Commis Comptable · Comptes fournisseurs et comptes clients

PAQ; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

PAQ, organisation autochtone dédiée au logement des Premières nations à Montréal, recherche un Commis Comptable pour gérer les comptes fournisseurs et clients. Vous serez chargé de facturation, paiements et rapprochements en soutien des clôtures mensuelles.

Profil recherché: DEP en comptabilité ou équivalent, 1 à 3 années d’expérience, excellente maîtrise d’Excel; Sage 50 est un atout et l’anglais est un plus. Poste permanent à temps plein.

Qualifications

• DEP en comptabilité, tenue de livres ou formation équivalente; une combinaison équivalente de formation et d’expérience peut être considérée.
• 1–3 années d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients, tenue de livres ou soutien comptable.
• Expérience avec un logiciel comptable; Sage 50 constitue un atout.
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils de gestion documentaire.
• Connaissance pratique des taxes, factures, crédits, encaissements, dépôts et rapprochements.
• Maîtrise du français oral et écrit; connaissance de l’anglais, un atout.

Responsibilities

• Recevoir, centraliser et vérifier les factures et notes de crédit, notamment les calculs, taxes, doublons, pièces justificatives, approbations et codifications requises.
• Saisir les factures, crédits et ajustements administratifs autorisés dans Sage 50.
• Rapprocher les relevés fournisseurs et effectuer le suivi des documents, écarts ou approbations manquants.
• Préparer les lots de paiement et les transmettre aux personnes autorisées; ne pas libérer seul les fonds.

Skills

Excel

Gestion documentaire

Autonomie

Education

DEP en comptabilité

Tools

Sage 50

Job description

Titre du poste : Commis Comptable · Comptes fournisseurs et comptes clients

Département : Finance
Supérieur(e) immédiat(e) : Gestionnaire des finances

Statut du poste : temps plein permanent

À propos : PAQ est une organisation autochtone qui soutient les Premières nations, les Inuits et les Métis confrontés à l'insécurité du logement à Tio'tià : ke / Montréal. En utilisant une approche culturellement appropriée bassée sur l'autonomisation et la réduction des risques, nous offrons des options de logement, des hébergements et des services qui favorisent le bien-être et la guérison, et renforcent la communauté. Nous travaillons en partenariat avec d'autres acteurs pour promouvoir la santé et le droit au logement des populations autochtones urbaines.

Responsabilités principales :

1. Comptes fournisseurs

• Recevoir, centraliser et vérifier les factures et notes de crédit, notamment les calculs, taxes, doublons, pièces justificatives, approbations et codifications requises.
• Saisir les factures, crédits et ajustements administratifs autorisés dans Sage 50.
• Rapprocher les relevés fournisseurs et effectuer le suivi des documents, écarts ou approbations manquants.
• Préparer les lots de paiement et les transmettre aux personnes autorisées; ne pas libérer seul les fonds.

2. Comptes clients

• Préparer et émettre les factures selon les contrats, tarifs, calendriers et instructions approuvés.
• Enregistrer et affecter les paiements, virements, chèques, dépôts et autres encaissements.
• Maintenir le rapport de vieillissement, effectuer les rappels courants et documenter les contestations ou promesses de paiement.
• Identifier les encaissements non attribués et soumettre les crédits, radiations, remboursements ou ajustements à l’approbation requise.

3. Rapprochements clôture et documentation

• Rapprocher les grands livres auxiliaires, registres, relevés et transactions bancaires attribués.
• Fournir les informations nécessaires aux coupures de période, charges à payer, revenus à recevoir et reports.
• Maintenir une piste d’audit complète comprenant factures, contrats, preuves, approbations, reçus et correspondance.
• Soutenir les clôtures mensuelles et annuelles ainsi que les demandes d’audit.

4. Service et travail d’équipe

• Répondre avec professionnalisme aux demandes courantes des fournisseurs, clients, partenaires et équipes internes.
• Coordonner les priorités, soldes et éléments en suspens avec l’autre commis, la personne responsable de la paie, l’analyste et le gestionnaire.
• Tenir à jour les échéanciers, listes de suivi et dossiers incomplets ou contestés.
• Contribuer à la documentation et à l’amélioration continue des procédures.

Relations organisationnelles :

Relations verticales

• Relève du ou de la gestionnaire des finances, qui établit les priorités, attribue le cycle principal et approuve les exceptions.
• Aucun rapport direct et aucune autorité budgétaire, contractuelle ou disciplinaire.

