Commis au traitement des commandes

Cloverdale Paint; London; On-site; CAD 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé

Participation aux bénéfices

Aide aux familles

Rabais employés

Bon environnement de travail

Job summary

Coy, Cloverdale Paint, recherche une personne motivée pour occuper le poste à temps plein au London, Ontario, afin de soutenir l’équipe de production et le service à la clientèle.

Le candidat assurera le traitement des commandes, la coordination entre production et expédition, et la formation sur le système ERP Microsoft Dynamics 365. Salaire négocié selon expérience; horaire de 7 h 30 à 16 h, du lundi au vendredi.

Qualifications

• Études postsecondaires requises en administration, marketing ou chaîne d’approvisionnement, ou équivalent.
• Au moins 2 ans d’expérience en service à la clientèle ou domaine connexe dans le secteur manufacturing/distribution.
• Expérience avec un ERP (Microsoft Dynamics 365) et outils Microsoft Office.

Responsibilities

• Recevoir et traiter les commandes des clients et répondre à leurs demandes.
• Saisir et vérifier les commandes, assurer exactitude des renseignements et des livraisons.
• Préparer et vérifier les factures et coordonner avec les services d’expédition et production.
• Former les nouveaux employés et agir comme ressource ERP.
• Maintenir les dossiers clients et documents justificatifs et soutenir les activités financières.

Skills

Service à la clientèle

Organisation

Résolution de problèmes

Communication écrite

Travail en équipe

Education

Études postsecondaires en administration/marketing/gestion de la chaîne d’approvisionnement

Tools

Microsoft Dynamics 365

Excel

Word

Outlook

Job description

22,50 - 22,50 CAD / heure

Cloverdale Paint est la plus grande entreprise de peinture en Amérique du Nord détenue et exploitée par une famille. Avec plus de 75 magasins corporatifs et plus de 150 détaillants autorisés partout au Canada, Cloverdale Paint entretient une relation privilégiée avec sa clientèle depuis sa fondation en 1933.

Cloverdale Paint est à la recherche d’une personne ambitieuse pour occuper un poste à temps plein, avec une disponibilité complète, afin de soutenir notre équipe de production à London, en Ontario.

Le ou la commis au traitement des commandes assure le service à la clientèle et le soutien administratif en traitant les commandes, en coordonnant les besoins liés à la production et à la livraison et en tenant à jour des dossiers exacts sur les clients et les transactions. Cette personne assure la liaison entre les clients, le service des ventes, la production et la distribution afin de garantir le traitement et l’exécution des commandes dans les délais prévus. À titre de personne-ressource principale pour le système ERP, elle offre également de la formation aux employés, effectue le dépannage courant et contribue à l’amélioration des systèmes et des processus.

Le salaire est négociable selon l’expérience antérieure.

La personne retenue devra être disponible du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 16 h.

Cloverdale offre une rémunération globale très concurrentielle et s’efforte d’être l’endroit où il fait bon travailler, autant pour ses employés que pour ses clients.

Régime d’avantages sociaux payé par l’entreprise : soins médicaux, dentaires et de la vue

Augmentations salariales annuelles tenant compte du coût de la vie

Programme de participation aux bénéfices

Programme d’aide aux familles

Rabais pour les employés

Une équipe de direction encourageante qui favorise le développement professionnel

Un excellent environnement de travail avec des collègues attentionnés qui valorisent la collaboration

Service à la clientèle et administration

• Recevoir et traiter les commandes des clients et répondre à leurs demandes concernant la disponibilité des produits, les prix, l’état des commandes et les livraisons.
• Répondre aux demandes des clients, des succursales et de l’équipe des ventes concernant les commandes, la disponibilité des produits, l’état des expéditions et les délais prévus.
• Saisir et vérifier les commandes en s’assurant de l’exactitude des renseignements sur les produits, des quantités, des prix et des exigences d’expédition et de livraison.
• Vérifier les stocks disponibles, déterminer les besoins de réapprovisionnement conformément aux lignes directrices établies et créer les ordres de travail nécessaires.
• Coordonner les quantités à produire et les priorités des commandes avec le ou la gestionnaire de production.
• Tenir à jour les listes de stocks des clients et surveiller les besoins en inventaire pour les commandes ouvertes à livraisons multiples.
• Communiquer aux clients et aux représentants commerciaux les dates de livraison prévues, les changements aux commandes et les retards.
• Communiquer aux parties concernées les changements d’horaire, les ajustements aux commandes et les mises à jour concernant les commandes spéciales, au besoin.
• Gérer les préoccupations, les écarts de livraison, les plaintes et les demandes de ramassage de barils, en transmettant les situations aux personnes responsables lorsque nécessaire.
• Assurer le suivi des processus, de l’origine à la destination, en veillant à ce que la documentation et les communications nécessaires soient maintenues.
• Préparer et vérifier les factures des clients à l’aide des bordereaux d’emballage et des documents d’expédition.
• Coordonner avec les services concernés la correction des écarts liés aux commandes, aux expéditions et à la facturation.
• Tenir des dossiers organisés sur les commandes des clients, les factures et les documents justificatifs.
• Préparer les rapports de fin de mois et effectuer les autres tâches administratives assignées dans les délais établis.
• Participer aux activités de dénombrement physique des stocks et examiner les écarts dans les transactions d’inventaire.
• Assurer le remplacement des autres représentants du service à la clientèle et de la personne à la réception, au besoin.
• Faire le lien avec le service de production concernant les calendriers de production, la disponibilité des produits et les dates d’achèvement prévues.
• Coordonner avec le personnel du laboratoire les échantillons avant expédition, les exigences en matière d’essais et l’état de libération des produits.
• Tenir à jour les renseignements quotidiens sur la production et transférer les dossiers de fiches de lots dans le système approprié.
• Surveiller les commandes en attente et effectuer les suivis nécessaires concernant la production, les essais et l’expédition.
• Confirmer les quantités disponibles pour l’expédition et transmettre les instructions au service de l’expédition.
• Organiser le transport au moyen des camions de l’entreprise ou de transporteurs, selon les exigences des clients et les modalités de transport approuvées.
• Coordonner les commandes urgentes avec les services concernés avant de confirmer les engagements de livraison.

