Assistante administrative ou assistant administratif

9366-6501 Québec; Mount Royal; Hybrid; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

REER collectif

Télémédecine et Aide aux employés et à

Famille (Dialogue)

Santé et mieux-être

Environnement de travail flexible

Prime de recommandation

PSAP parental

Rabais corporatifs

Job summary

La Ville de Mont-Royal, au Bureau de Raymond Chabot Grant Thornton, recherche une assistante administrative pour soutenir les activités quotidiennes du service et assurer un haut niveau de service client.

Vous préparerez la facturation, gérerez les documents et soutiendrez les associés dans les agendas et les rapports. Horaires hybrides avec 3 jours en présentiel et anglais/français requis.

Qualifications

• Diplôme en bureautique exigé (DEP/AEC/DEC).
• Expérience professionnelle pertinente recommandée.
• Maîtrise des outils MS Office et d’outils bureautiques.

Responsibilities

• Ouvrir les comptes clients et projets en vérifiant les conflits d’intérêts.
• Préparer et finaliser la facturation à partir des informations reçues.
• Rédiger, relire et mettre en page différents documents selon les standards.
• Gérer le classement des documents et les demandes de signature.
• Communiquer avec les clients par courriels et appels lorsque nécessaire.
• Assister les associés dans la gestion des agendas et des déplacement.

Skills

Service client

Gestion du stress

Esprit d'équipe

Adaptabilité

Apprentissage rapide

MS Office

Education

DEP/AEC/DEC en bureautique

Tools

MS Office

Logiciels spécialisés

Job description

Être heureux, ça passe par un travail stimulant, un environnement épanouissant et une équipe motivante! Faites progresser votre carrière et profitez des avantages que vous offre la vie chez nous :

• Programme d'assurance collective compétitif et flexible
• REER collectif avec contribution de l'employeur
• Service de télémédecine et programme d'aide aux employés et à la famille (Dialogue)
• Programme de santé et mieux-être
• Environnement de travail flexible
• Prime de recommandation de nouveaux employés
• Prime supplémentaire d'assurance parentale (PSAP) inclusive, jusqu'à 23 semaines
• Rabais corporatifs

Au bureau de la ville de Mont-Royal , le bonheur au travail se cultive au quotidien, à travers des gestes simples mais significatifs : des espaces de travail agréables, des moments de convivialité, une écoute attentive et une reconnaissance sincère des efforts de chacun.

En tant qu'assistante administrative ou assistant administratif, vous aurez à :

• Procéder à l'ouverture des comptes clients et projets en appliquant le processus rigoureux de vérification des conflits d'intérêts
• Préparer la facturation à partir de l'information reçue et la finaliser
• Effectuer la production, la lecture, la correction et la mise en page de différents documents selon les normes de la société
• Assurer la gestion et le classement des documents, incluant les demandes de signature
• Communiquer avec les clients (courriels et appels au besoin)
• Assister les associés dans le suivi des agendas
• Préparer et traiter les rapports de frais
• Assurer le suivi des demandes reçues et établir les priorités selon les urgences
• Soutenir l'organisation des activités d'équipe et les communications internes
• Travailler en synergie avec les collègues du soutien administratif pour faciliter les échanges d'information et optimiser les processus

Ce rôle vous interpelle et vous vous reconnaissez dans ce qui suit, nous avons une carrière pour vous !

• DEP ou AEC ou DEC en bureautique
• 5 années d'expérience pertinente
• Expérience en cabinet professionnel, un atout important
• Capacité à apprendre et utiliser rapidement de nouveaux outils technologiques
• Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit. La connaissance de l'anglais est requise, car la clientèle et plusieurs dossiers traités au bureau de Ville Mont-Royal sont majoritairement anglophones, et le poste implique des communications régulières dans cette langue
• Aptitude à travailler en équipe ainsi que sur plusieurs dossiers à la fois
• Capacité démontrée d'organisation, de coordination, d'autonomie, de rapidité, de minutie et discrétion
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office et des logiciels spécialisés
• Aptitude à gérer les priorités
• Capacité et volonté de respecter un horaire de travail hybride (3 jours en présentiel)

Pour plus de détails sur les spécificités de notre secteur d'activités :

Ville de Mont-Royal | Bureau de Raymond Chabot Grant Thornton

Nous tenons à vous remercier de votre intérêt à joindre l'équipe RCGT. Nous communiquerons avec les talents dont la candidature aura été retenue. Si vous n'êtes pas contacté, nous évaluerons votre profil pour d'autres opportunités. RCGT considère la diversité de ses talents comme une richesse et croit et adhère au principe d'équité en matière d'emploi.

Being happy at work starts with stimulating responsibilities, a fulfilling environment, and a motivating team! Grow your career and enjoy the many benefits of life with us:

• Competitive and flexible group insurance program
• Group RRSP with employer contribution
• Telemedicine service and Employee & Family Assistance Program (Dialogue)
• Health and wellness program
• Flexible work environment
• Employee referral bonus
• Inclusive Supplemental Parental Insurance Plan (PSAP), up to 23 weeks
• Corporate discounts

At our Town of Mount Royal office, workplace happiness is nurtured daily through simple yet meaningful gestures: welcoming workspaces, friendly moments, attentive listening, and genuine recognition of each person's efforts.

As an Administrative Assistant, you will:

• Open client accounts and projects by applying the rigorous conflict-of-interest verification process
• Prepare billing based on the information received and finalize it
• Produce, proofread, edit, and format various documents according to firm standards
• Manage and file documents, including signature requests
• Communicate with clients (emails and calls as needed)
• Assist partners with calendar management
• Prepare and process expense reports
• Follow up on incoming requests and prioritize tasks based