Commis à la facturation

Smart Biggar; Ottawa; On-site; CAD 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Accommodements sur demande

Job summary

Smart & Biggar recherche un commis à la facturation bilingue pour rejoindre l’équipe finances nationale. Le poste implique la préparation, l’examen et l’émission de factures, l’e-billing et la gestion du WIP dans un cabinet international.

Des postes permanents et des mandats à durée déterminée (au moins 12 mois) sont offerts; bilinguisme français/anglais requis selon les portefeuilles.

Qualifications

• Une formation postsecondaire en comptabilité, finance ou domaine connexe est un atout.
• Au moins 1 année d’expérience en facturation ou rôle administratif similaire, idéalement en cabinet de services professionnels.
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour Montréal et pour desservir une clientèle internationale anglophone.
• Expérience des plateformes de facturation électronique (e-billing).La connaissance de 3E Elite ou d’E-Billing Hub est un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.

Responsibilities

• Préparer, examiner et émettre les factures selon les politiques et les directives du cabinet.
• Produire des pro formas et les soumettre par les portails clients et systèmes de facturation électronique.
• Gérer les statuts des factures et résoudre les rejets ou erreurs avec les clients internes et externes.
• Participer à la gestion des WIP et à la facturation en temps opportun.
• Répondre rapidement et professionnellement aux demandes liées à la facturation et documenter les écarts.
• Maintenir à jour les profils de facturation et les documents justificatifs.
• Participer aux activités de facturation de fin de mois et d’exercice.

Skills

Communication écrite et orale

Organisation

Résolution de problèmes

Education

Formation postsecondaire en comptabilité/finance

Tools

3E Elite

E-Billing Hub

Job description

Smart & Biggar est à l'avant-garde du droit de la propriété intellectuelle et de la technologie depuis plus de 125 ans. Nous pratiquons dans tous les domaines de la propriété intellectuelle pour le compte d'une clientèle internationale exceptionnelle, et nous sommes régulièrement classés comme le premier cabinet de propriété intellectuelle au Canada. Nous nous engageons à recruter des personnes aux parcours et expériences variés, qui représentent les meilleurs talents dans leur domaine.

Ce que nous faisons

Smart & Biggar est à l'avant-garde du droit de la propriété intellectuelle et de la technologie depuis plus de 125 ans. Nous pratiquons dans tous les domaines de la propriété intellectuelle pour le compte d'une clientèle internationale exceptionnelle, et nous sommes régulièrement classés comme le premier cabinet de propriété intellectuelle au Canada. Nous nous engageons à recruter des personnes aux parcours et expériences variés, qui représentent les meilleurs talents dans leur domaine.

Nous faisons partie du groupe IPH, un réseau de cabinets membres travaillant dans dix juridictions de propriété intellectuelle, avec des clients dans plus de 25 pays. Les cabinets membres d'IPH emploient une équipe multidisciplinaire hautement qualifiée de plus de 1 200 personnes en Australie, au Canada, en Chine, à Hong Kong SAR, en Indonésie, en Malaisie, en Nouvelle-Zélande, aux Philippines, à Singapour et en Thaïlande. IPH soutient une clientèle diversifiée composée de sociétés Fortune Global 500, de multinationales, d'organismes de recherche du secteur public, de PME et de sociétés de services professionnels dans le monde entier.

L’opportunité

Smart & Biggar est actuellement à la recherche de commis à la facturation bilingues pour se joindre à notre équipe nationale des finances.

Nous recrutons pour diverses opportunités permanentes et contractuelles à durée déterminée (mandat minimal de 12 mois), y compris des postes exigeant le bilinguisme (français et anglais) ainsi que des postes pour lesquels le bilinguisme n'est pas requis.

Ce poste convient parfaitement à une personne minutieuse, collaborative et soucieuse de l’exactitude ainsi que du service à la clientèle. Le ou la commis à la facturation est responsable de l’ensemble du processus de facturation, notamment de la préparation des factures, de la soumission des factures électroniques (e-billing), de la gestion des travaux en cours (WIP) et de la résolution des demandes de renseignements relatives à la facturation pour un portefeuille national.

Responsabilités

• Préparer, examiner et émettre les factures des clients conformément aux politiques du cabinet et aux exigences de la Délégation des pouvoirs (DP).
• Produire et distribuer les projets de factures (pro formas) aux fins d’examen et d’approbation.
• Soumettre les factures au moyen des systèmes de facturation électronique et des portails clients, en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux exigences des clients.
• Assurer le suivi de l’état des factures, examiner les rejets ou les réductions de facturation et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes.
• Communiquer avec les clients internes et externes afin de résoudre les écarts de facturation et d’obtenir les renseignements manquants.
• Collaborer avec les professionnels du cabinet afin d’examiner les travaux en cours (WIP) et de soutenir une facturation effectuée en temps opportun.
• Traiter les ajustements de facturation, les radiations, les transferts et les factures réémises, conformément aux autorisations accordées.
• Tenir à jour les profils de facturation, les instructions des clients et la documentation justificative.
• Répondre rapidement et professionnellement aux demandes liées à la facturation, en évaluant leur degré d’urgence et en déterminant les mesures à prendre.
• Participer aux activités de facturation de fin de mois et de fin d’exercice, y compris les régularisations et les exigences en matière de production de rapports.
• Effectuer toute autre tâche administrative ou financière liée à la facturation, selon les besoins.

Qualifications, Compétences Et Expérience

• Une formation postsecondaire en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe constitue un atout.
• Au moins une (1) année d’expérience pertinente en facturation ou dans un rôle administratif similaire, idéalement au sein d’un cabinet de services professionnels.
• Le bilinguisme (français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit) est requis pour les postes basés à Montréal, puisque le cabinet dessert une clientèle majoritairement internationale dont la langue principale de communication est l’anglais.
• Expérience des plateformes de facturation électronique (e-billing); la connaissance de 3E Elite ou d’E-Billing Hub constitue un atout.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement d’Excel.
• Grand souci du détail et capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.
• Excellentes aptitudes en communication, en résolution de problèmes et en organisation.
• Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement axé sur le respect de délais serrés.

Smart & Biggar est fier d’être membre du Réseau des cabinets d’avocats pour la diversité et l'inclusion, qui travaille à promouvoir la diversité et une culture d’inclusion dans les cabinets et dans l’ensemble de la profession juridique.

Nous offrons, sur demande, des accommodements pour les candidats à toutes les étapes du processus de sélection.

Nous remercions d'avance tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.