Assistant(e) Exécutif/ive - Culture & Administration (Hybride)

Placealemploi; Montreal; Hybrid; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaire flexible

Conciliation travail/famille

Banque de maladie monnayable de 7 jours

20 jours de vacances après 1 an

Accès à une assurance collective

Garage à vélos sécurisé

Job summary

Une organisation culturelle québécoise basée à Montréal est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour assister le président-directeur général. Le candidat idéal aura une expérience significative en assistanat de direction et des compétences en communication écrite. Ce poste offre un environnement de travail hybride, une flexibilité d'horaire, et d'importants avantages sociaux. Les candidatures sont ouvertes aux personnes de divers horizons.

Qualifications

• Cinq (5) et plus d’expérience à titre d’adjoint administratif de direction.
• Langue française maîtrisée à l'oral et à l'écrit.
• Connaissance de la langue anglaise est un atout.

Responsibilities

• Assister le président-directeur général dans la gestion de certains dossiers.
• Tenir l’agenda du président-directeur général et organiser ses déplacements.
• Assurer la liaison avec les gestionnaires et d'autres organismes.

Skills

Diplôme d’études collégiales en bureautique

Grande capacité rédactionnelle

Très bonne connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française

Bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit

Maîtrise de la Suite Office

Très bonne connaissance du fonctionnement de l’appareil gouvernemental

Très bonne connaissance du milieu culturel

Education

Diplôme d’études collégiales en bureautique

Job description

Notre mission: vous aider à retrouver le bonheur d'être sur votre X professionnel !

La SODEC conjugue les mondes de la culture et de l’économie: elle appuie la production artistique afin que les œuvres culturelles québécoises se démarquent auprès des publics d’ici et d’ailleurs tout en veillant à ce que les entreprises développent leur plein potentiel économique. Ainsi, la SODEC contribue au rayonnement de la culture québécoise et à sa notoriété tout en participant au développement d’industries culturelles fortes et dynamiques.

Travailler à la SODEC, c’est faire partie d’une équipe passionnée où la convivialité, la collaboration et le respect sont au cœur du quotidien. Nous valorisons la diversité des talents et des parcours, et nous cultivons un environnement inclusif, où chaque personne peut s’épanouir pleinement et contribuer à une mission porteuse de sens.

Sous l'autorité du président-directeur général, la personne titulaire assiste ce dernier en fournissant le support administratif nécessaire au bon fonctionnement des activités reliées à la présidence.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

• Assiste le président-directeur général dans la gestion de certains dossiers;
• Assure la liaison avec les gestionnaires de la Société et d'autres ministères ou organismes, au nom du président-directeur général, s’assure du suivi des échéanciers;
• Assure le suivi des dossiers reçus au bureau de la présidence et les transfère aux gestionnaires concernés, à la demande du président, pour suivi approprié, effectue des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés;
• Tient l’agenda du président-directeur général : fixe et confirme les rendez-vous, les rencontres et les déplacements, s’assure de sa présence aux divers événements locaux et internationaux, anticipe la rédaction de discours si nécessaire ou d’un message à publier et assure la coordination avec la direction des communications et les directions générales;
• Organise les déplacements du président-directeur général, en respectant les politiques et règles en vigueur tant au national qu’à l’international;
• Développe des outils de gestion et des méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant l’amélioration et l’efficacité de la gestion du bureau de la présidence;
• Exécute des recherches, compile des données et prépare des documents à la demande du président-directeur général;
• Effectue le suivi de la correspondance et de la rédaction des lettres du président du conseil d’administration;
• Assure les communications du bureau de la présidence, effectue le suivi de la rédaction des mots et lettres pour le président-directeur général ainsi que de l’ordre du jour et des suivis des réunions du comité de direction;
• Effectue le traitement des comptes de dépenses du président-directeur général et en assure le suivi;
• Révise les documents soumis par les directions pour autorisation et signature du président-directeur général, ainsi que tout document destiné au ministre;
• Prépare le rapport d’activités du président-directeur général pour dépôt à chaque réunion régulière du conseil d’administration;
• Répond au téléphone, détermine la nature des affaires à traiter, établit les priorités et fournit l’aide appropriée;
• Accueille les visiteurs;
• S’assure du classement et de l’archivage des dossiers.

Effectue toutes autres tâches connexes ou mandats spéciaux à la demande de son gestionnaire immédiat.

La personne retenue devra réussir les tests de validation de connaissances.

Les personnes désireuses de poser leur candidature doivent envoyer leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intention à l’adresse suivante: [e-mail].

En transmettant leur dossier de candidature, les candidats consentent à ce que la SODEC collecte et utilise les documents transmis aux fins de l’évaluation de leur candidature. Ces documents peuvent être conservés par la SODEC pour fins de référence future.

La SODEC applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

La SODEC remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.

Veuillez nous faire part de tout handicap qui nécessiterait des arrangements spéciaux adaptés à votre situation advenant que nous vous invitions à un processus d’évaluation. Nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Lieu de travail

Montréal

905, Avenue De Lorimier
Montréal, Québec, H2K 3V9

Salaire et autres conditions de travail

Type de salaire

Heures par sem.

Conditions diverses

Nous vous offrons:
-Travail en mode hybride
-Horaire de 35 heures par semaine, horaire flexible
-Conciliation travail/famille
-Banque de maladie monnayable de 7 jours + 3 jours non monnayables
-20 jours de vacances après 1 an
-13 jours fériés payés
-Programme d’aide aux employés et accès à la télémédecine
-Accès à une assurance collective
-Accès à un régime de retraite à prestations déterminées
-Participation de l’employeur aux frais de transport
-Garage à vélos sécurisé, station de BIXI directement sur site avec rabais pour abonnement
-Stationnement gratuit et bornes électriques de recharge

Statut d'emploi

Durée de l'emploi

Indéterminée

Horaire de travail

Date de début d'emploi

Niveau d'éducation requis

Expérience requise

6 à 9 ans

Années précises requises

Langue(s) parlée(s)

Français (Maitrisé)

Langue(s) écrites(s)

Français (Maitrisé)

Compétences recherchées

-Diplôme d’études collégiales en bureautique;
-Cinq (5) et plus d’expérience à titre d’adjoint administratif de direction;
-Grande capacité rédactionnelle;
-Très bonne connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française;
-Bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit;
-Maîtrise de la Suite Office;
-Très bonne connaissance du fonctionnement de l’appareil gouvernemental;
-Très bonne connaissance du milieu culturel.