ASSISTANT CORPORATE SECRETARY - Administration | Municipaux

emplois municipaux; Kuujjuaq (Land); On-site; CAD 113,000 - 155,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance groupe

Congés annuels 30 jours

Rémunération compétitive

Job summary

Le Gouvernement régional Kativik (KRG) recherche une personne motivée pour le poste d’Assistant(e) secrétaire corporatif, poste permanent à temps plein. Sous la supervision du Conseil et du Secrétaire corporatif, vous travaillerez avec le président et les secrétaires.

Vous gérerez les voyages des élus, tiendrez les dossiers et préparerez les réunions du Conseil régional et du Comité exécutif, tout en assurant la confidentialité et le respect des procédures.

Qualifications

• Être organisé et fiable.
• Connaissance de Microsoft Office 365.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps.
• Capacité à respecter la confidentialité et à maintenir un classement des dossiers.
• Capacité à taper correctement lettres, formulaires et rapports.

Responsibilities

• Planifier tous les déplacements des élus, y compris logistique de transport, hébergement et exigences des réunions.
• Être custode de tous les livres, registres, plans et documents appartenant au KRG ou déposés au bureau.
• Coordonner les réunions des conseillers régionaux et du Comité exécutif (ordre du jour, déplacements, conférences, documents).
• Maintenir les registres des résolutions adoptées par le Conseil et le Comité exécutif.
• Préparer et gérer les déplacements et aider les élus pour les remboursements de frais de voyage.
• Rédiger des lettres, rapports et autres documents relatifs au Conseil régional et au Comité exécutif.
• Gérer la correspondance et tenir à jour le système de classement du Secrétaire corporatif et du président.

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Description du poste

The Kativik Regional Government (KRG) is now looking for a self-motivated and dynamic individual interested in working in the capacity of:

ASSISTANT CORPORATE SECRETARY

(PERMANENT FULL-TIME POSITION)

Under the supervision of the Council of the KRG and the Corporate Secretary, the Assistant Corporate Secretary works closely with the Chairperson and the Corporate Secretaries. The Assistant Corporate Secretary will be responsible for, but not limited to, the following:

• Schedule all travel for elected members, including all logistics related to transportation, accommodation, and meeting requirements;
• Act as custodian of all books, records, registers, plans, and other documents that are either the property of KRG or are deposited, filed, and preserved in the KRG office;
• Coordinate activities related to meetings of the Regional Councillors as well as the Executive Committee (including preparation of agendas, travel arrangements, conference calls, and the preparation and distribution of all necessary documents);
• Maintain records of all resolutions adopted by the Council and the Executive Committee;
• Prepare and manage all travel arrangements and assist elected members with travel expense claims, including verifying details;
• Type letters, reports, and other documents related to the Regional Council and the Executive Committee;
• Handle all correspondence and maintain an up-to-date filing system for the Corporate Secretary Section as well as for the Chairperson;
• Perform any other related duties as requested by the Regional Council or the Chairperson.

Qualifications

• An equivalent combination of education, training, and experience related to the duties of the position will be considered;
• Three years of relevant work experience preferred;
• Be organized and reliable;
• Have knowledge of Microsoft Office 365;
• Demonstrate strong organizational skills;
• Possess effective time management skills;
• Be able to adhere to the confidential nature of the position;
• Be able to maintain an organized filing system;
• Be able to accurately type letters, forms, and reports.

Place of employment: Kuujjuaq

Salary: Minimum $ 112,707.14/year; maximum $154,971.18 /year

Benefits*:

• Cost-of-living differential: minimum $8,500 annually;
• Food allowance: minimum $ 4398.35 annually;
• Annual leave trips: maximum 3 trips per person annually.
• RRSP
• Group insurance;
• Vacation: 30 days annually;
• Statutory holidays: 20 days, including 10 during the Christmas period.