Commis aux affaires académiques

Université de Sherbrooke; Longueuil; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une institution académique dynamique recherche un commis aux affaires académiques pour rejoindre son équipe. Ce poste implique un excellent sens du service à la clientèle, la gestion des dossiers des étudiants et le soutien lors des inscriptions. Vous aurez l'opportunité de contribuer à la réussite des étudiants en les guidant à travers les différentes étapes de leur parcours académique. Si vous êtes passionné par le milieu académique et souhaitez faire une différence, ce poste est fait pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans l'excellence éducative et profitez d'un environnement de travail stimulant et collaboratif.

Benefits

Télétravail régulier

Formation en présentiel

Qualifications

• 3 ans d'expérience en gestion de dossiers académiques.
• Bonne connaissance des outils de bureautique, notamment Word.

Responsibilities

• Accueille les étudiants et les renseigne sur les programmes et règlements.
• Gère les dossiers d'admission et d'inscription des étudiants.
• Assure le suivi des processus administratifs et des activités pédagogiques.

Skills

Service à la clientèle

Connaissance du logiciel Word

Gestion des dossiers

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat

Diplôme d'études secondaires

Job description

Informations générales

L'Université de Sherbrooke, campus de Longueuil, est à la recherche d'une personne dotée d'un excellent sens du service à la clientèle pour rejoindre l'équipe de l'École gestion à titre de commis aux affaires académiques. Si vous êtes motivé par le milieu académique et que vous souhaitez contribuer à la réussite de nos étudiants, cette opportunité est faite pour vous!

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, participe à la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants; effectue les vérifications, les traitements et divers contrôles associés aux étapes du cheminement académique telles qu'admissions, inscriptions, études, grades.

Responsabilités

• Accueille les étudiantes et les étudiants et les renseigne sur divers sujets tels que les programmes offerts, les activités pédagogiques disponibles, les règlements des études et certains aspects techniques de leur dossier.
• Voit à l'organisation matérielle des séances d'inscription et participe à celles-ci. Prépare, vérifie et traite les dossiers d'admission et d'inscription et en assure le suivi. Remplit ou fait remplir divers formulaires tels que fiches d'activités pédagogiques, avis de modification ou d'abandon, avis divers, demandes d'exemption ou d'équivalence, établissement de programme.
• Analyse différentes demandes, dossiers particuliers et effectue les recherches s'y rattachant; solutionne les cas problèmes relevant de sa compétence.
• Sert d'intermédiaire entre la clientèle étudiante et le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les centres de formation; obtient et fournit des informations et la documentation pertinente et effectue le suivi nécessaire.
• Tient à jour les banques d'activités pédagogiques, les annuaires, les divers programmes, les listes d'étudiantes et d'étudiants. Diffuse l'information relative aux règlements des études, voit à leur application et tient à jour ses connaissances dans le domaine.
• Enregistre des informations au dossier informatisé, retranche les données désuètes; interroge ou modifie l'information déjà en mémoire. Corrige les erreurs de codification manifestées en cours d'opération.
• Réclame et compile les notes, vérifie des listes telles que résultats d'examens, révision de notes.Vérifie, fait corriger et expédie les bulletins. Voit à l'organisation des rencontres du jury d'évaluation et donne les suites appropriées. Informe la clientèle étudiante sur les exigences relatives aux tests de français et assure le suivi de ces dossiers.
• Assure le suivi de processus administratifs tels que l'approbation des sujets d'essai, de mémoire ou de thèse, la soutenance de thèse, le dépôt de mémoire.
• Prépare les dossiers des finissantes et des finissants pour la collation des grades.
• Participe à l'organisation d'activités spécifiques telles que les rentrées scolaires, les examens. Réserve des locaux.
• Commande des rapports, des listes et des statistiques en liaison avec son secteur d'activités.
• Remplit divers formulaires tels que demandes de paiement, frais de déplacement, contrats des chargées et chargés de cours; effectue les calculs nécessaires.
• Rédige la correspondance relative à son travail et produit divers documents tels que lettres, plans de cours, horaires, examens, rapports.
• Assume la responsabilité d'un système de classement. Applique la procédure d'archivage.
• Tient à jour l'inventaire des formulaires et autres documents relatifs à son secteur d'activités et voit au renouvellement des stocks.
• Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.
  
  

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Qualifications Requises

• Scolarité: DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
• Expérience: 3 ans
• Autres : Bonne connaissance du logiciel Word
  
  

Qualifications requises avant le 5 octobre 1997 (Annexe 5-D) :

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires
• Expérience: Deux (2) ans d'expérience pertinente
• Autres: Aucune
  
  

Exigences requises :

• Un test de français est exigé comme condition de qualification, note de passage : 60 %
  
  

Conditions de travail

Classe 8

Taux horaire : 27,69 $ à 33,22 $

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.