Commis de bureau

HGrégoire St-Eustache; Saint-Eustache; On-site; CAD 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives complètes (sant

Accès à un service de télémédecine

Congés payés et programme d’aide aux">

Club HGreg – reconnaissance des réuss者

Événements et activités d’équipe

Job summary

HGrégoire St-Eustache recherche un(e) commis de bureau pour soutenir la facturation, le suivi des dépenses marketing et les réclamations COOP auprès des manufacturiers. Sous supervision de la direction, vous assurez le respect des échéanciers et la tenue d informations administratives et financières à jour.

Profil débrouillard, structuré et proactif; vous savez travailler avec les chiffres, effectuer plusieurs suivis en parallèle et collaborer avec différents départements tout en restant discret

Qualifications

• Personne débroyée, structurée et proactive recherché pour gérer dossiers et suivi.
• Bonne capacité à chercher l'information et à prendre des initiatives.
• Travailler avec supervision minimale tout en sachant quand demander l'approbation.

Responsibilities

• Facturation et suivi administratif; assurer exactitude des informations saisies.
• Suivi des factures à payer et vérification des pièces justificatives.
• Réclamations de coopération publicitaire (COOP) et suivi des remboursements.
• Conciliation et suivi des dépenses liées au budget marketing.

Skills

Organisation impeccable

Rigueur

Autonomie

Initiative

Gestion des priorités

Suivi multitâche

Esprit analytique

Travail d'équipe

Discrétion

Fiabilité

Job description

Commis de bureau

Il y a plus de 30jours Identifiant de la demande: 2069

HGrégoire St-Eustache est à la recherche d’ un(e) commis de bureau !

Sous la supervision de la direction, le ou la commis de bureau assure diverses tâches administratives liées principalement à la facturation, au suivi des dépenses marketing et aux réclamations de coopération publicitaire (« coop ») auprès des manufacturiers.

La personne titulaire du poste doit faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie afin d'assurer un suivi adéquat des différents dossiers, de respecter les échéanciers et de maintenir des informations administratives et financières à jour.

Principales responsabilités

Facturation et suivi administratif

• Effectuer diverses tâches de facturation et assurer l'exactitude des informations saisies;
• Effectuer le suivi des factures reçues et/ou à payer;
• Vérifier les factures et s'assurer que les informations et pièces justificatives nécessaires sont présentes;
• Effectuer les suivis requis auprès des personnes ou départements concernés lorsque des informations sont manquantes;
• Classer et maintenir à jour les documents et dossiers administratifs;
• Participer à diverses tâches administratives connexes selon les besoins.

Réclamations de coopération publicitaire (COOP)

• Préparer et soumettre les réclamations de coopération publicitaire auprès des manufacturiers;
• Recueillir et conserver les preuves nécessaires relativement aux campagnes et initiatives publicitaires réalisées;
• S'assurer que les dépenses réclamées respectent les critères et exigences établis par les manufacturiers;
• Rassembler les factures, preuves de diffusion, visuels et autres documents justificatifs nécessaires aux réclamations;
• Effectuer le suivi des réclamations soumises jusqu'à leur remboursement;
• Faire les suivis nécessaires lorsqu'une réclamation est incomplète, refusée ou nécessite des informations supplémentaires;
• Maintenir un registre à jour des montants réclamés, approuvés, refusés et remboursés;
• S'assurer du respect des échéanciers afin de maximiser les sommes pouvant être récupérées auprès des manufacturiers.

Cartes de crédit

• Effectuer la conciliation des transactions effectuées sur les cartes de crédit;
• Recueillir les factures et pièces justificatives correspondant aux différentes transactions;
• Effectuer les suivis nécessaires pour les pièces justificatives manquantes ou les transactions à clarifier;
• Identifier et signaler toute anomalie ou différence nécessitant une vérification.
• Assurer le suivi des dépenses liées au budget marketing;
• Maintenir à jour les outils de suivi budgétaire;
• Comptabiliser et catégoriser les différentes dépenses marketing;
• Comparer les dépenses réelles au budget prévu et signaler les écarts;
• Tenir compte des remboursements COOP dans le suivi des dépenses marketing;
• Produire, au besoin, des sommaires ou rapports permettant à la direction de connaître l'état du budget marketing;
• Collaborer avec les personnes concernées afin d'obtenir les informations nécessaires au suivi des dépenses.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne débrouillarde, structurée et proactive, qui prend en charge ses dossiers et en assure le suivi jusqu'à leur conclusion.

La personne doit être à l'aise de chercher l'information dont elle a besoin, de poser les bonnes questions et de prendre les initiatives nécessaires pour faire avancer les dossiers.

Elle doit également être capable de travailler avec un minimum de supervision, tout en sachant reconnaître les situations qui nécessitent l'intervention ou l'approbation de la direction.

Compétences et qualités recherchées

• Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités;
• Grande rigueur et souci du détail;
• Autonomie et débrouillardise;
• Bon sens de l'initiative et capacité à chercher des solutions;
• Capacité à effectuer plusieurs suivis simultanément et à respecter les échéanciers;
• Capacité à identifier les informations manquantes et à effectuer les suivis nécessaires sans attendre systématiquement des directives;
• Bon jugement et sens des responsabilités;
• Facilité à travailler avec les chiffres et à repérer les écarts ou incohérences;
• Capacité à travailler en collaboration avec différents départements;
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d'informations confidentielles.

Ce que nous offrons

• Assurances collectives complètes (santé, dentaire, vie, invalidité)
• Accès à un service de télémédecine
• Congés payés et programme d’aide aux employés
• Programme de reconnaissance Club HGreg pour valoriser vos réussites
• Événements et activités d’équipe dans un environnement stimulant