26-10-038 Technicienne ou technicien en administration à la Galerie UQO

UQO; Outaouais; On-site; CAD 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

L’Université du Québec en Outaouais recherche une personne salariée pour assurer des tâches techniques liées à l’élaboration, l’application et le contrôle des normes et procédures administratives dans les domaines de la formation continue et des partenariats, des services aux étudiants, de la gestion de la recherche et de l’approvisionnement.

Le poste exige un DEC en techniques administratives ou équivalent; une expérience d’un an est souhaitable.

Qualifications

• Exigences: DEC en techniques administratives ou équivalent ou combinaison équivalente et pertinente.
• Expérience souhaitable: 1 an dans un poste similaire ou pertinent.

Responsibilities

• Prévoir, contrôler et assurer les services administratifs pour la bonne marche de l’unité.
• Coordonner des activités administratives et assurer le suivi des dossiers liés à la mission.
• Analyser et préparer des données, rapports et statistiques liées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
• Participer au développement et à l’implantation des procédures administratives.
• Respecter les règlements, politiques et normes en vigueur.
• Contribuer à l’élaboration, l’organisation et l’évaluation de projets et événements en lien avec la formation continue et les partenariats.
• Gérer les achats et l’approvisionnement selon les besoins des unités et la réglementation.
• Contribuer à la paie, budgets et états financiers lorsque nécessaire.
• Accompagner le nouveau personnel et superviser le personnel de soutien si requis.

Skills

Français courant

Communication interpersonnelle

Gestion des priorités

Rigueur

Autonomie

Habiletés administratives

Résistance au stress

Orientation client

Education

DEC en techniques administratives

Job description

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer des tâches techniques reliées à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle des normes et procédures administratives dans les domaines de la formation continue et des partenariats, des services aux étudiants, de la gestion de la recherche, de l’approvisionnement, des ressources financières ou de la rémunération. Elle exécute des travaux à caractère administratif en vue d’assurer la réalisation de projets ou la bonne marche des opérations de son unité.

Exigences minimales du poste :

Scolarité

• Être titulaire d’un diplôme d'études collégiales (D.E.C) en techniques administratives ou toute autre discipline pertinente ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée

Expérience

• Une (1) annéed’expérience pertinente souhaitable.

Autres exigences du poste :

• Bonne connaissance du français (oral et écrit) ;
• Habiletés pour les communications interpersonnelles ;
• Bonne gestion des priorités ;
• Rigueur et autonomie ;
• Débrouillardise ;
• Habiletés administratives;
• Résistance au stress ;
• Orienté vers la clientèle.

Tâches et responsabilités principales :

1. La personne salariée effectue des tâches techniques visant à prévoir, à contrôler et à assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne marche d’une unité. Elle assiste la personne responsable dans la préparation, la révision et le contrôle des états financiers et des budgets.
2. Elle coordonne des activités administratives et assume la responsabilité du suivi de dossiers liés à la mission de son unité. Elle recueille, analyse et prépare des données, des rapports et des statistiques reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
3. Elle effectue des recherches et développe de nouvelles applications. Elle participe et intervient au développement et à l’implantation des procédures administratives de son unité.
4. Elle informe, conseille et s’assure du respect des règlements, des politiques, des conventions collectives et des normes en vigueur.
5. Entre autres, dans les secteurs de la formation continue et des partenariats et des services aux étudiants, elle est appelée à participer à l’élaboration, à l’organisation, à la promotion et à l’évaluation de projets, d’activités et d’événements. Elle transige avec la clientèle, les partenaires et les bailleurs de fonds.
6. Entre autres, dans le secteur de la gestion de la recherche, elle accomplit les opérations administratives reliées à la gestion des contrats et des subventions de recherche. Elle transige avec la clientèle internationale et les organismes subventionnaires externes.
7. Entre autres, dans le secteur de l’approvisionnement, elle achète du matériel et des services selon les besoins des unités. Elle aide le demandeur à définir ses besoins et l’informe de la marche à suivre afin de respecter la réglementation. Elle vérifie les documents relatifs à son unité et s’assure du suivi du traitement des achats. Elle s’informe de l’évolution du marché, des nouveaux produits et des nouvelles normes.
8. Entre autres, dans les secteurs des ressources financières et de la rémunération, elle recueille, analyse et traite des données reliées à la préparation de la paie, à la préparation du budget et à la production des états financiers.
9. Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
10. Elle peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l’exécution.
11. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.

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L’UQO souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi.

L’UQO invite les femmes, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L’Université du Québec en Outaouais communiquera seulement avec les personnes retenues dans le cadre du présent processus de sélection. Si vous êtes invité.e à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptation particulières.