Soutien au système ERP

• Agir comme personne-ressource principale auprès des employés qui utilisent le système ERP, notamment Microsoft Dynamics 365, pour la saisie des commandes, la coordination de la production, l’expédition et la facturation.
• Fournir des conseils au quotidien et résoudre les problèmes courants liés au système et aux transactions.
• Documenter les problèmes non résolus liés au système et les transmettre au service informatique ou au fournisseur désigné pour le soutien ERP.
• Former les nouveaux employés et les employés actuels aux flux de travail approuvés et aux procédures du système.
• Élaborer et tenir à jour des guides d’utilisation, des instructions de travail et du matériel de formation.
• Participer aux essais des mises à jour du système et des changements de processus approuvés, consigner les résultats et signaler les problèmes.
• Veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des dossiers des clients, des produits et des transactions.
• Produire les rapports courants et aider les employés à accéder aux renseignements pertinents dans le système.
• Repérer les possibilités d’améliorer le traitement des commandes, de réduire la saisie en double et d’accroître l’exactitude des données.
• Acheminer les demandes de modification de la configuration du système, des droits d’accès et des règles opérationnelles au personnel autorisé.

Qualité, santé et sécurité et amélioration continue

• Respecter les procédures de qualité applicables à la norme ISO 9001:2015 et tenir à jour la documentation requise.
• Repérer et signaler les erreurs de processus, les non-conformités et les possibilités d’amélioration.
• Maintenir un environnement de travail sécuritaire et bien organisé et respecter les exigences de l’entreprise en matière de santé et de sécurité.
• Maintenir à jour ses connaissances des produits, des procédures et des systèmes de l’entreprise.
• Contribuer à l’efficacité de l’équipe grâce à la collaboration, au partage des connaissances et à un soutien fiable en remplacement des collègues.
• Effectuer toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

Études postsecondaires en administration des affaires, en marketing, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Au moins deux ans d’expérience en service à la clientèle, en traitement des commandes ou dans un poste administratif connexe, de préférence dans le secteur manufacturier ou de la distribution.

Excellentes compétences en service à la clientèle, notamment la capacité de répondre aux questions des clients, des succursales et de l’équipe des ventes et de résoudre les problèmes.

Expérience de l’utilisation d’un système ERP, de préférence Microsoft Dynamics 365.

Une expérience en soutien technique aux utilisateurs, en formation des employés ou comme personne-ressource ERP constitue un atout.

Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.

Connaissance de la gestion des stocks, de la planification de la production, des processus d’expédition et des principes comptables de base.

Excellentes aptitudes interpersonnelles et compétences en communication orale et écrite, notamment une approche professionnelle au téléphone.

Capacité à effectuer du travail à l’ordinateur et à demeurer en position assise pendant de longues périodes.

Capacité à soulever régulièrement des charges pouvant atteindre 70 lb (environ 32 kg) tout au long du quart de travail, avec ou sans mesures d’adaptation raisonnables.

Capacité à se déplacer entre les bureaux, les zones de production et l’entrepôt, selon les besoins.

Capacité à manipuler des dossiers, des fournitures de bureau et des échantillons de produits, au besoin.

Bonne précision au clavier, dans la saisie de données et dans la tenue des dossiers.

Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à établir les priorités lorsque plusieurs demandes doivent être traitées simultanément.

Grand souci du détail, esprit critique et solides aptitudes en résolution de problèmes.

Capacité à expliquer clairement les processus du système à des employés ayant différents niveaux de connaissances techniques.

Capacité à travailler de façon autonome et à collaborer avec différents services.

La connaissance des produits de peinture et de revêtement ainsi que des procédures de qualité ISO 9001:2015 constitue un atout.

Les fonctions essentielles de ce poste comportent des tâches physiques, notamment le levage, le transport et le déplacement réguliers de contenants de peinture et de produits connexes pouvant peser jusqu’à 70 lb (environ 32 kg) chacun, seul ou à l’aide d’équipement de levage approprié lorsque nécessaire.

La personne retenue doit être en mesure d’effectuer les tâches essentielles du poste de façon sécuritaire, avec ou sans mesures d’adaptation raisonnables, conformément aux lois applicables en matière de droits de la personne.

Cloverdale Paint s’engage à offrir des mesures d’adaptation aux employés conformément aux lois applicables en matière de droits de la personne, jusqu’à la limite de la contrainte excessive.

Nos employés bénéficient d’un excellent environnement de travail, d’un milieu respectueux où la direction fait preuve d’intégrité et de crédibilité, ainsi que d’une rémunération équitable et d’un programme annuel de participation aux bénéfices. Faites partie d’une entreprise familiale canadienne où votre contribution sera valorisée, appréciée et respectée !