Commis de bureau

HGregoire; Saint-Eustache; On-site; CAD 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Télémédecine

Congés payés

Club HGreg

Événements d’équipe

Job summary

HGrégoire St-Eustache recherche un commis de bureau pour assurer des tâches administratives liées à la facturation, au suivi des dépenses marketing et aux réclamations COOP auprès des manufacturiers.

Le candidat idéal est organisé, rigoureux et autonome, capable de gérer plusieurs dossiers et de respecter les échéances tout en maintenant des informations administratives et financières à jour.

Qualifications

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Autonomie et débrouillardise.
• Bon sens de l’initiative et capacité à chercher des solutions.

Responsibilities

• Facturation et suivi administratif: exécution des tâches de facturation, suivi des factures et vérification des pièces justificatives.
• Réclamations de coopération publicitaire (COOP): préparation, soumission et suivi des réclamations, collecte des preuves et contrôle des dépenses selon les critères des manufacturiers.
• Cartes de crédit: conciliation des transactions, collecte des justificatifs, suivi des pièces manquantes et détection d’anomalies.
• Maintenance et mise à jour des documents et dossiers administratifs; soutien aux tâches administratives connexes.

Skills

Organisation et gestion des priorités

Rigueur

Autonomie

Proactivité

Initiative

Prise d’initiative

Capacité à gérer plusieurs suivis

Discrétion et professionnalisme

Job description

HGrégoire St-Eustache est à la recherche d’ un(e) commis de bureau !

Sous la supervision de la direction, le ou la commis de bureau assure diverses tâches administratives liées principalement à la facturation, au suivi des dépenses marketing et aux réclamations de coopération publicitaire (« coop ») auprès des manufacturiers.

La personne titulaire du poste doit faire preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie afin d’assurer un suivi adéquat des différents dossiers, de respecter les échéanciers et de maintenir des informations administratives et financières à jour.

Principales responsabilités

Facturation et suivi administratif

• Effectuer diverses tâches de facturation et assurer l’exactitude des informations saisies;
• Effectuer le suivi des factures reçues et/ou à payer;
• Vérifier les factures et s’assurer que les informations et pièces justificatives nécessaires sont présentes;
• Effectuer les suivis requis auprès des personnes ou départements concernés lorsque des informations sont manquantes;
• Classer et maintenir à jour les documents et dossiers administratifs;
• Participer à diverses tâches administratives connexes selon les besoins.

Réclamations de coopération publicitaire (COOP)

• Préparer et soumettre les réclamations de coopération publicitaire auprès des manufacturiers;
• Recueillir et conserver les preuves nécessaires relativement aux campagnes et initiatives publicitaires réalisées;
• S’assurer que les dépenses réclamées respectent les critères et exigences établis par les manufacturiers;
• Rassembler les factures, preuves de diffusion, visuels et autres documents justificatifs nécessaires aux réclamations;
• Effectuer le suivi des réclamations soumises jusqu’à leur remboursement;
• Faire les suivis nécessaires lorsqu’une réclamation est incomplète, refusée ou nécessite des informations supplémentaires;
• Maintenir un registre à jour des montants réclamés, approuvés, refusés et remboursés;
• S’assurer du respect des échéanciers afin de maximiser les sommes pouvant être récupérées auprès des manufacturiers.

Cartes de crédit

• Effectuer la conciliation des transactions effectuées sur les cartes de crédit;
• Recueillir les factures et pièces justificatives correspondant aux différentes transactions;
• Effectuer les suivis nécessaires pour les pièces justificatives manquantes ou les transactions à clarifier;
• Identifier et signaler toute anomalie ou différence nécessitant une vérification.
• Assurer le suivi des dépenses liées au budget marketing;
• Maintenir à jour les outils de suivi budgétaire;
• Comptabiliser et catégoriser les différentes dépenses marketing;
• Comparer les dépenses réelles au budget prévu et signaler les écarts;
• Tenir compte des remboursements COOP dans le suivi des dépenses marketing;
• Produire, au besoin, des sommaires ou rapports permettant à la direction de connaître l’état du budget marketing;
• Collaborer avec les personnes concernées afin d’obtenir les informations nécessaires au suivi des dépenses.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne débrouillarde, structurée et proactive, qui prend en charge ses dossiers et en assure le suivi jusqu’à leur conclusion.

La personne doit être à l’aise de chercher l’information dont elle a besoin, de poser les bonnes questions et de prendre les initiatives nécessaires pour faire avancer les dossiers.

Elle doit également être capable de travailler avec un minimum de supervision, tout en sachant reconnaître les situations qui nécessitent l’intervention ou l’approbation de la direction.

Compétences et qualités recherchées

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités;
• Grande rigueur et souci du détail;
• Autonomie et débrouillardise;
• Bon sens de l’initiative et capacité à chercher des solutions;
• Capacité à effectuer plusieurs suivis simultanément et à respecter les échéanciers;
• Capacité à identifier les informations manquantes et à effectuer les suivis nécessaires sans attendre systématiquement des directives;
• Bon jugement et sens des responsabilités;
• Facilité à travailler avec les chiffres et à repérer les écarts ou incohérences;
• Capacité à travailler en collaboration avec différents départements;
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles.

Horaire

Ce que nous offrons

• Assurances collectives complètes (santé, dentaire, vie, invalidité)
• Accès à un service de télémédecine
• Congés payés et programme d’aide aux employés
• Programme de reconnaissance Club HGreg pour valoriser vos réussites
• Événements et activités d’équipe dans un environnement stimulant

J'atteste que je suis citoyen(ne) canadien ou résident(e) permanent(e) du Canada ou titulaire d'une autorisation valide (par ex., un permis de travail du canada), en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (Canada), à exercer un emploi au sein de la profession.