Assistant(e) administratif - FSH | Sexologie (93964)

Université du Québec à Montréal; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

L'Université du Québec à Montréal recherche une Assistante administrative pour soutenir le service de la Faculté des sciences humaines, département de sexologie. Sous la supervision de la direction administrative, elle encadre le personnel de soutien, planifie les activités et assure le suivi des ressources financières et matérielles.

Profil: DEC en techniques de comptabilité et de gestion et 2 années d'expérience; capacité d'organisation et résolution de problèmes; connaissance des structures

Qualifications

• DEC en techniques de comptabilité et de gestion.
• 2 années d'expérience pertinente.
• Habiletés à coordonner une équipe de travail.
• Habiletés à résoudre des problèmes administratifs et budgétaires.
• Bonne connaissance des structures de l’Université.

Responsibilities

• Planifie, organise et coordonne les activités administratives et assure la coordination du travail du personnel de soutien du département.
• Agit comme personne-ressource auprès du personnel enseignant, du personnel de soutien et des partenaires internes et externes.
• Veille au respect des échéanciers et à l’application des procédures.
• Contribue au suivi et au contrôle des revenus et des dépenses budgétaires.
• Participe au recrutement et au suivi administratif du personnel étudiant et des contrats.
• Prépare les documents destinés aux comités et assure les suivis administratifs.

Skills

Coordination d'équipe

Résolution de problèmes

Connaissance université

Education

DEC en techniques de comptabilité et de gestion

Job description

Titre du poste : Assistante administrative, assistant administratif (SBZ01)
Unité organisationnelle | Secteur de travail : Faculté des sciences humaines | Département de sexologie (2250)
Groupe d'emploi : Technique
Numéro du poste : A529
Statut : Remplacement de 3 mois (avec possibilité de prolongation)
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : W : Thérèse-Casgrain

EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente
Autres :

• Habiletés à coordonner une équipe de travail.
• Habiletés à résoudre des problèmes administratifs et budgétaires.
• Bonne connaissance des structures de l’Université.

Salaire : Entre 30.19 $ et 43.72 $
Classement salarial : 8
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous la direction de la directrice administrative, du directeur administratif et en collaboration avec la directrice, le directeur du département ou de l’École, cette personne accomplit des tâches à caractère administratif telles que l’encadrement administratif du personnel de l’unité, la gestion de ressources financières et matérielles afin d’assurer l’efficacité du fonctionnement de l’unité et des services offerts à la clientèle. Elle planifie, organise, coordonne et évalue les activités dont elle a la responsabilité. Elle agit à titre de personne-ressource et conseille la clientèle dans la résolution de problèmes.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/SBZ01 et au Syndicat.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne :

1. Planifie, organise et coordonne les activités administratives et assure la coordination du travail du personnel de soutien du département de sexologie. Contribue à l’accueil, à l’intégration, à la formation et à l’encadrement administratif du personnel de soutien et participe à l’évaluation du rendement.
2. Agit comme personne-ressource auprès du personnel enseignant, du personnel de soutien et des partenaires internes et externes concernant les procédures et les activités administratives.
3. Veille au respect des échéanciers, à l’application des procédures et au bon déroulement des opérations courantes du département.
4. Participe à l’élaboration des prévisions budgétaires du département en recueillant, en conciliant et en analysant les données nécessaires.
5. Assure le suivi et le contrôle des revenus et des dépenses liés aux budgets de fonctionnement, d’auxiliaires d’enseignement, d’investissement et aux fonds spéciaux. Effectue les conciliations budgétaires, vérifie les rapports financiers, prépare les modifications budgétaires et produit les rapports de suivi requis.
6. Soutient les professeures et professeurs dans le suivi administratif de leurs fonds de recherche et les oriente vers les ressources appropriées, au besoin.
7. Coordonne les opérations administratives liées à l’organisation des sessions et assure le suivi de la planification des tâches professorales et des ressources d’enseignement. Coordonne les processus administratifs relatifs à l’affichage des charges de cours et à l’embauche des auxiliaires d’enseignement. Participe aux démarches de recrutement et de sélection du personnel étudiant, prépare les contrats et en assure le suivi administratif.
8. Collabore à la préparation des documents destinés aux comités exécutifs et aux assemblées départementales, assiste aux rencontres et assure les suivis administratifs nécessaires.
9. Assure le suivi administratif et financier des activités de stage et contribue au traitement des dossiers confiés par la direction.
10. Planifie et coordonne les demandes de locaux et d’espaces de travail, les déménagements et les aménagements.
11. Coordonne les acquisitions et l’installation d’équipements, de matériel et de fournitures, tient à jour les inventaires et assure les suivis auprès des services concernés.
12. Participe à la réalisation et à l’implantation de projets visant l’amélioration des pratiques et des processus administratifs.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. De plus, des mesures d’adaptation au processus de recrutement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap, sur demande.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus.