Assistante administrative ou assistant administratif à la réception

Raymond Chabot Grant Thornton; Alma; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective compétitif

REER collectif avec contribution de lʼ

Télémédecine et programme d’aide – DP

Santé et mieux-être

Environnement de travail flexible

Prime de recommandation de nouveaux em

PSAP parental

Rabais corporatifs

Job summary

Raymond Chabot Grant Thornton à Alma recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à la réception pour assurer l’accueil des clients et le tri des communications, tout en supportant les activités administratives du bureau. Vous gérerez la production de documents, le classement et le suivi des agendas, avec une forte orientation service et coordination.

Le poste exige une DEP ou équivalent en bureautique, 1 à 2 années d’expérience, et une excellente maîtrise du français et des outils MS Office.

Qualifications

• DEP en secrétariat, AEC ou DEC en bureautique complété
• 1 à 2 années d'expérience pertinente
• Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel
• Très bonne connaissance du français
• Très bonne connaissance des logiciels MS Office et des logiciels spécialisés
• Aptitude à travailler en équipe ainsi que sur plusieurs dossiers à la fois
• Capacité démontrée d'organisation, de coordination, d'autonomie, de rapidité, de minutie et discrétion
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress
• Aptitude à gérer les priorités

Responsibilities

• Prendre les appels et accueillir les clients qui se présentent à la réception du bureau d'Alma, tout en assurant le traitement et l'acheminement des communications téléphoniques provenant des différents bureaux de la région du Saguenay-Lac-Saint-Jean
• Effectuer la production, la rédaction, la lecture, la correction et la mise en page de différents documents selon les normes de la société: états financiers, lettres, notes de service, ordres du jour, comptes-rendus, listes, rapports, offres de service, présentations
• Assurer la distribution des documents
• Effectuer un suivi auprès des clients internes et externes
• Assister les associés dans le suivi des agendas
• Coordonner la logistique des réunions, préparer et envoyer la documentation nécessaire et organiser des événements spéciaux
• Organiser les déplacements des membres de l’équipe
• Traiter et/ou effectuer un suivi sur les demandes faites auprès des fournisseurs internes (production documentaire, reprographie, traduction, etc.)
• Compléter les formulaires reliés à toutes demandes de dons, commandites, etc.;
• Procéder à l’ouverture des comptes clients et projets et en assurer la mise à jour
• Assurer la mise à jour des différentes bases de données, manuels, dossiers, fichiers, contacts, etc.;
• Procéder au classement, à l'ouverture du courrier, aux photocopies, à l’envoi de télécopies et à l’archivage
• Préparer la facturation

Skills

Service client

Travail en équipe

Organisation

Autonomie

Education

DEP secrétariat

AEC bureautique

Tools

MS Office

Logiciels spécialisés

Job description

Être heureux, ça passe par un travail stimulant, un environnement épanouissant et une équipe motivante! Faites progresser votre carrière et profitez des avantages que vous offre la vie chez nous :

• Programme d’assurance collective compétitif et flexible
• REER collectif avec contribution de l’employeur
• Service de télémédecine et programme d’aide aux employés et à la famille (Dialogue)
• Programme de santé et mieux-être
• Environnement de travail flexible
• Prime de recommandation de nouveaux employés
• Prime supplémentaire d’assurance parentale (PSAP) inclusive, jusqu’à 23 semaines
• Rabais corporatifs

En tant qu'assistante administrative ou assistant administratif à la réception, vous aurez à :

• Prendre les appels et accueillir les clients qui se présentent à la réception du bureau d'Alma, tout en assurant le traitement et l'acheminement des communications téléphoniques provenant des différents bureaux de la région du Saguenay-Lac-Saint-Jean;
• Effectuer la production, la rédaction, la lecture, la correction et la mise en page de différents documents selon les normes de la société: états financiers, lettres, notes de service, ordres du jour, comptes-rendus, listes, rapports, offres de service, présentations;
• Assurer la distribution des documents;
• Effectuer un suivi auprès des clients internes et externes;
• Assister les associés dans le suivi des agendas;
• Coordonner la logistique des réunions, préparer et envoyer la documentation nécessaire et organiser des événements spéciaux;
• Organiser les déplacements des membres de l’équipe;
• Traiter et/ou effectuer un suivi sur les demandes faites auprès des fournisseurs internes (production documentaire, reprographie, traduction, etc.);
• Compléter les formulaires reliés à toutes demandes de dons, commandites, etc.;
• Procéder à l’ouverture des comptes clients et projets et en assurer la mise à jour;
• Assurer la mise à jour des différentes bases de données, manuels, dossiers, fichiers, contacts, etc.;
• Procéder au classement, à l'ouverture du courrier, aux photocopies, à l’envoi de télécopies et à l’archivage;
• Préparer la facturation.

Vous avez :

• DEP en secrétariat, AEC ou DEC en bureautique complété
• 1 à 2 années d'expérience pertinente
• Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel
• Très bonne connaissance du français
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office et des logiciels spécialisés
• Aptitude à travailler en équipe ainsi que sur plusieurs dossiers à la fois
• Capacité démontrée d'organisation, de coordination, d'autonomie, de rapidité, de minutie et discrétion
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress
• Aptitude à gérer les priorités

Nous tenons à vous remercier de votre intérêt à joindre l’équipe RCGT. Nous communiquerons avec les talents dont la candidature aura été retenue. Si vous n'êtes pas contacté, nous évaluerons votre profil pour d’autres opportunités.

RCGT considère la diversité de ses talents comme une richesse et croit et adhère au principe d’équité en matière d’emploi.

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