Assistante administrative ou assistant administratif

Raymond Chabot Grant Thornton; Mount Royal; Hybrid; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Competitive group insurance

Group RRSP with employer contribution

Telemedicine and EAP

Health and wellness program

Flexible work environment

Employee referral bonus

Inclusive parental insurance PSAP

Corporate discounts

Job summary

Raymond Chabot Grant Thornton in Montreal (Ville Mont-Royal area) seeks an Administrative Assistant to handle client and project onboarding, invoicing, document production, and calendar support. The role emphasizes bilingual communication, meticulous filing, and proactive collaboration with partners.

A hybrid work arrangement is offered, with three days on site, and a broad benefits package supports well-being and professional growth.

Qualifications

• French and English fluency required
• Experience in a professional firm is an asset
• Proven customer service orientation
• Strong organizational skills and ability to prioritize
• Capable of working in a bilingual environment
• Ability to learn new tools quickly

Responsibilities

• Open client and project accounts with rigorous conflict of interest checks
• Prepare and finalize invoicing from received information
• Produce, read, edit and layout documents to company standards
• Manage and file documents, including signature requests
• Communicate with clients via email and phone as needed
• Assist partners with calendar management
• Prepare and process expense reports
• Track requests and set priorities based on urgency
• Support team activities and internal communications
• Collaborate with administrative colleagues to streamline information exchange

Skills

Bilingual English/French

Customer service

Organization

Teamwork

Autonomy

Prioritization

MS Office

Attention to detail

Education

Diploma/Certificate in Office Administration (DEP/AEC/DEC)

Tools

MS Office

Specialized software

Job description

Être heureux, ça passe par un travail stimulant, un environnement épanouissant et une équipe motivante! Faites progresser votre carrière et profitez des avantages que vous offre la vie chez nous :

• Programme d’assurance collective compétitif et flexible
• REER collectif avec contribution de l’employeur
• Service de télémédecine et programme d’aide aux employés et à la famille (Dialogue)
• Programme de santé et mieux-être
• Environnement de travail flexible
• Prime de recommandation de nouveaux employés
• Prime supplémentaire d’assurance parentale (PSAP) inclusive, jusqu’à 23 semaines
• Rabais corporatifs

Venez découvrir pourquoi, chez Raymond Chabot Grant Thornton, le bonheur se cultive au quotidien!

Being happy at work starts with stimulating responsibilities, a fulfilling environment, and a motivating team! Grow your career and enjoy the many benefits of life with us:

• Competitive and flexible group insurance program
• Group RRSP with employer contribution
• Telemedicine service and Employee & Family Assistance Program (Dialogue)
• Health and wellness program
• Flexible work environment
• Employee referral bonus
• Inclusive Supplemental Parental Insurance Plan (PSAP), up to 23 weeks
• Corporate discounts

En tant qu’assistante administrative ou assistant administratif, vous aurez à :

• Procéder à l’ouverture des comptes clients et projets en appliquant le processus rigoureux de vérification des conflits d’intérêts;
• Préparer la facturation à partir de l’information reçue et la finaliser;
• Effectuer la production, la lecture, la correction et la mise en page de différents documents selon les normes de la société;
• Assurer la gestion et le classement des documents, incluant les demandes de signature;
• Communiquer avec les clients (courriels et appels au besoin);
• Assister les associés dans le suivi des agendas;
• Préparer et traiter les rapports de frais;
• Assurer le suivi des demandes reçues et établir les priorités selon les urgences;
• Soutenir l’organisation des activités d’équipe et les communications internes;
• Travailler en synergie avec les collègues du soutien administratif pour faciliter les échanges d’information et optimiser les processus.

Ce rôle vous interpelle et vous vous reconnaissez dans ce qui suit, nous avons une carrière pour vous!

• DEP ou AEC ou DEC en bureautique;
• 5 années d'expérience pertinente;
• Expérience en cabinet professionnel, un atout important;
• Capacité à apprendre et utiliser rapidement de nouveaux outils technologiques;
• Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.
• La connaissance de l’anglais est requise, car la clientèle et plusieurs dossiers traités au bureau de Ville Mont‑Royal sont majoritairement anglophones, et le poste implique des communications régulières dans cette langue;
• Aptitude à travailler en équipe ainsi que sur plusieurs dossiers à la fois;
• Capacité démontrée d'organisation, de coordination, d'autonomie, de rapidité, de minutie et discrétion;
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress;
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office et des logiciels spécialisés;
• Aptitude à gérer les priorités;
• Capacité et volonté de respecter un horaire de travail hybride (3 jours en présentiel).

Pour plus de détails sur les spécificités de notre secteur d’activités: Ville de Mont‑Royal | Bureau de Raymond Chabot Grant Thornton

Thank you for your interest to join the RCGT team. We will contact candidates whose applications are selected. If you are not contacted, we will keep your profile in mind for other opportunities.

RCGT considère la diversité de ses talents comme une richesse et croit et adhère au principe d’équité en matière d’emploi.

RCGT values the diversity of its talent and upholds the principle of employment equity.

At RCGT, talent comes together, expertise complements one another, and happiness multiplies. We believe the best ideas emerge when collaboration, curiosity and innovation are aligned.

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You will thrive in a flexible, stimulating and people-focused environment where listening, collaboration and professional development go hand in hand.

For us, well-being is not a perk. It is the foundation that enables everyone to grow, succeed and experience happiness at work.

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