des ordres de modification.
• Capacité d’obtenir, ou détention actuelle, d’une cote de fiabilité exigée pour travailler sur des projets gouvernementaux et publics.
• Aisance à travailler à temps plein sur site à Gatineau dans un environnement de construction.
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une capacité à fournir des interprétations techniques et des recommandations claires.
• Solides compétences organisationnelles et grande attention aux détails pour le suivi de la documentation, la surveillance de l’avancement des travaux et la gestion des exigences de clôture des projets.

Compétences Et Qualifications Additionnelles

• Expérience dans des projets de bâtiments publics et des programmes de construction liés au gouvernement.
• Expérience antérieure en conception avec Revit dans un contexte d’architecture ou d’ingénierie.
• Expérience de travail au sein d’équipes multidisciplinaires comprenant des architectes, des ingénieurs et d’autres professionnels de la conception.
• Bonne compréhension des principes de constructibilité et aptitude à fournir des recommandations pratiques aux équipes de conception et techniques.
• Connaissance des pratiques de conception durable et des processus de conception axés sur les technologies.

Environnement de travail

Il s’agit d’un poste entièrement sur site, basé à Gatineau, directement intégré à des projets actifs du secteur public. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les entrepreneurs, les équipes de conception et les différentes parties prenantes dans un environnement dynamique, axé sur le terrain, nécessitant des visites fréquentes de chantier et une interaction constante avec les activités de construction.

Ce poste soutient un portefeuille important de programmes gouvernementaux et publics réalisés par une équipe multidisciplinaire d’architecture et d’ingénierie. La culture de travail met l’accent sur la collaboration, la réflexion intégrée et la responsabilité partagée dans la réussite des projets. Les professionnels travaillent ensemble à travers divers secteurs de marché et régions géographiques afin de faire progresser la conception grâce à la technologie, aux pratiques durables et à un engagement constant envers l’excellence.

Job Title: Contract Administrator

Job Description

The Contract Administrator oversees the construction of public sector projects to ensure that contractors and owners fulfill their obligations as outlined in the construction contract. This role provides document clarifications, technical interpretations and recommendations, reviews financial progress, and supports design and technical staff with constructability reviews and feedback throughout all phases of the project.

Responsibilities

• Conduct regular site visits to monitor construction activities and verify compliance with construction contracts, building codes, and safety standards.
• Document construction progress in detail, identify deviations from contract documents or standards, and coordinate promptly with the owner and contractor to resolve issues.
• Review and track shop drawings, construction schedules, material samples, progress payment applications, change orders, and other project documentation to ensure accuracy, completeness, and alignment with contractual requirements.
• Collaborate closely with contractors, sub-consultants, and authorities having jurisdiction to address constructability issues and respond to owner concerns.
• Prepare and issue project change documentation, including sketches and drawings, to clearly communicate design or scope modifications to all stakeholders.
• Lead and actively participate in project meetings during all phases of the project to facilitate communication, monitor progress, and support timely resolution of technical and contractual issues.
• Ensure all project closeout documentation is completed, submitted, and distributed to the appropriate parties at project completion, supporting a smooth handover and compliance with contractual obligations.
• Provide ongoing constructability reviews and feedback to design and technical teams to help optimize design solutions for efficient and compliant construction.
• Maintain organized records of site observations, correspondence, and project documentation to support transparent reporting and effective project administration.

Essential Skills

• 10+ years of experience in contract administration on large construction projects, ideally in public sector or public–private partnership (P3) projects.
• Proven ability to lead onsite activities and serve as the primary point of contact with clients, contractors and an offsite project team.
• Strong stakeholder management skills, with the ability to build effective relationships and facilitate collaboration among owners, contractors, sub-consultants, and authorities having jurisdiction.
• Demonstrated expertise in construction contract administration, including reviewing and managing shop drawings, schedules, samples, progress payments, and change orders.
• Ability to obtain, or current possession of, reliability clearance as required for work on government and public projects.
• Comfort working fully onsite in Gatineau in a construction environment.
• Excellent communication skills, both written and verbal, with the ability to provide clear technical interpretations and recommendations.
• Strong organizational skills and attention to detail for tracking documentation, monitoring progress, and managing project closeout requirements.

Additional Skills & Qualifications

• Experience with public building projects and government-related construction programs.
• Past design experience using Revit in an architectural or engineering context.
• Experience working within multi-disciplinary teams that include architects, engineers and other design professionals.
• Understanding of constructability principles and the ability to provide practical feedback to design and technical staff.
• Familiarity with sustainable design practices and technology-driven design processes.

Work Environment

This is a fully onsite role based in in Gatineau, embedded directly within active public sector projects. You will work closely with contractors, design teams, and project stakeholders in a fast‑paced, field-focused environment that requires frequent site walks and ongoing interaction with construction activities. The position supports a busy portfolio of government and public programs delivered by a multi-disciplinary architecture and engineering team. The culture emphasizes collaboration, integrated thinking, and shared ownership of project success, with professionals working together across multiple market sectors and geographies to advance design through technology, sustainable practices, and a commitment to excellence. Attire is appropriate for a construction site setting, balancing professionalism with safety and practicality.

Job Type & Location

This is a Permanent position based out of Gatineau, QC.

Pay And Benefits

The pay range for this position is $95000.00 - $125000.00/yr.

Individual compensation offered for this position within this range will depend on many factors, including qualifications, skills, relevant experience, job knowledge, geographic location, internal equity, and other pertinent job-related factors.

Workplace Type

This is a fully onsite position in Gatineau,QC.

À propos d’Actalent

Actalent est un leader mondial dans les services d’ingénierie et de sciences ainsi que dans les solutions de talents. Nous aidons des entreprises visionnaires à faire progresser leurs initiatives d’ingénierie et de science grâce à l’accès à des experts spécialisés qui favorisent l’échelle, l’innovation et la rapidité de mise sur le marché. Avec un réseau de près de 20 000 consultants et 5 000 clients à travers les États-Unis, le Canada, l’Asie et l’Europe, Actalent dessert de nombreuses entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’être l’une des 500 meilleures firmes de conception de l’Engineering News-Record (ENR) pour nos services de conception en ingénierie et un lauréat du prix ClearlyRated Best of Staffing® tant pour le service client que pour les talents.

Actalent est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [e-mail] pour connaître d’autres options d’accommodement.

Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec)

Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)

Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco: Conformément à l’Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels.

Utilisation de l’intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche, notamment la recherche, la présélection et l’évaluation des candidatures. L’IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle‑ci puisse être examinée à l’aide d’outils d’IA.

About Actalent

Actalent is a global leader in engineering and sciences services and talent solutions. We help visionary companies advance their engineering and science initiatives through access to specialized experts who drive scale, innovation and speed to market. With a network of almost 20,000 consultants and 5,000 clients across the U.S., Canada, Asia and Europe, Actalent serves many of the Fortune 500. We are proud to be an Engineering News-Record (ENR) Top 500 Design Firm for our engineering design services and a ClearlyRated Best of Staffing® winner for both client and talent service.

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email [e-mail] for other accommodation options.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec)

Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)

San Francisco Fair Chance Ordinance: Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, for all positions located in the city and county of San Francisco, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Use of Artificial Intelligence (AI): We may use Artificial Intelligence (AI) to support parts of our hiring process, including sourcing, screening, and evaluating candidates. AI helps assess applications and qualifications, but final decisions are made by our hiring team. By applying, you acknowledge and agree that your application may be reviewed using AI tools.