Relations horizontales dans les Finances

• Travaille en complémentarité avec l’autre commis comptable et assure, au besoin, la continuité des comptes fournisseurs ou clients.
• Échange avec la personne responsable de la paie et l’analyste afin de résoudre les écarts et de fournir les données nécessaires aux rapprochements et rapports.

Relations latérales dans PAQ

• Collabore avec les détenteurs de budget, les responsables de sites, les programmes, le Logement, les Refuges, les Opérations, le Développement et les Ressources humaines.
• Obtient les approbations, pièces et renseignements nécessaires sans se substituer aux personnes responsables de la dépense, du contrat ou du budget.

Relations externes

• Communique avec les fournisseurs, clients, partenaires et payeurs pour les suivis administratifs autorisés.
• Ne négocie pas de contrat, ne modifie pas les modalités commerciales et ne prend pas d’engagement au nom de PAQ.

Continuité et couverture interfonctionnelle

• À la demande du ou de la gestionnaire des finances, la personne peut accomplir temporairement des tâches relevant d’une autre fonction financière afin d’assurer la continuité pendant des vacances, un congé, une absence, une période de transition ou une surcharge ponctuelle.
• La couverture est limitée aux tâches pour lesquelles la personne possède la formation, l’information, les accès et les délégations nécessaires. Elle ne constitue pas un transfert permanent de poste ou de responsabilités.
• Les contrôles d’approbation, la traçabilité et la séparation des tâches continuent de s’appliquer. Lorsqu’une même personne doit exceptionnellement préparer et contrôler une opération, une révision indépendante ou une approbation compensatoire doit être documentée.

Autorité et limites du rôle

• N’approuve pas ses propres dépenses, factures, crédits, radiations ou remboursements.
• Ne crée ou ne modifie pas seul les données maîtres sensibles, notamment les coordonnées bancaires d’un fournisseur ou d’un payeur.
• Ne libère pas seul les paiements et respecte toute exigence de double autorisation.
• Ne détermine pas seul le traitement comptable d’une transaction inhabituelle ou la reconnaissance d’un revenu.
• Escalade immédiatement les anomalies, doublons, changements bancaires sensibles, écarts matériels et soupçons de fraude.

Scolarité connaissances et expérience :

• DEP en comptabilité, tenue de livres ou formation équivalente; une combinaison équivalente de formation et d’expérience peut être considérée.
• Une (1) à trois (3) années d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients, tenue de livres ou soutien comptable.
• Expérience avec un logiciel comptable; Sage 50 constitue un atout.
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils de gestion documentaire.
• Connaissance pratique des taxes, factures, crédits, encaissements, dépôts et rapprochements.
• Maîtrise du français oral et écrit; connaissance de l’anglais, un atout.

Compétences aptitudes et valeurs

• Minutie, rapidité et constance dans un environnement à volume élevé.
• Organisation, autonomie et suivi rigoureux des échéances.
• Intégrité, discrétion et respect de la confidentialité et des contrôles.
• Communication professionnelle et orientation vers le service.
• Capacité à détecter les anomalies, à résoudre les écarts courants et à demander une validation.
• Collaboration, souplesse et capacité à couvrir temporairement l’autre cycle.

Indicateurs de contribution

• Transactions traitées conformément aux délais et procédures établis.
• Dossiers complets, exacts et appuyés par une piste d’audit.
• Réduction des erreurs, doublons, écarts et encaissements non attribués.
• Vieillissement des comptes et éléments en suspens suivis et escaladés à temps.
• Rapprochements et informations de clôture fournis selon le calendrier.

Reconnaissance et mise à jour :

Cette fiche décrit les responsabilités principales du poste. Elle doit être interprétée conformément à la structure organisationnelle, aux politiques et délégations de PAQ ainsi qu’aux exigences légales et contractuelles applicables. Toute modification substantielle de l’autorité ou des responsabilités doit faire l’objet d’un examen formel avant sa mise en œuvre.

*Chez PAQ, bien que le français soit la langue principale de travail, de nombreux bénéficiaires autochtones que nous desservons parlent d'abord leur langue maternelle et l'anglais comme deuxième langue, le français étant rarement utilisé. Afin d’offrir un soutien efficace, la maîtrise de l'anglais est requise pour ce poste. Cette exigence repose uniquement sur la nature des fonctions et la nécessité de communiquer efficacement avec nos bénéficiaires, en conformité avec les lois linguistiques du Québec.

**Seules les personnes dont la candidature répond aux exigences seront contactées.

***Les candidat.e.s autochtones sont fortement encouragé.e.s à postuler.